(2 часа)

Цель работы: Изучение информационной технологии создания базы данных в системе управления базами данных (СУБД) и освоить основные приемы заполнения и редактирования таблиц БД

Пояснения:

Модификация и редактирование

Операции над полями и записями таблицы:

a. Производятся с помощью команд из меню Правка (Удалить, Копировать, Вырезать, Вставить);

b. Ввод новой записи: Записи / Ввод данных в одноименном режиме;

c. Удаление фильтра: Записи / Удалить фильтр;

d. Сортировка данных: Записи / Сортировка;

e. Поиск записей в таблице: Правка / Найти;

f. Удаление поля таблицы: Правка / Удалить столбец;

g. Добавление нового поля: Вставка / Столбец;

h. переход в различный режимы производится с помощью меню Вид (Конструктор, Режим таблицы).

i. Для удобства работы некоторые поля можно скрыть командой Формат / Скрыть столбцы.

Оборудование, аппаратура, материалы и их характеристики:

Компьютеры по количеству посадочных мест с лицензионным программным обеспечением, Microsoft Excel ;

Наличие мультимедийного оборудования для демонстрации наглядного материала во время чтения

Порядок выполнения работы:

Задание 1.

1. Откройте пр №12

2. Произвести модификацию таблицы «Сотрудники»

gg. Удалить восьмую запись

hh. В третьей записи изменить фамилию на Арбенин

ii. Ввести новую запись в режиме Таблицы с фамилией Рокотов

jj. Ввести новую запись в режиме ввод данных с фамилией Григорьев

kk. Снять фильтр и вывести на экран все записи

ll. Переместить первую запись в конец таблицы

mm. Скопировать запись с фамилией Рокотов на вторую и изменить в ней имя

nn. Проверить правильность изменений БД: должны быть записи с номерами со 2 по 7 и с 9 по 13 (скриншот).

oo. Произвести сортировку данных по полю Фамилия в порядке убывания. Аналогично произвести сортировку данных по полю Должность в порядке возрастания.

pp. Произвести поиск всех записей с фамилией Рокотов.

qq. Изменить имя поля Отдел на Наименование отдела в режиме Таблицы.

rr. В меню справка ознакомиться с темой «Добавление поля в таблицу». Занести в отчет основные сведения.

ss. Добавить в таблицу «Сотрудники» перед полем Примечание новые поля: Дата поступления и адрес проживания.

tt. Перести в режим Конструктор и проверить (при необходимости изменить) типы данных созданных полей (поля должны иметь дата и текстовый). Вернуться в режим Таблицы.

uu. Удалить поле Адрес проживания

vv. Заполнить поле Дата поступления произвольными данными. Сохранить изменения в таблице. Дата найма

Форма отчета:

· Записать номер и тему занятия.

· Записать задание.

· Подробно описать выполнение работы.

· Ответить на контрольные вопросы.

Контрольные вопросы:

1. Форматирование таблиц в Access.

2. Сортировка по одному и нескольким полям в Access.

3. Поиск и замена данных в Access.

Учебная и специальная литература:

3. Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности. Технические специальности (2-е изд., стер.) учебник- 2015

ПСО-931

27.01.2017

Практическая работа № 14

Создание многотабличных БД различными способами. (4 часа)

Цель работы: Изучение информационной технологии создания базы данных в системе управления базами данных (СУБД) информационной технологии создания базы данных в системе управления базами данных MS Access:

· познакомиться с основными понятиями базы данных

· научиться создавать таблицу БД в различных режимах

· освоить основные приемы заполнения и редактирования таблиц БД

Пояснения:

Создание базыданных в MS Access – Файл / Создать / Новая база данных. Указать имя БД и место ее хранения.

Создание таблиц баз данных в MS Access может быть проведено тремя способами (Рисунок 1):

Рис 1 – Режимы создания таблиц БД

1. В режиме Мастера, когда на выбор предоставляется несколько таблиц со стандартным набором полей. Из образцов полей необходимо выбрать поля в указанной последовательности, используя кнопки со стрелками (Рисунок 2). Переименование поля выполняется с помощью кнопки Переименовать поле.

Рис 2 – Выбор полей из образца таблицы «Сотрудники»

2. В режиме Конструктора, когда пользователь сам указывает название полей, их тип и описание (Рисунок 3).

Рис 3 – Окно создания таблицы в режиме Конструктор

3. В режиме Таблицы подразумевает простой ввод имени поля и его значения. Переименование поля производится с помощью двойного щелчка по его названию и ввода нового имени.

Базы данных должны проектироваться предельно аккуратно, чтобы гарантировать надёжное и правильное хранение данных. Поскольку реляционная модель БД основывается на первичных ключах для идентификации объектов и внешних ключах для создания связей, необходимо следить за целостностью (достоверностью) ключей.

Одной из целей создания базы данных является создание нормализованных (правильно разработаны) таблиц. Нормализация подразумевает разделение таблицы на несколько таблиц с целью исключения дублирования данных.

База данных считается нормализованной, когда каждое поле содержит только одно значение, а каждая таблица состоит из верного набора полей.

Нормализация таблиц базы данных - первый шаг на пути проектирования структуры реляционной базы данных. Строго говоря, конечно, не самый первый - сначала надо решить, что же мы вообще будем хранить в базе, то есть определиться со структурой полей, их типами и размерностью, смыслом хранимой в них информации.

Теория нормализации реляционных баз данных была разработана в конце 70-х годов 20 века. Согласно ей, выделяются шесть нормальных форм, пять из которых так и называются: первая, вторая, третья, четвертая, пятая нормальная форма, а также нормальная форма Бойса-Кодда, лежащая между третьей и четвертой. Существует шесть нормальных форм. Каждая нормальная форма разрабатывается на основе предшествующих. На практике в основном применяются три нормальные формы (остальные применяются редко).

База данных считается нормализованной, если ее таблицы (по крайней мере, большинство таблиц) представлены как минимум в третьей нормальной форме. Часто многие таблицы нормализуются до четвертой нормальной формы, иногда, наоборот, производится денормализация.

Главная цель нормализации базы данных - устранение избыточности и дублирования информации. В идеале при нормализации надо добиться, чтобы любое значение хранилось в базе в одном экземпляре, причем значение это не должно быть получено расчетным путем из других данных, хранящихся в базе.

Первая нормальная форма

Первая нормальная форма:

· запрещает повторяющиеся столбцы (содержащие одинаковую по смыслу информацию)

· запрещает множественные столбцы (содержащие значения типа списка и т.п.)

· требует определить первичный ключ для таблицы, то есть тот столбец или комбинацию столбцов, которые однозначно определяют каждую строку

Вторая нормальная форма

Вторая нормальная форма требует, чтобы неключевые столбцы таблиц зависели от первичного ключа в целом, но не от его части. В принципе, если таблица находится в первой нормальной форме и первичный ключ у нее состоит из одного столбца, то она автоматически находится и во второй нормальной форме.

Третья нормальная форма

Чтобы таблица находилась в третьей нормальной форме, необходимо, чтобы неключевые столбцы в ней не зависели от других неключевых столбцов, а зависели только от первичного ключа. Самая распространенная ошибка - это расчетные столбцы, значения которых можно получить путем каких-либо манипуляций с другими столбцами таблицы. Для приведения таблицы в третью нормальную форму такие столбцы из таблиц надо удалить.

В первом случае пользователь сначала выбирает таблицу-список из числа доступных в проекте, а затем выбирает строку в этой таблице. Сначала удаляется выбранная строка из таблицы списка, а затем таблица, на которую эта строка указывает (значение указателя в столбце DTBSPTR ).

Во втором случае пользователь просто выбирает имя таблицы, которую он хочет удалить.

Слияние таблиц.

Осуществляется выбором пункта меню в окне табличного редактора File -> Merge dbt . Дальше в подменю пользователю предлагается путь выбора таблицы из таблицы-списка (пункт from list ) или из всех таблиц текущего проекта (пункт as file ). Содержимое выбранной таблицы построчно добавляется в к конец редактируемой таблицы. При этом не учитывается какие столбцы были избраны для редактирования.

Выбор столбцов таблицы для редактирования.

После того, как таблица открыта или создана для того чтобы внести в нее изменения, необходимо выбрать столбцы для редактирования. Это сделано для локализации внимания пользователя, поскольку в прикладных таблицах может быть много столбцов и работать со всеми ними одновременно может быть неудобно.

В рабочей области главного окна программы имеются два списка, обозначенные Unselected columns и Selected columns соответственно. Сразу после открытия таблицы левый список содержит имена и типы всех столбцов открытой таблицы, а правый список пуст. С помощью расположенных между списками управляющих кнопок пользователь может перемещать столбцы из левой колонки в правую и обратно. Столбцы, оказавшиеся в правой колонке считаются избранными для редактирования. Среди них с помощью кнопки Arg-> пользователь должен выбрать столбец аргумента. Столбец аргумента помечен в правом списке символом Arg . Этот столбец считается аргументом, в то время как все остальные столбцы рассматриваются как функции этого аргумента. Например, в случае загрузки таблицы годографа первого вступления аргументом логично избрать ZOP - глубину точки приема.

Экспорт содержимого таблицы.

Для сохранения содержимого таблицы в текстовом файле надо выбрать пункт меню окна табличного редактора File -> Export -> ASCII file . В появившемся надо задать имя выходного файла (кнопка Select или текстовое поле левее нее). В зависимости от назначения целевого текстового файла можно настроить с помощью представленных в диалоговом окне средств.

Наиболее типичны два варианта настройки:

• Файл для включения в отчет. В этом случае надо включить в файл метку даты, проекта и имени таблицы (опция Put origin stamp включена), поместить в шапку таблицы имена столбцов (опция Put head of table включена), задать фиксированную ширину столбцов (опция Strict column widths включена) и разделителем столбцов сделать один или несколько пробелов (строка-разделитель Column"s separator string ).
• Файл для импорта в какую-либо другую программу (например, электронную таблицу). В этом случае идентифицирующие метки и шапку таблицы включать не надо, выдержанность ширины столбцов не критична (опции Put origin stamp , Put head of table , Strict column widths выключены), зато в качестве разделителей в формате Comma Separated Value (CSV) нужно использовать запятую (строка-разделитель Column"s separator string - запятая), а строковые значения надо заключать в двойные кавычки (опция Quote strings with "" включена).

Если целевой текстовый файл предполагается использовать в MS DOS, MS Windows или MS Windows NT, можно включить опцию DOS text file convensions . В этом случае текстовый файл будет корректно восприниматься всеми программами в указанных ОС.

Удаление блокировок.

В том случае, если некоторые программы завершились некорректно и не освободили заблокированные для работы объекты данных, для дальнейшей работы с ними надо снять блокировки. Это можно сделать с помощью диалоговой панели, вызываемой пунктом меню File -> Delete dbt -> lock .

Блокировки могут быть эксклюзивными Exclusive (исключающими любой доступ к объекту) и разделяемыми Sharable (позволяющими иметь доступ по чтению нескольким программам).

Эксклюзивные блокировки при нормальной работе программ очень короткие - их время жизни, как правило, меньше секунды. Если такая блокировка живет дольше, скорее всего это зависшая блокировка и она будет мешать осуществлять доступ к объекту данных. Ее следует удалить вручную.

Разделяемые блокировки существуют до тех пор, пока программа осуществляет доступ к данным. Внимание! Если удалить разделяемую блокировку пока программа продолжает пользоваться объектом данных, это может привести к потере данных.

Табличное редактирование.

Базовые операции.

Текущая редактируемая ячейка.

Обведена рамкой и в ней находится текстовый курсор. Сменить ячейку можно либо указав мышью на новую и нажав 1-ю кнопку мыши, либо с помощью клавиатуры, переводя рамку с ячейки на ячейку. Перемещения рамки текущей ячейки вверх-вниз осуществляется соответствующими стрелками на клавиатуре. Перемещения вправо - клавишей Tab, влево - одновременным нажатием Shift и Tab.

Если введенное в ячейку новое значение выло введено ошибочно и пользователь не успел нажать Enter или покинуть ячейку, верниться к предыдущему значению можно нажав клавишу Esc.

Ширина колонки.

Если оказалось, что значение в ячейке не помещается и видна только его часть, пользователь может расширить эту колонку. Для этого надо нажать клавишу Shift на клавиатуре и 2-ю (среднюю) кнопку мыши в то время как указатель мыши должен находиться на вертикальной линии правой границы колонки. В момент нажатия курсор мыши изменится и пользователь сможет изменить ширину колонки по своему желанию. После этого кнопку мыши можно отпустить и колонка примет желаемую ширину.

Новая строка таблицы.

Последняя строка табличного редактора в режиме изменения количества строк (когда графический редактор не запущен) имеет специальный индекс New и используется для ввода новой строки. Как только хотя бы одна ячейка в этой строке получает корректное синтаксически значение (в числовом столбце - число, в символьном - строка, в столбце указателя на таблицу ЛБД - указываемое имя), строка добавляется в таблицу, получая очередной индекс, а пустая строка с индексом New оказывается ниже.

Выделение строки таблицы.

Для осуществления групповых операций имеется возможность выделять нужные строки таблицы. Для этого надо нажать одновременно клавишу Ctrl и 1-ю (левую) кнопку мыши. При этом указатель мыши должен быть на выделяемой строке. Повторная операция отменяет выделение.

Всплывающее меню базовых операций.

Нажатие 3-й (правой) кнопки мыши на поле табличного редактора вызывает всплывающее меню базовых операций, озаглавленное ROWS , поскольку операции действуют для строк таблицы.

Всплывающее меню. Вставка строк в таблицу.

Вставка осуществляется перед строкой текущей редактируемой ячейки. Операция Insert вставляет одну строку, а Insert # - заданное количество строк. Ячейки вставленных строк заполнены умолчательными значениями. Для числовых столбцов это - ноль, для символьных - пустая строка, для указателей - пустой указатель "VSP....".

Внимание! Ячейки в столбцах таблицы, не выбранные для редактирования, тоже получают умолчательные значения.

Всплывающее меню. Удаление строк из таблицы.

Операция Delete используется для удаления строк из таблицы. Если в таблице имеются выделенные строки, они удаляются. Если таких строк нет, удаляется строка текущей редактируемой ячейки. Новую строку New удалить нельзя.

Всплывающее меню. Дублирование строк в таблице.

Операция Duplicate # используется для размножения строки текущей редактируемой ячейки указанное количество раз. В таблицу вставляется заказанное количество копий текущей строки.

Внимание! Дублируются только значения в ячейках столбцов, выбранных для редактирования! В остальных столбцах размноженных строк будут умолчательные значения.

Всплывающее меню. Выделение строк в таблице.

Для удобного выделения строк имеются следующие операции: Select Выделение строки текущей редактируемой ячейки. Select till here Выделение всех строк от предыдущей выделенной до текущей включительно. Удобно, если надо выделить большое количество подряд идущих строк. Select all Выделение всех строк таблицы. Если в таблице надо выделить почти все строки, проще всего сначала выделить все, а потом снять выделение с некоторых. Unselect all Убирает выделение со всех строк таблицы.

Калькулятор.

Для выполнения групповых арифметических операций над значениями в числовых столбцах таблицы имеется , вызываемый выбором пункта меню Tools -> Calculator в окне табличного редактора.

Калькулятор позволяет применять формулу y=x*A+B к заданным строкам таблицы. Имеются следующие возможности для выбора строк:

• All rows - Все cтроки таблицы.
• Selected rows - Выбранные строки таблицы.
• Rows in range of argument - Строки таблицы, значение аргумента в которых лежит в указанном интервале.

В зависимости от потребности формула y=x*A+B может видоизменяться. В формуле y обозначает целевой столбец таблицы, x - аргумент операции (не обязательно столбец аргумента!), A , B - константы.

Варианты формулы задаются выбором аргумента. Столбец Формула: y=x*A+B

Значения целевого столбца y получаются путем линейного преобразования (A,B ) значений исходного столбца x . Формула: y=у*A+B

Значения целевого столбца y изменяются по линейному закону (A,B ). Формула: y=B

Значениям целевого столбца y присваивается число B . Формула: y=i*A+B

Значения целевого столбца y генерируются по линейному закону от номера выделенной или выбранной по значению аргумента строки i по порядку сверху вниз. В режиме All rows номером является индекс строки. i отсчитывается от 1.

При использовании калькулятора имеется возможность откатки изменений, вызванных последней операцией. Данная возможность вызывается кнопкой Undo диалогового окна калькулятора.

Специальные операции редактирования ячеек.

Для удобного ввода значений в ячейки по двойному нажатию 1-й (левой) кнопки мыши вызывается диалоговое окно, позволяющее выбрать значение из списка. Данная возможность имеется для символьных столбцов и столбцов указателей.

Выбор имени таблицы ЛБД.

Для столбцов типа DBTPTR. Выводится диалоговое окно выбора таблицы ЛБД среди доступных в рабочем проекте.

Выбор имени модификации.

Для столбцов типа CHAR длиной 4 символа. Выводится диалоговое окно выбора имени модификации среди доступных в рабочем проекте.

Выбор символьной строки.

Для столбцов типа CHAR длиной не 4 символа. Выводится диалоговое окно выбора среди значений в данном столбце.

Сортировка строк таблицы.

Если требуется отсортировать строки таблицы по значениям в колонках, можно воспользоваться имеющимся средством, которое вызывается выбором пункта меню Tools -> Sort lines в окне табличного редактора. При этом на экране появляется диалоговое окно.

Многократное повторение значения в столбце.

Иногда требуется повторить некоторое значение в столбце таблицы несколько раз. В том случае, если это число, для данной цели можно воспользоваться калькулятором . Однако, в случае значений других типов целесообразно воспользоваться специальным средством, которое вызывается выбором пункта меню Tools -> Replicator в окне табличного редактора. При этом на экране появляется диалоговое окно.

В диалоговом окне пользователь должен задать столбец, в котором будет продублировано заданное значение, а также указать множество строк, в которых произойдет изменение. Доступны три способа задания множества строк: All rows Все строки таблицы. Selected rows Выделенные строки таблицы. Rows in range of argument Все строки таблицы, аргумент в которых наодится в заданном диапазоне.

Кроме того, можно еще более ограничить полученное множество строк указанием, как часто заданное значение дублируется в строках. Это можно сделать, введя число в поле Apply to each Nth row. Например, если требуется дублировать значение в каждую третью строку, следует указать число 3. По умолчанию стоит 1, что означает дублирование в каждую строку.

Операция дублирования может быть применена к таблице с закрытием диалогового окна (кнопка "OK") или без закрытия окна (кнопка "Apply"). В последнем случае пользователю доступна откатка операции дублирования (кнопка "Undo"). Получить краткую справку можно по нажатию кнопка "Help". Закрыть окно без изменения таблицы можно с помощью кнопки "Cancel".

Графическое редактирование.

Выбор активной кривой.

Чтобы сменить активную кривую достаточно нажать левую кнопку мыши в то время как ее курсор находится на шкале выбранной новой кривой.

Выбор диапазона визуализации по аргументу.

Задание диапазона визуализации по аргументу (Page: top/bottom Options -> Pane"s tuner .

Выбор диапазона визуализации по значению.

Задание диапазона визуализации по функции (Page: top/bottom ) осуществляется в диалоговом окне, вызываемом при выборе пункта меню Options -> Curve"s tuner .

Изменение параметров визуализации кривой.

Кривые (зависимости столбцов-функций от столбца аргумента) могут изображаться с линейной интерполяцией между узловыми точкими или без интерполяции - ступенчато. По умолчанию используется визуализация с интерполяцией. Изменить способ отрисовки (Linear curve или Stairs curve ) можно в диалоговом окне, вызываемом при выборе пункта меню Options -> Curve"s tuner .

Быстрое изменение направления осей.

Для изменения направления осей можно воспользоваться подменю View -> Flip , в котором предлагается: Argument Изменить направление оси аргумента на обратное. Active curve Изменить направление оси активной функции на обратное. All curves Изменить направление осей всех функций на обратное.

Быстрое изменение диапазона визуализации.

Для того, чтобы после изменения пределов визуализации быстро вернуться к нормальному диапазону изменения аргумента или функции, можно воспользоваться подменю View -> Fit , в котором предлагается: Argument Выбрать диапазон визуализации аргумента от наименьшего до наибольшего значения. Active curve Выбрать диапазон визуализации активной функции так, чтобы все значения попадали в видимую пользователем область. All curves Выбрать диапазон визуализации всех функций так, чтобы все значения функций попадали в видимую пользователем область.

Изменение шага градуировки шкал и сетки.

Для изменения шага градуировки шкалы (он же - шаг сетки) аргумента и функций надо ввести новое значение шага в поле Grid step диалогового окна Pane"s tuner и Curve"s tuner соответственно.

Редактирование активной функции.

Для перехода в режим редактирования надо выбрать пункт меню View -> Edit mode и левой кнопкой мыши устанавливать новое положение узловых точек.

Использование лупы.

Для увеличения/уменьшения масштаба изображения в рабочей области графического редактора используются режимы увеличивающей и уменьшающей лупы. Эти режимы активируются пунктами меню View -> Zoom in mode и View -> Zoom out mode соответственно. В режиме лупы пользователь выбирает прямоугольную область мышью, нажав левую кнопку для фиксации одного угла и отпустив ее в другом углу выбранной области. После отпускания область визуализации изменится соответственно.

Если пользователь в момент выбора резиновым прямоугольником решил отказаться от операции, для этого ему надо нажать 3-ю (правую) кнопку мыши, а потом уже отпускать 1-ю. В этом случае изменения пределов визуализации не произойдет.

Редактирование заголовков трасс.

Программа предоставляет возможность загрузить для просмотра и редактирования заголовки трасс указанной модификации. Заголовки загружаются в том порядке, в котором они идут в файле трасс. Внимание! При визуализации трасс в других программах пакета самая первая трасса визуализируется внизу, а самая последняя по порядку - вверху поля трасс.

К редактированию заголовков следует относиться осторожно, так как неудачные исправления могут сильно повлиять на работу программ с этой модификацией и с данными, полученными по ней.

При изменении порядка строк в загруженной таблице заголовков (например, в результате сортировки) реально порядок трасс в этой модификации не меняется. Если поменять местами значения в ячейках столбца INDEX, то при сохранении модификации (File -> Save dbt ) эти трассы поменяются не местами, а заголовками.

При копировании изменений (File -> Copy dbt to ) интерпретация заголовков несколько иная. При копировании трассы записываются в том порядке и количестве, в котором идут заголовки. Тело трассы берется из исходной модификации с указанным в INDEX номером. Если трассы с таким номером в исходной модификации нет, записывается пустре (нулевое) тело трасс.

Входные данные.

Таблицы БД.

Программа позволяет редактировать таблицы ЛБД с некоторыми ограничениями на типы колонок. Допускаются следующие типы колонок:

• Скалярные колонки типов Int1, Int2, Int4, Real4, Real8, Char, DBTPTR .
• Векторные колонки типа Char .

Программа позволяет редактировать как таблицы данных, так и таблицы-списки.

Паспортные данные.

Поскольку паспортные данные хранятся в таблицах ЛБД, пользователь может осуществлять их редактирование с помощью данной программы как в табличном, так и в графическом режимах. Для того, чтобы не нарушить целостность структур данных паспорта, перед редактированием следует внимательно ознакомиться с их описанием (смотри документ "Описание паспорта данных ВСП").

Выходные данные.

Таблицы БД.

Программа не позволяет менять структуру таблиц (добавлять или удалять колонки, менять их типы). В то же время содержимое таблицы в процессе редактирования может произвольно изменяться. Это касается числа строк и информационного наполнения ячеек.

Следует учитывать, что при графическом редактировании строки таблицы сортируются по возрастанию значения выбранного столбца аргумента. Даже если пользователь явно не изменял значения, порядок строк может оказаться другим. Поэтому если какая-либо прикладная программа требует определенного порядка строк во входной таблице ЛБД, пользователь должен это учитывать, если он решил предварительно отредактировать эту таблицу.

Паспортные данные.

Отчетные данные.

Программа позволяет составлять текстовый файл, пригодный для использования за пределами пакета UNIVERS. Способ получения такого файла изложен в DBEDIT

Требования к окружению.

Поддерживаемые платформы:

• Рабочие станции семейства IBM RS/6000 с ОС AIX 3.2.5.
• Рабочие станции семейства SUN SPARCstation с ОС Solaris 2.3, 2.4.

Операционное окружение.

Для работы с программой необходимо определить переменную среды VSPHOME. Местом ее определения может быть файл setup или стартовый профиль пользователя. В файле setup определение этой переменной должно выглядеть, например, так (пробелы в строке не допускаются!):

VSPHOME=/home/vsp где /home/vsp - корневой каталог пакета UNIVERS. При инсталляции пакета корневой каталог может быть задан другим путем.

Используемые файлы.

Для работы программы в домашнем каталоге пользователя должны присутствовать следующие файлы: setup , .sdscolor или $VSPHOME/etc/univers.zcp .

Для корректной работы пользовательского интерфейса программы необходим файл ресурсов DBEDIT , который должен находиться в домашнем каталоге пользователя или в путях поиска в переменной окружения XFILESEARCHPATH или XAPPLRESDIR. Обычное местонахождение файла DBEDIT - каталог $VSPHOME/app-defaults. В этом случае переменная XFILESEARCHPATH должна включать в себя следующий элемент поиска:

...:$VSPHOME/app-defaults/%N:... Или переменная XAPPLRESDIR должна быть определена как XAPPLRESDIR=$VSPHOME/app-defaults

Особенности использования.

1. При попытке запустить графический редактор для таблицы, в которой в столбце выбранного аргумента записано одно и то же значение, программа аварийно завершается, выдавая перед этим ошибку #522 (ERROR__X_ZERO_SIZE).
2. Если окне табличного редактора изменить значение ячейки таблицы, а после этого, не нажимая Enter и без перехода в другую ячейку сохранить таблицу, последнее изменение не будет сохранено.
3. При сохранении таблицы ЛБД под другим именем текущая таблица остается открытой и доступной для редактирования.
4. Если параллельно программе запущены многоцветные приложения (например, Netscape Navigator или графический редактор), может оказаться, что программе недоступно требуемое количество цветов. В этом случае панель графического редактирования будет полностью или частично черной. Для нормальной работы перед запуском редактора ЛБД закройте конфликтующие приложения.
5. При загрузке данных программа блокирует доступ к этим данным из других программ. В частности, если таблица или модификация открыта для просмотра (view only ), эна остается доступной по чтению для других программ. Если же таблица или модификация открыта для изменения (modify ), то любой доступ к этом объекту данных из других программ будет запрещен. Данное ограничение следует понимать как неизбежное следствие в пакете программ, допускающем одновременную работу многих программ и многих пользователей над данными одного или нескольких проектов. В случае отсутствия данного ограничения одновременный доступ к одним и тем же таблицам данных привел бы к неправильной работе программ и потере результатов их работы.
6. Импорт и экспорт табличных данных в текстовый формат не поддерживает векторных значений числовых ячеек (то есть, размерности больше 1 не поддерживаются).

Практическая работа 2

Тема: Редактирование и модификация таблиц базы данных Ms Access.

Цель: Освоение технологии редактирования и модификации таблиц базы данных Ms Access

Порядок работы . Запустите программу Ms Access и откройте таблицу «Сотрудники фирмы»

Задание 1.1. Произвести модификацию таблицы «Сотрудники фирмы».

1. Произведите редактирование данных:

1.1. Удалите 8-ю запись. Для этого выделите запись нажатием на кнопку слева от записи и воспользуйтесь командой Правка/ Удалить или командой Удалить контекстного меню, вызываемого правой кнопкой мыши. При удалении программа попросит подтверждение на удаление. Дайте подтверждение удаления кнопкой ОК . Если сделано правильно, то 8-й записи после этой операции не будет.

1.2. В третьей записи измените фамилию на Орлов .

1.3. Введите новую запись в Режиме таблицы с фамилией Рокотов;

1.4. Введите новую запись в режиме Ввод данных (команда Записи/ Ввод данных) с фамилией Григорьев; (обратите внимание, как изменился вид экрана с использованием фильтрации в режиме Ввод данных ) После ввода записи выполните

1.5. Выведите на экран все записи командой Запись/Удалить фильтр.

1.6. Переместите первую запись в конец таблицы (выделите первую запись и воспользуйтесь командой Правка/Вырезать ,(в появившемся окне ответить «да») далее выделите свободную строку записи и выполните: команду Правка/ Вставить ( в появившемся окне ответить «да»)

1.7. Скопируйте запись с фамилией Рокотов на вторую и измените в ней имя;

1.8. Проверьте правильность изменений БД: должны быть записи со 2 по 7 и с 9 по 13

2. Проведите сортировку данных по полю Фамилия в порядке убывания (выделите соответствующее поле Фамилия нажатием на его название и выберите команду Записи/Сортировка ). Таблица 2.2.

3
. Проведите поиск всех записей с фамилией Рокотов , для этого выделите необходимое поле Фамилия и выберите команду Правка/Найти. В появившемся окне в поле Образец введите фамилию Рокотов. Рис.2.1.

4. Измените имя поля «Номер паспорта » на «Паспортные данные » в режиме «Таблицы », для этого установите указатель на имя поля и выполните двойной щелчок мыши.

5. Добавьте в таблицу «Сотрудники фирмы» перед полем П pu мечание новые поля: Ставка, Прем u я, Зарплата . Для этого сделайте выделение поля Пр u мечание и выберите команду Вставка/ Столбец . Присвойте созданным полям соответствующие имена.

6. Перейдите в режим K онструкт o р (Вид/Конструктор ). Созданные поля должны иметь денежный тип данных. Вернитесь в Режим таблицы (Вид/Режим таблицы ).

7. Заполните поле Ставка числовыми данными, для корректной дальнейшей работы наберите

несколько ставок со значениями в интервале 5000...7000 р.

Примечание. для удобства работы некоторые поля можно скрыть командой Формат/Скрыть столбцы , для вызова скрытых столбцов воспользуйтесь Отобразить столбцы .

8. Сохраните изменения в таблице. Рис. 2.2.

Задание 2 . Произвести расчеты значений Премии и Зарплаты в таблице «Сотрудники фирмы». Премия составляет 27 % от Ставки, а Зарплата рассчитывается как сумма полей Пр ем u я и Ставка.

1. Откройте таблицу «Сотрудники фирмы».

2. Для заполнения полей Премия и Зарплата выберите объект Запросы , вызовите бланк запроса

командой С оздать/Конструктор .

Краткая справка . Бланк запроса - это бланк, предназначенный для определения запроса или фильтра в режиме Конструктор запроса.

В открывшемся диалоговом окне Добавление таблицы выберите таблицу «Сотрудники фирмы» , нажмите кнопку Добавить и закройте окно, при этом к бланку запроса добавится список полей таблицы «Сотрудники фирмы».

Краткая справка . Список полей – окно небольшого размера, содержащее список всех полей в базовом источнике записей. В Ms Access имеется возможность отобразить список полей в режиме Конструктор форм , отчетов и запросов, а также в окне Схема данных.

4. В мeню З аnрос выберите команду Обн овление . Обратите внимание на изменения в бланке

запроса Сортировка изменилась на Обновление .
5
. Из списка полей в бланк запроса перетащите поля, которые нужно обновить – Пр емия и Зарплата : в строке Обновление введите расчетные формулы сначала для заполнения поля Пр eмия, а затем - поля Зарплата (Премия составляет 27 % от Ставки , а Зарплата рассчитывается как сумма полей Премия и Ставка ).

6. Для расчета Премии в строке «Обновление» наберите: [Ставка]* 0,27

Для расчета 3арплаты наберите: [Премия] +

7. Сохраните запрос под именем «Премия и Зарплата » (рис. 2.3.);

8. Проведите обновление по запоосv: Запрос/Запу ск , для чего дважды запустите на исполнение запрос на обновление «Премия и Зарплата». При этом подтвердите выполнение запроса кнопкой Да в открывающемся диалоговом окне.

9. Откройте таблицу «Сотрудники фирмы» и проверьте правильность расчетов (рис2.5.). Если все сделано правильно, то поля П ремuя и Зарплата будут заполнены рассчитанными результатами.

10. Измените последовательность полей: поле Примечание поместите перед полем Ставка.

Правила перемещения такие же, как во всех приложениях Wmdows (выделить поле

Примечание, мышью перетащить на новое место).

9. Сохраните изменения в таблице.

Задание 3. Создать копию таблицы «Сотрудники фирмы». Новой таблице присвойте имя «Филиал фирмы». Произведите изменения в составе полей таблиц.

1. Запустите программу Access и откройте свою созданную базу данных. Выберите объект базы ­

Та6лицы.

2. Для копирования в окне База данных установите курсор на таблицу «Сотрудники фирмы» и выберите команду Правка/ Копировать далее Правка/ Вставить .

В появившемся окне Вставка таблицы введите новое имя таблицы «Филиал фирмы» и выберите

Переключатель Структура и данные (рис. 2.6.).

3. Удалите часть полей в таблицах «Сотрудники фирмы» и «Филиал фирмы».

В таблице «Сотрудники фирмы» должны остаться поля: Код. Фамилия. Имя. Отчество.

Должность, Домашний телефон, Табельный номер, Дата рождения, Дата найма .

В таблице «Филиал фирмы» должны остаться поля: Код. Фамилия. Имя. Примечание. Ставка Премия. Зарплата.

В созданной таблице можно добавлять и удалять ячейки, строки, столбцы, разбить таблицу на две самостоятельные, сдвигать строки таблицы в необходимое место, изменять ширину строк и столбцов. Размер ячеек по вертикали автоматически увеличивается при вводе информации, так чтобы разместился весь текст.

Модификация таблицы в Word 2003

Для модификации таблицы в Word 2003 можно использовать пункт меню Таблица, кнопки панели инструментов Таблицы и границы (карандаш - добавить или разбить ячейки; ластик - удалить или объединить ячейки), линейки и мышь. Для выполнения данных операций следует предварительно выделить изменяемый фрагмент таблицы.

Выделение фрагмента может быть выполнено несколькими способами: с использованием меню или с использованием специальных приемов.

При выделении фрагмента с помощью команд меню нужно:

• 1. Поместить курсор на выделяемый фрагмент (строку или столбец).
• 2. Выбрать пункт меню Таблица -» Выделить строку, Выделить столбец, или Выделить таблицу.

Использование специальных вариантов выделения текста в таблице. Слева и сверху от каждой ячейки находится столбец выделений.

Чтобы выделить всю строку, нужно щелкнуть в столбце выделений документа (слева от всей таблицы).

Чтобы выделить весь столбец, нужно щелкнуть на верхней границе столбца таблицы, когда указатель мыши примет вид Ф.

Чтобы расширить область выделения, нужно перемешать указатель мыши при нажатой левой кнопке.

Чтобы добавить строки после последней достаточно нажать клавишу Tab.

• 1. Выделить столько строк (столбцов), сколько нужно добавить рядом с ними.
• 2. Выбрать пункт меню Таблица -»Добавить строки (столбцы).

Чтобы удалить строки (столбцы) таблицы:

• 1. Выделить удаляемые элементы таблицы.
• 2. Выбрать пункт меню Таблица -»Удалить строки (столбцы).

Изменить ширину столбца можно несколькими способами.

Способ 1. Используя команды меню:

• 1. Выделить изменяемый элемент таблицы.
• 3. В диалоговом окне Свойства таблицы выбрать необходимую закладку и установить величину элемента и О К.

Способ 2. С помощью мыши:

• 1. Подвести указатель мыши к нижней границе строки на вертикальной линейке или к правой границе столбца на горизонтальной линейке и, когда он изменит вид на двунаправленную стрелку, перетащить его до достижения требуемого размера строки или столбца. При этом смежные элементы сохранят исходный размер, а общий размер таблицы изменится.
• 2. Установить указатель мыши на правой границе столбца или нижней границе строки и, когда он изменит вид, перетащить его в заданном направлении. При этом изменится величина смежного элемента таблицы, а размер всей таблицы останется прежним.

В редакторе имеется возможность установить одинаковую ширину (высоту) элементов таблицы:

• 1. Выделить строки (столбцы) таблицы.
• 2. Выбрать пункт меню Таблица -» Автоподбор: Выровнять высоту строк, Выровнять ширину столбцов.

В редакторе Word имеется возможность горизонтального и вертикального объединения ячеек. Данная операция выполняется в том случае, если необходимо построить таблицу сложной структуры.

• 1. Выделить объединяемые ячейки.
• 2. Выбрать пункт меню Таблица -» Объединить ячейки.

Операция разделения ячеек является обратной по отношению

к операции объединение ячеек и может восстановить ранее объединенные ячейки:

• 1. Установить курсор в ячейку или выделить их группу.
• 2. Выполнить пункт меню Таблица -» Разбить ячейки и указать число строк и столбцов в выделенной области.

Расположение таблицы на полосе. Если таблица не занимает по ширине всю полосу набора, то ее можно расположить на странице с заданными установками.

• 1. Выделить всю таблицу.
• 2. Выбрать пункт меню Таблица -» Свойства таблицы.
• 3. На вкладке Таблица выбрать тип выравнивания и, если это необходимо, обтекания текстом.

Разбиение таблицы на страницы. При создании таблицы в составе большого документа обычно бывает заранее неизвестно ее точное расположение. Если на таблицу приходится конец полосы, то ее можно разорвать для переноса на следующую страницу:

• 1. Выделить строку таблицы, которая будет первой в новой таблице.
• 2. Выбрать пункт меню Таблица -» Разбить таблицу.

Чтобы на последующих страницах повторялись строки, составляющие заголовок (шапка) таблицы, нужно:

• 1. Выделить шапку таблицы.
• 2. Выбрать пункт меню Таблица -» Заголовок.

Для упорядочения данных из списка или таблицы редактор Word имеет удобный инструмент - это сортировка. Столбец, на основании которого производится сортировка данных, называется ключевым. Для осуществления сортировки данных нужно:

• 3.1. Выделить ту часть таблицы, которую следует отсортировать.
• 3.2. Выбрать пункт меню Таблица -> Сортировка.
• 3.3. В диалоговом окне Сортировка указать до трех ключевых элементов сортировки и направление сортировки для каждого из них - по возрастанию или по убыванию и ОК.

Модификация таблицы в Word 2007

Алгоритм выполнения модификации структуры и форматирования таблиц в новой версии редактора аналогичен, но иной способ доступа к основным командам. Команды для модификации таблицы в Word 2007 содержатся на автоматически сформированных линейках Конструктор и Макет. На линейке Конструктор сконцентрированы команды, отвечающие за стилевое оформление элементов таблицы, и инструменты Ластик и Карандаш (рис. 6.37).

Документ2 - Microsoft Wo...

Главі Бстаї Разм Ссыл Рассь Реце Вид Разр; Надс Конструктор Макет "&)

Параметры стилей таблиц,r

Границы

Нарисовать границы ж

Стили таблиц

і *2*1 ? і Ш і і 2 і

і 1Ю* і ч *12* і

14-1 і 16* і

Рис. 6.37. Линейка Конструктор

Документ2 - Microsoft Word

I сз 1 ЕЭ ШЇ

Рис. 6.38. Линейка Макет

На линейке Макет сосредоточены команды модификации структуры таблицы, способ выравнивания и обработки информации: сортировка, повторение строк заголовка, вставка формул для расчетов (рис. 6.38).

Создание и корректировка БД в СУБД Access

СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ БАЗЫ ДАННЫХ.. 1

КОНСТРУИРОВАНИЕ ФОРМ.. 8

РАБОТА 3. ФОРМИРОВАНИЕ ЗАПРОСОВ.. 19

КОНСТРУИРОВАНИЕ ОТЧЕТОВ.. 29

Инструментальные средства разработки прикладных программ в СУБД Access 35

СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ БАЗЫ ДАННЫХ

Создание реляционной базы данных включает создание структур таблиц, установку связи между таблицами и заполнение таблиц.

Таблица - это основной объект БД, предназначенная для хранения информации.

По терминологии СУБД строки таблицы - это записи , а столбцы – поля БД . Каждое поле содержит одну характеристику объекта предметной области. В записи собраны сведения об одном экземпляре этого объекта. Записи идентифицируются по некоторой уникальной характеристике, включающей одно или несколько полей и называемой ключом.

Создание таблиц БД возможно несколькими способами:

· создание структуры таблицы в режиме конструктора;

· создание таблицы путем ввода данных;

· создание таблицы на основе шаблона таблицы.

Создание таблицы в режиме таблицы наиболее просто, так как от пользователя требуется лишь полям стандартной таблицы присвоить имена полей собственной таблицы, заполнить эти поля данными и присвоить имя своей таблице.

Создание таблицы на основе шаблона таблицы сводится к созданию новой таблицы на основе образца таблицы из деловой или личной сферы.

Наиболее универсальным способом создания структуры таблиц является использование конструктора. При работе с ним от пользователя требуется: присвоение имен полям; указание типа данных, вводимых в поля; задание определенных свойств полям, которые позволят управлять сохранением, обработкой и отображением данных поля. Имена полей могут включать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и специальных символов (не более 64 символов), за исключением точки (.), восклицательного знака (!), апострофа (‘) и квадратных скобок () и не должны начинаться с пробела. Набор допустимых свойств поля зависит от того, какого типа данные будут храниться в поле.

Конструктор таблиц позволяет также корректировать структуру таблицы.

Связь между таблицами используется для объединения записей таблиц при корректировке базы данных, при конструировании многотабличных запросов, форм, отчетов, страниц доступа к данным. Она устанавливается посредством связи полей, обычно имеющих одинаковые имена и типы данных в обеих таблицах.

Таблица, которая связывается с другой таблицей по ключевому полю, называется главной . Таблица, с которой связывается главная таблица, называется подчиненной (связанной). Поле главной таблицы, по которому устанавливается связь, называется первичным ключом , а поле подчиненной таблицы – внешним .

В Access возможна реализация трех типов связей, о которых было сказано в разделе. Связи 1:1, 1:М реализуются явно, а связь М:М возможна только с помощью третьей, связующей таблицы.

В случае связи 1:1 записи с некоторым значением первичного ключа соответствует только одна запись с таким же значением внешнего ключа.

В случае связи 1:М записи с некоторым значением первичного ключа может соответствовать несколько записей с таким же значением внешнего ключа.

В случае связи М:М записи с некоторым значением первичного ключа может соответствовать несколько записей с таким же значением внешнего ключа, а записи с некоторым значением внешнего ключа может соответствовать несколько записей с таким же значением первичного ключа.

Заполнение таблицы данными осуществляется в режиме таблицы. В этом режиме возможно также редактирование, поиск, сортировка и фильтрация данных, а также изменение вида таблицы.