Voulez-vous savoir comment réussir vos cours sans problèmes ? Il suffit de compléter la conception compétente de l'application dans le cadre du cours.

Si vous avez déjà lu tous les documents nécessaires sur notre chaîne de télégrammes et avez décidé de le compléter vous-même, nous vous donnerons quelques conseils sur ce à quoi devrait ressembler la conception correcte des dessins, tableaux, graphiques et autres documents inclus dans la candidature.

Conception d'une application en cours

Les règles de préparation des cours et des travaux de mémoire sont en grande partie les mêmes. Par exemple, vous devrez suivre les mêmes recommandations GOST.

Règles de conception de plusieurs applications

Si vous envisagez de réaliser plusieurs applications (graphiques, dessins, tableaux, images graphiques), placez chacune d'elles sur une feuille séparée.

De plus, l'ordre dans lequel les annexes sont présentées dans l'ouvrage doit être cohérent : chaque nouvelle fiche comportant une annexe apparaît dans l'ordre dans lequel elle est référencée dans le texte principal de l'ouvrage.

Règles de titre

Chaque nouvelle feuille avec une application a son propre titre. En haut au centre de la page, écrivez le mot « Annexe », puis sa numérotation (selon l'ordre d'utilisation dans le texte).

Règles de numérotation des demandes

Les candidatures ne sont pas numérotées en chiffres arabes, mais en lettres majuscules de l'alphabet russe (par exemple, ANNEXE A). Vous pouvez également utiliser l'alphabet latin dans les noms d'applications.

Dans ce cas, l'utilisation des lettres I n'est pas autorisée. Toutes les lettres de l'alphabet russe peuvent être utilisées comme numérotation, à l'exception de : Ё, З, И, О, ​​​​Ш, ь, ы, Ъ.

S'il y a tellement d'applications que toutes les lettres de l'alphabet (russe ou latin) ont déjà été utilisées, la numérotation peut être poursuivie en utilisant des chiffres arabes.

D'ailleurs! Si la numérotation et les numéros ne se portent pas bien depuis longtemps, nos lecteurs bénéficient désormais d'une réduction de 10 % sur

Règles de conception d'une et plusieurs fiches de candidature

Si la demande ne comprend qu'un seul document (feuille), celui-ci est désigné comme suit : Annexe A.

Si, dans une application, ils envisagent de diviser les informations en blocs, les composants du document peuvent être divisés. Cela se produit en ajoutant le numéro d'index au nom (par exemple, l'annexe A n° 1, etc.).

S'il y a plusieurs applications dans le cours, chaque page aura sa propre numérotation (de bout en bout).

Faites toujours attention aux directives. Ils indiquent les caractéristiques de conception des applications spécifiquement destinées à votre université. Par exemple, certains établissements d'enseignement supérieur recommandent de formater les candidatures comme suit : Annexe 1, Annexe 2...Annexe 7.

Règles de formatage des liens vers les candidatures dans les cours

Lors de la rédaction du texte principal, à la fin de la phrase pour laquelle une demande est faite, il est nécessaire de faire un signe indiquant où chercher une explication de ce qui précède. Par exemple:

Ou comme ceci :

Vous savez maintenant comment formater une candidature dans vos cours. De manière générale, si vous ne souhaitez pas comprendre la mer d’informations, contactez un service professionnel aux étudiants. Et sinon, suivez simplement les règles ci-dessus - et vous serez heureux.

Le sujet est complexe et intéressant. Je l'ai compris moi-même il n'y a pas si longtemps. Auparavant, par exemple, je pensais que le cachet « Pour usage officiel » pouvait être utilisé dans toutes les organisations. Il s’est avéré que non.

Il existe des règles d'application du tampon de restriction d'accès et elles évoluent en raison de l'introduction de nouvelles réglementations. Par exemple, l'article 139 du Code civil de la Fédération de Russie « Sur les secrets officiels et commerciaux » a perdu sa vigueur. La loi fédérale « sur les secrets commerciaux » et le « règlement sur la procédure de traitement des informations officielles » sont désormais en vigueur (liens ci-dessous). Et les recommandations méthodologiques de GOST R 7.0.97 -2016 ont finalement clarifié les règles de conception du timbre. Et ça m'a fait plaisir.

Voyons quels types de restrictions d'accès existent et dans quels cas elles doivent être utilisées.

Timbre de restriction d'accès- il s'agit d'un document obligatoire qui limite la diffusion de l'information. Il est utilisé lors de la rédaction d'un document confidentiel. C'est ce qui distingue un document confidentiel d'un document ordinaire.

Document confidentiel- un support d'informations documentées, conçues d'une certaine manière et contenant des informations relatives à des secrets commerciaux, officiels ou autres, dont l'accès est protégé par la loi et son propriétaire.

Information confidentielle diffère d’un document confidentiel dans la mesure où il peut également être oral. Et l’information orale est assez difficile à contrôler. Avec les médias matériels, tout est plus simple. Par conséquent, il existe un tampon de restriction d'accès pour les documents, les lecteurs flash et les disques.

L'employeur décide lui-même (à l'exception des secrets d'État) quelles informations doivent être classées comme confidentielles, mais cela ne doit pas contredire la loi. Par conséquent, vous devez d'abord étudier la réglementation sur cette question.

Après avoir étudié les documents réglementaires, l'employeur doit décider quelle(s) classe(s) de restriction d'accès sera utilisée dans l'organisation et si elle sera utilisée. Ensuite, les règles relatives au travail avec des informations confidentielles et à l'utilisation de la marque doivent être inscrites dans les documents réglementaires de l'organisation. Les employés sauront alors quelles informations sont confidentielles et comment les utiliser.

Types de tampons de restriction d'accès :

"Secret", "Top Secret", "D'une importance particulière".
L'utilisation de ces cachets n'est autorisée que pour classifier des informations constituant un secret d'État. Il est principalement utilisé dans les organisations gouvernementales ou engagées dans l'administration publique. Les règles de classification des informations comme secrets d'État sont déterminées par le gouvernement de la Fédération de Russie.

Top secret
Instance n°1

Secret d'État- il s'agit d'informations protégées par l'État dans le domaine de ses activités militaires, de politique étrangère, économiques, de renseignement, de contre-espionnage et d'enquête opérationnelle, dont la diffusion pourrait nuire à la sécurité de la Fédération de Russie.

"Pour usage administratif".
Utilisé pour travailler avec des informations exclusives à diffusion limitée (secret officiel). Ce cachet n'est utilisé que par les autorités exécutives fédérales pour travailler avec des informations pouvant être classées comme non classifiées.

Les informations classées comme non classifiées sont déterminées par l'artiste interprète ou exécutant et le fonctionnaire signant le document. Il leur incombe de s'assurer que cette décision est raisonnable et que les restrictions sur ces informations sont respectées.

Pour usage administratif
Instance n°1

"Secret de commerce"
Utilisé pour les informations qui permettent à une organisation d'augmenter ses revenus, de réduire ses coûts, de maintenir sa position sur le marché et d'obtenir des avantages commerciaux.

secret de commerce
Société par actions
"IntelInvest"
Rue norvégienne, 24,
Kazan, 657533

Les documents contenant des informations constituant un secret commercial indiquent le nom complet de la personne morale et sa localisation.

« Confidentiel » ou « Informations confidentielles »
Si une organisation dispose de documents confidentiels qui ne répondent aux critères d'aucun secret, l'organisation a alors le droit de déterminer elle-même la forme de la signature. Par exemple, saisissez le cachet « Confidentiel » ou « Informations confidentielles ».

Confidentiellement
Instance n°2

Ce sont les restrictions d'accès les plus courantes. Une organisation peut également établir des classifications associées aux activités professionnelles - « Secret bancaire », « Secret fiscal », « Secret médical » et autres. Dans la pratique, la classification « Données personnelles » est également rencontrée, mais dans 80 % des cas, les organisations utilisent la classification « Confidentiel » pour restreindre l'accès à ces informations.

5. Conception d'une application au projet

1. Le projet peut avoir des applications (dispositions, plans, programmes, rapports, listes, tableaux, listes, exemples de formulaires, etc.). Un projet qui a plusieurs candidatures est numéroté en chiffres arabes sans indiquer le signe N. S'il y a une candidature au projet, alors sa numérotation n'est pas indiquée. Lorsqu'on fait référence aux candidatures dans le texte du projet, le signe N n'est pas non plus indiqué.

2. La force juridique des requêtes et des décisions de la Douma de la ville à laquelle elles se rapportent est la même.

3. Tous les documents joints au projet portant les références « ci-joint », « selon l'annexe », « Annexe 1 », sont établis en annexe au projet conformément à la présente Procédure. L’utilisation de l’italique, du soulignement ou d’autres accents n’est pas autorisée.

4. La marque « Pièce jointe » indiquant la date et le numéro du projet est placée dans le coin supérieur droit de la page, alignée à gauche, imprimée en lettres minuscules, taille de police 14.

Application

à la décision de la Douma

ville de Nijnevartovsk

de___.___._____ N ____

5. Le nom de la candidature doit correspondre au nom spécifié dans le projet, imprimé en caractères non gras de 14 lettres minuscules, centrées.

6. Le texte de la demande commence par un retrait de paragraphe, est imprimé en lettres minuscules, taille de police 14 et aligné en largeur.

7. La candidature peut comporter les éléments structurels de base du texte suivants :

1) rubrique ;

4) sous-paragraphes ;

5) paragraphes.

8. La structure de la candidature au projet et la nécessité d'y inclure certains éléments structurels du texte sont déterminées en fonction de la portée et du contenu du projet. Les éléments structurels du texte de l'annexe au projet sont disposés dans un ordre qui assure le développement logique du sujet, le passage des dispositions générales aux dispositions spécifiques.

9. Les sections et chapitres ont un titre et un numéro d'ordre indiqués en chiffres arabes. Le titre d'une section ou d'un chapitre est imprimé en lettres minuscules, en caractères gras, de taille 14 et centré. S'il n'y a aucun chapitre dans le projet, aucune section n'est saisie.

10. Tous les points de la candidature au projet commencent par une ligne rouge. Les paragraphes ont une numérotation unique (de bout en bout) pour l'ensemble de la demande ou du chapitre (section), qui est indiquée par des chiffres arabes avec un point ; ils n'ont pas de titre.

11. Les clauses de l'annexe au projet peuvent être divisées en sous-clauses, qui sont indiquées par des chiffres arabes avec une parenthèse sans point. Après les désignations numériques entre parenthèses, les paragraphes commencent par une lettre minuscule et sont séparés par un point-virgule. Si un paragraphe de projet comprend plusieurs paragraphes, ils sont séparés les uns des autres par des points.

12. Un paragraphe de projet est un morceau de texte entre deux tirets (lignes rouges).

13. Si dans l'annexe au projet tel ou tel objet ou tel ou tel concept est mentionné à plusieurs reprises, alors à la première mention d'un tel objet ou concept, il est donné dans son intégralité, et entre parenthèses un nom abrégé est donné sous la forme : « (ci-après -___) ». Il convient de garder à l'esprit que l'abréviation introduite n'a pas de caractère normatif et est utilisée dans un texte spécifique. Le projet n'utilise pas de noms abrégés pour les organes gouvernementaux de la Fédération de Russie, les organes gouvernementaux des entités constitutives de la Fédération de Russie ou les organes gouvernementaux locaux des municipalités.

Les noms des organismes, organismes et autres objets mentionnés dans le projet sont donnés en pleine conformité avec leurs dénominations officielles prévues dans les chartes, les règlements les concernant, les décisions relatives à leur création ou leur changement de nom, etc. L'utilisation de noms abrégés est autorisée uniquement dans les annexes non textuelles des projets.

De nombreux documents de gestion comportent des annexes. Une annexe à un document peut être soit un document indépendant, finalisé et valide, soit un projet de document ou une partie d'un document qui explique ou révèle le contenu des dispositions individuelles du document principal. Dans cet article, nous verrons comment préparer une annexe à un document.

Une pièce jointe à un document peut être soit un document indépendant, finalisé et valide (par exemple, une copie de la charte de l'organisation, une copie du tableau des effectifs de l'organisation, des copies signées et enregistrées de l'accord envoyées à la contrepartie, etc.), ou un projet de document (par exemple, un projet de résolution, un projet d'ordonnance) ou une partie de document expliquant ou révélant le contenu de dispositions individuelles du document principal (par exemple, une liste des membres d'une commission créée par arrêté du chef de la commission, qui constitue une annexe au présent arrêté, ou un plan d'action, également approuvé par l'arrêté).

Préparation des pièces jointes aux documents selon toutes les règles

Il existe deux types de connexion entre le document principal et ses pièces jointes : le document principal et la pièce jointe sont liés par la nécessité d'envoyer des documents, c'est-à-dire le flux de documents par exemple :

• lettre de motivation et pièce jointe à celle-ci ;
• Le document principal et l'annexe sont liés par le contenu suivant :
  • le contrat et son annexe sous forme de devis, plan calendaire ou autre document ;
  • un arrêté et un plan d'action ou une liste des membres de la commission révélant le contenu des paragraphes pertinents de la partie administrative de l'arrêté ;
  • arrêté et le règlement approuvé par le présent arrêté, qui sont annexés à l'arrêté.

Dans le premier cas, la lettre de motivation et les documents de candidature constituent un seul ensemble de documents ; dans le second cas, le document principal et les documents de candidature font partie d'un seul document.

Selon la façon dont le document principal et les pièces jointes sont connectés, la marque de pièce jointe est formatée différemment.

Comment préparer une candidature lorsque le document principal et les candidatures sont liés par la nécessité de les transmettre

Considérons la première option, lorsque le document principal et les annexes sont combinés principalement pour assurer l'envoi au destinataire de documents indépendants par nature et sans rapport les uns avec les autres dans leur contenu. Étant donné que des documents de nature indépendante sont envoyés avec la lettre d'accompagnement, qui peuvent être des documents finalisés ou des projets de documents préparés, il est impossible de prendre des notes supplémentaires ou d'apporter des détails supplémentaires sur ces documents. À cet égard, une condition particulière est apposée sur la lettre d'accompagnement - une marque sur la présence de candidatures, contenant des informations sur les candidatures.

Les règles de délivrance d'une marque sur la présence de candidatures sont établies par GOST R 6.30-2003 « Systèmes de documentation unifiés. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences relatives à la préparation des documents » (ci-après dénommée la Norme). Et bien que la norme prévoit plusieurs options pour la conception des marques, dans la pratique, il existe des situations non prévues par la norme. À cet égard, il est logique de considérer toutes les situations, à la fois prévues et non prévues par la Norme.

Situations de conception d'applications prévues par la Norme

1. Si le dossier de candidature est nommé dans le texte, la présence de la candidature est constatée comme suit :

Utilisation : pour 5 l. en 2 exemplaires.

Si la lettre comporte une pièce jointe qui n'est pas nommée dans le texte, alors dans la note sur la présence de la pièce jointe indiquez son nom, le nombre de feuilles et le nombre de copies, et s'il y a plusieurs pièces jointes, elles sont numérotées, par exemple exemple:

Si les candidatures sont reliées, le nombre de feuilles n'est pas indiqué. Par exemple, si le document de candidature est nommé dans le texte :

Annexe : 1 exemplaire.

ou si le dossier de candidature n'est pas nommé dans le texte :

Annexe : Catalogue de pièces détachées pour lave-linge Samsung, 1 exemplaire.

Si un autre document est joint au document, qui comporte également des pièces jointes, une note indiquant la présence de la pièce jointe est établie comme suit :

Annexe : lettre de Rosarkhiv du 05/06/2010 n°02-6/172 et annexe à celle-ci, seulement 3 pages.

Si la demande n'est pas envoyée à toutes les adresses indiquées dans le document, mais uniquement au premier (principal) destinataire, une note relative à la demande est établie comme suit :

Utilisation : pour 3 l. en 5 exemplaires. uniquement à la première adresse.

Situations non standards pour la préparation des pièces jointes aux lettres de motivation

Comme déjà mentionné, dans la pratique, il existe des situations dont la conception n'est pas prévue par la norme. Regardons-les.

1. Les documents sur supports papier et électroniques (disquettes, CD, DVD, cartes flash) peuvent être envoyés en pièces jointes à la lettre de motivation. Dans ce cas, la présence de candidatures peut être marquée comme suit :

Le nombre de feuilles du dossier de candidature dans la marque de présence du dossier étant indiqué pour contrôler l'exhaustivité des documents lors de leur envoi et de leur réception, lors de l'envoi de documents sur support électronique, il suffit d'indiquer le nombre de supports eux-mêmes.

Si seul un document sur support électronique est envoyé avec la lettre de motivation, la note jointe peut être formatée comme suit :

Annexe : Projet de contrat de fourniture de produits électriques sur CD, 1 exemplaire.

2. Une note relative à la pièce jointe est établie de manière particulière lors de l'envoi de documents confidentiels (documents contenant des secrets officiels marqués « À usage officiel », des secrets d'affaires marqués « Trade Secret » ou d'autres informations confidentielles marquées « Confidentiel » ou « Strictement confidentiel » ou autre ).

Bien que les actes juridiques réglementaires n'établissent pas de procédure particulière pour la préparation des lettres d'accompagnement et le marquage de la présence d'une pièce jointe lors de l'envoi de documents confidentiels, de telles règles se sont développées dans la pratique. Ces règles sont inscrites dans les réglementations locales (règles, règlements, instructions), qui réglementent les questions de travail de bureau confidentiel dans les organisations.

Conformément à ces règles, lors de l'envoi de documents confidentiels dans la lettre d'accompagnement, dans la note de présence d'une pièce jointe, le numéro du document joint (c'est-à-dire le numéro d'enregistrement du document) et le cachet de restriction d'accès au document sont indiqué en outre, par exemple :

Marque de pièce jointe lorsque le document et la pièce jointe sont liés par le contenu

Considérons la conception d'applications dans les cas où le document principal et l'application ont un contenu lié. Les demandes de ce genre peuvent comporter des documents très divers : documents administratifs (décrets, décisions, arrêtés, instructions), contrats de tous types, notamment civils, actes divers (inspections, audits, examens, etc.), plans, programmes, rapports. , etc. .

Puisque dans ce cas, comme indiqué ci-dessus, le document joint fait partie intégrante du document principal, les marques sur la présence de la pièce jointe sont présentes à la fois dans le document principal et dans le document joint, mais elles sont formatées différemment, pas dans le même manière comme dans les lettres de motivation.

En règle générale, lors de la rédaction du document principal, un lien vers la candidature est fait dans le paragraphe correspondant du document. Prenons comme exemple le texte du document administratif.

Concevoir avec une seule application

Concevoir avec plusieurs applications

Ainsi, sur chaque pièce jointe au document principal, une note relative à la pièce jointe est rédigée sous la forme établie par GOST R 6.30-2003 :

Annexe 2
à l'ordre de Rosarkhiv
du 15.03.201 1 n°35

Le mot « candidature » peut être imprimé en majuscules avec le signe Non, il est également permis de centrer les lignes d'accessoires par rapport à la ligne la plus longue :

Les annexes aux contrats, actes, plans, rapports et autres documents sont dressées de manière similaire, par exemple sur l'annexe à la convention :

Si une pièce jointe à un document est un document approuvé par un document administratif (par exemple, une ordonnance), alors, outre une marque sur la pièce jointe, le document-demande approuvé doit également avoir un cachet d'approbation. Étant donné que le cachet d'approbation contient également un lien vers le document principal (par exemple, un arrêté), les Recommandations méthodologiques pour l'élaboration d'instructions pour le travail de bureau dans les autorités exécutives fédérales (approuvées par l'arrêté n° 76 de Rosarkhiv du 23 décembre 2009) fournir ce qui suit.

Si la pièce jointe à un document (par exemple, une commande) est un document approuvé (règlements, règles, instructions, règlements, etc.), une marque concernant la pièce jointe est placée dans le coin supérieur droit, et en dessous se trouve le cachet d'approbation de le document, par exemple :

Annexe n°1
APPROUVÉ
par arrêté de Rosarkhiv du 12 novembre 2009 n°125

C'est-à-dire que dans ce cas, afin de ne pas répéter la référence au document administratif (arrêté) dans la note de candidature et dans le cachet d'agrément, la date et le numéro du document administratif sont indiqués une fois - dans le cachet d'agrément.

V.F. Yankovaïa, Ph.D. est. Sciences, professeur agrégé, adjoint Directeur du VNIIDAD

Les étudiants qui ont étudié les normes de conception des dissertations et qui ont remarqué des points qui affectent non seulement l'introduction, la partie principale et la conclusion, mais également une section supplémentaire «Annexes», se demandent souvent pourquoi cette section est nécessaire, car tout important a déjà été écrit.

Ils ont en partie raison : la candidature n’est pas une partie obligatoire du travail académique. Selon GOST « Exigences générales pour les documents texte », une annexe désigne du matériel supplémentaire, qui peut être : des dessins, des calculs, des tableaux, des descriptions d'équipements, d'instruments, d'algorithmes, etc. Selon celui-ci, la demande peut être émise dans le cadre d'une continuation des travaux ou publiée en tant que document séparé.

Par conséquent, par « application », nous entendons ces informations, sans lesquelles il est impossible de comprendre le travail de cours, mais qui compliquent la perception du texte, occupant un volume trop important. Ce sont précisément ces documents que vous devriez essayer d'inclure dans la section « candidature ».

Conception d'applications en cours

Malgré le caractère facultatif de la section, il ne faut pas négliger une autre occasion de se montrer comme un étudiant méticuleux qui a profondément travaillé sur le sujet de ses cours. Et pour cela, il faut savoir bien concevoir l’application.

• S'il existe plusieurs candidatures, chacune doit démarrer sur une page distincte. Dans ce cas, ils sont numérotés : « Annexe 1 », « Annexe 2 », etc.
• Les numéros de candidature peuvent être désignés non seulement par des chiffres, mais également par des lettres de l'alphabet - russe et latin. Dans le premier cas, E, Z, J, O, Ch, b, Y et J sont exclus, dans le second - I et O.
• La numérotation des demandes, qu'elle soit numérique ou alphabétique, est toujours alignée à droite. Par conséquent, la numérotation doit toujours être située dans le coin supérieur droit de la page.

Il convient de mentionner que le même GOST indique également ce qui suit : pour chaque candidature dans le texte du travail de cours, il doit y avoir au moins un lien, et les candidatures elles-mêmes doivent être placées dans le même ordre dans lequel se trouvent les liens vers elles. .