Aujourd'hui, tout utilisateur de systèmes informatiques basés sur Windows sait que le package Microsoft Office standard comprend un éditeur unique appelé Access. Nous allons maintenant voir ce qu'est ce programme et comment l'utiliser. Bien entendu, cet article ne couvrira que les problèmes de base liés à l'utilisation du programme. Une description complète de toutes les fonctionnalités de cette application prendra plus d'une page.

L'accès : qu'est-ce que c'est ?

Qu’est-ce que Microsoft Access ? Access est un programme complet conçu pour fonctionner avec tout type de base de données. Le programme est basé sur un modèle d'échange de données dynamique avec des publications en ligne et d'autres applications. Ce programme prévoit l'utilisation d'outils pour automatiser le traitement de tout type d'informations présentées sous une forme structurée. Entre autres choses, Access est également un progiciel qui prend en charge les contrôles ActiveX. Cela élargit considérablement les capacités du programme dans le sens où il peut utiliser non seulement des composants textuels et tabulaires, mais également des objets provenant d'Internet et du multimédia. Les connexions établies dans l'application entre les bases de données (DB) permettent de suivre avec précision les modifications de chacune d'elles et d'ajuster automatiquement les paramètres des autres.

Accès : principaux domaines d'utilisation de l'application

Il n'est pas du tout surprenant que, dans la plupart des cas, Microsoft Access soit utilisé pour automatiser entièrement les processus d'analyse des données dans les domaines des affaires, de la comptabilité, etc. Le programme, grâce à sa structure universelle, peut éliminer l'apparition de ce qu'on appelle la redondance des données, lorsqu'il est nécessaire de modifier un paramètre non pas en entrant un nouveau, mais en ajustant l'ancien, et de telle sorte que ce changement est reflété dans toutes les bases de données associées. Une entreprise peut utiliser Access pour conserver des enregistrements des fournisseurs, des clients et des événements dans lesquels ils sont impliqués. Disons que les coordonnées bancaires du fournisseur changent. Il suffira ensuite de les modifier dans la base de données, et l'ajustement automatique affectera les bases de données restantes. Dans ce cas, les données seront remplacées, plutôt que de nouvelles informations soient saisies avec celles existantes. Ce changement n'affectera que les événements associés. Dans un sens, l'utilisateur bénéficie d'une automatisation complète. Il en va de même pour la comptabilité d'entrepôt. Supposons qu'un certain groupe de biens soit vendu par l'intermédiaire de la division correspondante de l'entreprise. Ensuite, les articles du produit seront automatiquement radiés dans la base de données des marchandises disponibles dans l'entrepôt. Il convient de noter qu’il ne s’agit là que des exemples les plus simples. L’application possède en réalité des fonctionnalités plus avancées.

Microsoft Access : structure

Si nous parlons de facilité d'utilisation, elle peut être obtenue grâce à la présence d'éléments de base qui jouent un rôle important dans l'analyse et le traitement des données. Les principaux éléments sont les suivants :

1. Un tableau est un élément qui stocke des informations de base dans un format spécifique (texte, numérique, graphique) ;
2. Une requête est un moyen d'accéder à des éléments associés, à d'autres bases de données ou à des programmes tiers ;
3. Un formulaire est la présentation de données ou d’informations de manière conviviale ;
4. Le rapport est la sortie des résultats traités ;
5. Une macro est un élément exécutable qui permet, lorsqu'un événement survient, d'effectuer certaines actions, générer un rapport, créer une requête ;
6. Module – est un outil du langage Visual Basic qui vous permet d'étendre considérablement les capacités du programme en fonction de l'utilisation de nombreuses fonctions et de la création de procédures ;

Microsoft Access : communication avec des bases de données externes et d'autres programmes

Comme cela devrait maintenant être clair, Microsoft Access vous permet non seulement d'utiliser vos propres données saisies par l'utilisateur, mais également de les relier entre elles. Les capacités du programme sont telles que les informations peuvent être importées à partir de diverses applications, par exemple Paradox, FoxPro, Excel, Word, etc. Pour simplifier les procédures, les données ne peuvent pas être importées, mais liées non seulement à ces programmes, mais également à des sources sur Internet ou dans un environnement réseau. Le processus de liaison lui-même est effectué à l'aide de requêtes similaires au fonctionnement des bases de données SQL. À propos, le programme Access les prend également en charge.

Comment créer des bases de données basées sur des modèles ?

Dans Microsoft Access, l'élément principal est le tableau. Ce composant ressemble beaucoup aux tableaux Excel, mais il possède des fonctionnalités plus avancées. Et le principe de travailler avec ces éléments a ses propres particularités. Cependant, créer votre propre base de données au démarrage est assez simple. Après l'apparition de la fenêtre de bienvenue, l'utilisateur dispose d'un choix de modèles, sur la base desquels la future structure de la base de données sous forme de tableau sera créée. Cette vue est autrement appelée Backstage. Ici, vous pouvez également trouver des modèles intégrés dont vous aurez besoin pour effectuer des tâches spécifiques. Si aucun des formulaires présentés ne répond aux exigences de l'utilisateur, ce qui est peu probable, vous pouvez effectuer une recherche sur la ressource officielle de Microsoft. Une fois le modèle souhaité sélectionné, vous devrez l'enregistrer sous forme de fichier, en spécifiant un nom et un emplacement. L'application générera alors automatiquement la structure de table requise.

Comment créer une base de données à partir de zéro ?

Il y a un certain nombre de limites à considérer à ce sujet. Par exemple, les bases de données de bureau ne prennent pas en charge la publication en ligne. Les bases Web ne sont pas cohérentes avec certaines des fonctionnalités précédentes. Une fois le tableau initial créé, vous pouvez procéder à la saisie des informations. Il convient de prêter une attention particulière au fait que les données ne peuvent être saisies que dans des lignes et des colonnes adjacentes. Vous ne devez pas non plus ajouter de cellules vides entre elles, comme cela se fait dans Excel. La condition la plus importante est que chaque colonne ne contienne qu'un seul type de données. Par conséquent, si le format est conçu nativement pour utiliser la date et l’heure, les informations saisies dans la colonne avec des calculs basés sur les exposants ne seront pas reconnues. Si possible, vous devez planifier la table dans cette perspective. Pour faciliter les choses, vous pouvez utiliser un mode de conception spécial.

Fonctionnalités d'importation et de liaison de données avec d'autres sources

Si nous parlons d'importation de données, le programme Microsoft Access offre des possibilités presque illimitées. La condition principale est que les données importées soient divisées en types tabulaires, comme cela se fait dans Word ou Excel. Si l'importation est effectuée, par exemple, dans la version texte du programme Notepad, vous pouvez alors utiliser la touche « Tab » pour créer une telle structure. Il est également possible d'utiliser des listes de points de partage et des liens de données pour simplifier le travail. À cette fin, une commande spéciale est utilisée sur l'onglet Données externes, qui se trouve dans le groupe de liaison et d'importation. Des solutions toutes faites sont également proposées ici (Word, Excel, etc.). Si vous sélectionnez, il vous suffit d'indiquer l'emplacement du fichier souhaité, l'emplacement de stockage dans la base de données actuelle, puis de confirmer votre choix.

Épilogue

Voici à quoi ressemble une application Access. À l'heure actuelle, ce programme est très populaire auprès d'un large éventail d'utilisateurs, car ses développeurs ont essayé de combiner les capacités d'autres programmes de ce type. Cela nous a permis de rendre cette application très flexible en automatisant la plupart des fonctions et personnalisations nécessaires. Nous pouvons seulement ajouter que Microsoft Access est un logiciel puissant pour le traitement des données. Access facilite la création et la gestion de bases de données. Ce produit logiciel convient aussi bien aux petits projets qu'aux grandes entreprises. Access est un excellent assistant pour stocker divers types d'informations.

Microsoft Access est un système de gestion de base de données relationnelle utilisé pour créer des applications client-serveur déployées à part entière à l'aide de la connexion « DB-client ». Un shell graphique simple et logique vous permet de générer des clés primaires et secondaires, des index, des relations entre les objets de la base de données, ainsi que de normaliser les relations entre les tables discrètes qui composent la structure de la base de données sous la forme normale requise. Access fournit des outils technologiques pour échanger des données entre d'autres sources OLEDB et ODBC, notamment des tableaux Excel ; fichiers texte stockés au format CSV ; Objets XML, ainsi que magasins SharePoint, conteneurs PDF ou XPS et dossiers Outlook.

Fonctionnalité étendue du SGBD Access

Outre d'autres solutions déployées pour interagir avec les objets de base de données, Access fournit au développeur l'ensemble de capacités et d'options techniques suivantes :

• une abondance de formats pour présenter et stocker des données dans des tableaux. Parmi les principales catégories disponibles figurent le texte, les chiffres, la devise, les types logiques, les hyperliens, la date et l'heure, la structure logique, ainsi qu'un certain nombre d'autres spécifications auxiliaires.
• commutation rapide entre le mode tableau et le mode concepteur, vous permettant de créer la structure du tableau et de spécifier les formats de ses cellules individuelles
• créer des macros de données pour automatiser les opérations et les séquences d'actions les plus courantes applicables lors de la création de contenu de base de données. Toutes les macros peuvent être générées soit sur la base de clics de souris dans l'éditeur de macros intégré, soit contenir des éléments à l'aide du langage Visual Basic. Comme dans d'autres applications Microsoft Office, les macros Access peuvent être appelées en appuyant sur une combinaison de touches de raccourci spécifiée dans les paramètres.
• compression de la base de données et restauration ultérieure de son contenu à partir d'une copie de sauvegarde. L'archive de la base de données peut être stockée sur un serveur distant sécurisé, dans le cloud ou sur un disque local
• Concepteur de rapports intégré pour afficher les données de la base de données sur des formulaires et formulaires imprimés papier. Tous les rapports peuvent être configurés et analysés pour fournir une sélection précise d'informations de la base de données. Également dans l'interface Access, il est possible de générer une structure de rapport divisée en sections et blocs, soit manuellement, soit à l'aide d'un assistant spécial. De plus, le tri et le filtrage des informations affichées sont présentés aussi bien au stade de la génération du rapport qu'ultérieurement, lorsque le type final du rapport a déjà été pensé et finalisé.
• un assistant d'informations imbriqué qui fournit des informations détaillées sur une option recherchée, une catégorie du menu principal, un module ou une icône Access. L'assistant d'information est étroitement intégré au shell de l'application et, dans les dernières révisions, le SGBD utilise les développements dans le domaine de l'intelligence artificielle et de l'assistant vocal Cortana.

Sur notre ressource, vous pouvez télécharger l'édition russifiée complète d'Access pour n'importe quelle génération de Windows. Chaque version de l'utilitaire disponible en téléchargement est accompagnée d'une configuration système requise qui correspond au modèle d'ordinateur que vous utilisez. Si votre appareil est ancien, il vaut la peine d'opter pour une version antérieure du produit.

Tout utilisateur de systèmes informatiques basés sur Windows sait que le progiciel Microsoft Office standard, quelle que soit sa version, comprend un éditeur Access unique. De quel type de programme il s'agit et comment l'utiliser sera maintenant discuté. Naturellement, seules les bases initiales seront données ici, puisqu'une description d'absolument toutes les capacités de l'application prendra plus d'une page.

Qu’est-ce que l’accès ?

Quel est ce programme ? Access est un système complet permettant de travailler avec n'importe quel type basé sur un modèle relationnel avec la possibilité d'échanger dynamiquement des données avec d'autres applications ou publications Internet. Cela implique l'utilisation d'outils pour automatiser le traitement d'informations de tout type, présentées sous une forme structurée.

De plus, Access est également un package qui prend en charge les contrôles ActiveX, ce qui étend considérablement les capacités du programme dans la mesure où il peut utiliser non seulement des composants tabulaires ou textuels, mais également du multimédia et des objets sur Internet. Les connexions entre eux établies dans l'application permettent un suivi précis des modifications de chacun d'entre eux avec un ajustement automatique des paramètres dans les autres.

Principales orientations d'utilisation de l'application

Il n'est pas surprenant que dans la plupart des cas, il soit utilisé pour automatiser complètement l'analyse de certains processus comptables, commerciaux, etc. Grâce à sa structure universelle, le programme peut éliminer l'apparition de ce que l'on appelle la redondance des données, lorsqu'il est nécessaire de changer un paramètre sans en saisir un nouveau, mais en corrigeant l'ancien, et pour que sa modification soit reflétée dans toutes les bases de données associées.

Par exemple, une entreprise utilise Access pour conserver des enregistrements des fournisseurs, des clients et des événements dans lesquels ils sont impliqués. Les coordonnées bancaires d'un fournisseur changent. Il suffit de les modifier et l'ajustement automatique affectera toutes les autres bases de données. Les données seront remplacées, plutôt que de nouvelles saisies en plus des données existantes. Et ce changement affectera les mêmes activités connexes. Autrement dit, dans un sens, l'utilisateur bénéficie d'une automatisation complète.

Il en va de même, par exemple, lorsqu'un certain groupe de marchandises est vendu par l'intermédiaire de la division correspondante de l'entreprise, les articles du produit sont automatiquement radiés dans la base de données des marchandises disponibles dans l'entrepôt. Mais ce sont les exemples les plus simples. En fait, l’application a des capacités beaucoup plus larges.

Structure Microsoft Access

Quant à la facilité d'utilisation, elle est obtenue grâce à la présence d'éléments de base qui jouent un rôle essentiel dans l'analyse et le traitement des données de la base de données. Parmi les principaux éléments figurent les suivants :

• tableau - un élément qui stocke des informations de base dans un format spécifique (numérique, texte, graphique, etc.) ;
• requête - un moyen d'accéder à des éléments associés, à d'autres bases de données ou à des programmes tiers ;
• formulaire - présentation d'informations ou de données sous une forme conviviale ;
• rapport - sortie des résultats traités ;
• macro - un élément exécutable qui vous permet d'effectuer certaines actions lorsqu'un événement se produit, de créer une demande, de générer un rapport ;
• module - Outils du langage Visual Basic qui vous permettent d'étendre considérablement les capacités du programme en créant des procédures et en utilisant de nombreuses fonctions.

Communication avec d'autres programmes et bases de données externes

Comme cela est déjà clair, Access est un programme qui vous permet non seulement d'utiliser vos propres données saisies par l'utilisateur, mais également de les connecter entre elles. Les capacités de l'application sont telles que les informations peuvent être importées depuis d'autres applications (FoxPro, Paradox, Excel, Word, etc.). Pour simplifier les procédures, les données ne peuvent pas être importées, mais liées non seulement avec les programmes spécifiés, mais également avec des sources dans un environnement réseau ou sur Internet.

Le processus de liaison lui-même est effectué sur la base de requêtes similaires au fonctionnement des bases de données SQL (Access les prend également en charge).

Création basée sur un modèle

Dans Access, la table est l’élément principal. En apparence, ce composant est très similaire aux tableaux Excel, mais les capacités d'Access sont beaucoup plus larges et les principes de travail avec de tels éléments ont leurs propres caractéristiques.

Cependant, vous pouvez créer votre propre base de données au démarrage du programme tout simplement. Après l'apparition de la fenêtre de bienvenue, l'utilisateur dispose d'un choix de modèles, sur la base desquels la future structure de la base de données sera créée sous la forme d'un tableau. C'est ce qu'on appelle la vue Backstage. Vous pouvez trouver ici des modèles intégrés utiles pour effectuer des tâches spécifiques, ou effectuer une recherche sur la ressource officielle de Microsoft si aucun d'entre eux dans la liste ne répond aux besoins de l'utilisateur (bien que cela soit peu probable).

Base de données à partir de zéro

Si rien ne convient à l'utilisateur et qu'il souhaite créer lui-même une base de données, lors de la création d'un nouveau fichier, vous devez sélectionner une base de données vide dans le menu correspondant. Il y a certaines limites à considérer ici. Par exemple, les bases de données de bureau ne prennent pas en charge la publication en ligne et les bases de données Web ne prennent pas en charge certaines fonctionnalités des précédentes.

Après avoir créé le tableau initial, vous pouvez procéder à la saisie des données. Veuillez noter que les données ne peuvent être saisies que dans des colonnes et des lignes adjacentes. De plus, vous ne devez pas ajouter de cellules vides entre elles comme vous le faites dans Excel. De plus, l'exigence la plus importante est que chaque colonne ne doit contenir qu'un seul type de données, ce qui signifie que si le format d'origine est la date et l'heure, les informations basées sur les exposants saisies dans la colonne ne seront pas reconnues. Donc, si possible, vous devez planifier la table dans cette perspective. Pour simplifier le travail, vous pouvez également utiliser un mode de conception spécial.

Nuances d'importation et de liaison de données avec d'autres sources

Quant à l'importation de données, les capacités du programme sont pratiquement illimitées. La condition principale est que les données importées soient divisées en types tabulaires (comme les tableaux dans Excel ou Word). Si l'import est réalisé par exemple en version texte depuis le Bloc-notes, vous pouvez créer une structure similaire à l'aide d'une tabulation (touche Tab).

Vous pouvez utiliser des listes SharePoint et lier des données pour faciliter votre travail. Pour ce faire, utilisez une commande spéciale sur l'onglet Données externes, situé dans le groupe d'importation et de liaison. Des solutions toutes faites sont proposées ici (Excel, Word, etc.). Lors de la sélection, il vous suffit d'indiquer l'emplacement du fichier souhaité, où il sera enregistré dans la base de données actuelle, et de confirmer votre choix.

Conclusion

Ceci est une application Access. Le programme est très populaire parmi un large éventail d'utilisateurs, car ses développeurs ont essayé de combiner autant que possible les capacités d'autres produits logiciels de ce type. Et c'est ce qui a rendu cette application très flexible dans la configuration et l'application automatique de la plupart des fonctions. Il reste à ajouter qu'Access est un outil de traitement de données très puissant, même si seules les informations les plus élémentaires sur l'application ont été abordées ici.