Cependant, lorsque vous remplirez des reçus ou des documents de dépenses, vous devrez toujours saisir certaines valeurs à la main.
Ceux-ci inclus:
- date du document;
- quantité de marchandises;
- Numéro de document;
- d'autres paramètres changeant fréquemment.
À l'aide des outils intégrés à Excel, vous pouvez compléter automatiquement plusieurs colonnes en fonction des données du répertoire. Cependant, il est peu probable que vous puissiez configurer vous-même cette fonctionnalité sans une connaissance approfondie du programme.
Vous pouvez ajouter vous-même des formules de base, par exemple, indiquer une colonne avec le coût total du produit, en multipliant la quantité par le prix.
De la manière ci-dessus, les feuilles « Entrants » et « Dépenses » sont également générées. Les conserver séparément est pratique pour une recherche rapide ultérieure du document requis.
Constitution du chiffre d'affaires
Vous pouvez réaliser vous-même un chiffre d'affaires, mais vous devrez comprendre certaines fonctions de l'éditeur de tableaux. Aucune compétence en programmation n'est requise ici.
Sur une feuille séparée, vous pouvez afficher des informations sur les soldes des stocks afin de comprendre la nécessité d'acheter un article particulier dans l'assortiment.
Suivi du solde critique
La tenue des registres des marchandises dans un magasin dans Excel peut être configurée de telle sorte que la feuille avec les soldes de produits affiche des informations sur la nécessité d'acheter un article de l'assortiment particulier. Ensuite, nous examinerons un exemple simple de la façon d'organiser cela dans un éditeur de tableaux.
Dans l'exemple proposé, il existe trois emplacements de stockage pour les marchandises, indiquant les soldes dans chacun d'eux. Grâce à la fonction IF(OR...), vous pouvez mettre en place un contrôle automatique du respect des normes de stock pour chaque entrepôt. La formule finale ressemblera à ceci :
SI(OU(C3<3;D3<3;E3<3);«Необходимо пополнение склада»;«Товара достаточно»).
Ainsi, si le solde d'un emplacement de stockage tombe en dessous de trois unités, l'utilisateur verra un message indiquant la nécessité d'acheter ou de déplacer des marchandises en interne. De la même manière, vous pouvez surveiller le processus inverse - l'emballage d'un article spécifique. La formule utilisée est très simple et peut toujours être ajoutée à un tableau tout fait.
Cette méthode de suivi des valeurs n'est pas applicable uniquement aux soldes d'entrepôt. Les indicateurs suivants peuvent être analysés de la même manière :
- volumes de travail effectués ou de ventes par employé ;
- augmentation du chiffre d'affaires brut ou du bénéfice ;
- identifier les baisses des échanges pour certains groupes de biens et d’autres indicateurs.
Excel peut fournir aux entrepreneurs une variété d’outils analytiques lors de la comptabilisation des ventes au détail. L'une de ses difficultés réside dans le peu de matériel de formation professionnelle et la nécessité de composer de manière indépendante toutes les formules.
Avantages de la comptabilité des marchandises dans un magasin dans Excel
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Accord de confidentialité
et traitement des données personnelles
1. Dispositions générales
1.1. Cet accord sur la confidentialité et le traitement des données personnelles (ci-après dénommé l'Accord) a été accepté librement et de son plein gré, et s'applique à toutes les informations fournies par Insales Rus LLC et/ou ses sociétés affiliées, y compris toutes les personnes incluses dans le le même groupe avec LLC "Insails Rus" (y compris LLC "EKAM Service") peut obtenir des informations sur l'Utilisateur lors de l'utilisation de l'un des sites, services, services, programmes informatiques, produits ou services de LLC "Insails Rus" (ci-après dénommé les Services) et pendant l'exécution d'Insales Rus LLC, tout accord et contrat avec l'Utilisateur. Le consentement de l'Utilisateur au Contrat, exprimé par lui dans le cadre de relations avec l'une des personnes répertoriées, s'applique à toutes les autres personnes répertoriées.
1.2.L'utilisation des services signifie que l'utilisateur accepte le présent accord et les termes et conditions qui y sont spécifiés ; en cas de désaccord avec les présentes conditions, l'Utilisateur doit s'abstenir d'utiliser les Services.
"Insales"- Société à responsabilité limitée "Insails Rus", OGRN 1117746506514, INN 7714843760, KPP 771401001, enregistrée à l'adresse : 125319, Moscou, rue Akademika Ilyushina, 4, bâtiment 1, bureau 11 (ci-après dénommé "Insails"), le d'une part, et
"Utilisateur" -
ou une personne physique qui a la capacité juridique et est reconnue comme participant à des relations juridiques civiles conformément à la législation de la Fédération de Russie ;
ou une personne morale enregistrée conformément aux lois de l'État dont cette personne est un résident ;
ou un entrepreneur individuel enregistré conformément aux lois de l'État dont une telle personne est un résident ;
qui a accepté les termes du présent Accord.
1.4. Aux fins du présent Accord, les Parties ont déterminé que les informations confidentielles sont des informations de toute nature (productive, technique, économique, organisationnelle et autres), y compris les résultats de l'activité intellectuelle, ainsi que des informations sur les modalités d'exécution. activités professionnelles (y compris, mais sans s'y limiter : des informations sur les produits, les travaux et les services ; des informations sur les technologies et les activités de recherche ; des données sur les systèmes et équipements techniques, y compris les éléments logiciels ; les prévisions commerciales et les informations sur les achats proposés ; les exigences et spécifications de partenaires spécifiques et partenaires potentiels ; informations liées à la propriété intellectuelle, ainsi que les projets et technologies liés à tout ce qui précède) communiquées par une partie à l'autre sous forme écrite et/ou électronique, expressément désignées par la Partie comme ses informations confidentielles.
1.5. Le but du présent Accord est de protéger les informations confidentielles que les Parties échangeront au cours des négociations, de la conclusion de contrats et du respect de leurs obligations, ainsi que de toute autre interaction (y compris, mais sans s'y limiter, la consultation, la demande et la fourniture d'informations et l'exécution d'autres instructions).
2. Responsabilités des parties
2.1. Les parties conviennent de garder confidentielles toutes les informations confidentielles reçues par une partie de l'autre partie au cours de l'interaction des parties, de ne pas divulguer, divulguer, rendre publiques ou autrement fournir ces informations à un tiers sans l'autorisation écrite préalable du l'autre Partie, à l'exception des cas prévus par la législation en vigueur, lorsque la fourniture de ces informations relève de la responsabilité des Parties.
2.2.Chaque Partie prendra toutes les mesures nécessaires pour protéger les informations confidentielles en utilisant au moins les mêmes mesures que celles qu'elle utilise pour protéger ses propres informations confidentielles. L'accès aux informations confidentielles est accordé uniquement aux employés de chaque Partie qui en ont raisonnablement besoin pour exercer leurs fonctions officielles en vertu du présent Accord.
2.3. L'obligation de garder secrètes les informations confidentielles est valable pendant la durée de validité du présent Contrat, du contrat de licence pour les programmes informatiques en date du 1er décembre 2016, de l'accord d'adhésion au contrat de licence pour les programmes informatiques, des contrats d'agence et autres et pendant cinq ans. après la résiliation de leurs actions, sauf accord contraire séparé des Parties.
(a) si les informations fournies sont devenues accessibles au public sans violation des obligations de l'une des Parties ;
(b) si les informations fournies sont devenues connues d'une Partie à la suite de ses propres recherches, observations systématiques ou autres activités menées sans l'utilisation d'informations confidentielles reçues de l'autre Partie ;
(c) si les informations fournies sont licitement reçues d'un tiers sans obligation de les garder secrètes jusqu'à ce qu'elles soient fournies par l'une des Parties ;
(d) si les informations sont fournies à la demande écrite d'un organisme gouvernemental, d'un autre organisme gouvernemental ou d'un organisme gouvernemental local afin d'exercer leurs fonctions et que leur divulgation à ces organismes est obligatoire pour la Partie. Dans ce cas, la Partie devra notifier immédiatement à l'autre Partie la demande reçue ;
(e) si les informations sont fournies à un tiers avec le consentement de la partie à propos de laquelle les informations sont transférées.
2.5.Insales ne vérifie pas l'exactitude des informations fournies par l'Utilisateur et n'a pas la possibilité d'apprécier sa capacité juridique.
2.6. Les informations que l'Utilisateur fournit à Insales lors de son inscription aux Services ne constituent pas des données personnelles au sens de la loi fédérale de la Fédération de Russie n° 152-FZ du 27 juillet 2006. "À propos des données personnelles."
2.7.Insales a le droit d'apporter des modifications au présent Accord. Lorsque des modifications sont apportées à l'édition en cours, la date de la dernière mise à jour est indiquée. La nouvelle version du Contrat entre en vigueur dès sa mise en ligne, sauf disposition contraire de la nouvelle version du Contrat.
2.8. En acceptant le présent Contrat, l'Utilisateur comprend et accepte qu'Insales puisse envoyer à l'Utilisateur des messages et des informations personnalisés (y compris, mais sans s'y limiter) pour améliorer la qualité des Services, développer de nouveaux produits, créer et envoyer des offres personnelles à l'Utilisateur, pour informer l'Utilisateur des changements dans les plans tarifaires et les mises à jour, pour envoyer à l'Utilisateur du matériel marketing au sujet des Services, pour protéger les Services et les Utilisateurs et à d'autres fins.
L'utilisateur a le droit de refuser de recevoir les informations ci-dessus en le notifiant par écrit à l'adresse email Insales -.
2.9. En acceptant le présent Contrat, l'Utilisateur comprend et accepte qu'Insales Services puisse utiliser des cookies, des compteurs et d'autres technologies pour garantir la fonctionnalité des Services en général ou leurs fonctions individuelles en particulier, et l'Utilisateur n'a aucune réclamation contre Insales en relation avec avec ça.
2.10. L'utilisateur comprend que l'équipement et les logiciels qu'il utilise pour visiter des sites sur Internet peuvent avoir pour fonction d'interdire les opérations avec des cookies (pour tout site ou pour certains sites), ainsi que de supprimer les cookies précédemment reçus.
Insales a le droit d'établir que la fourniture d'un certain Service n'est possible qu'à la condition que l'acceptation et la réception de cookies soient autorisées par l'Utilisateur.
2.11. L'utilisateur est responsable de manière indépendante de la sécurité des moyens qu'il a choisis pour accéder à son compte, et en assure également de manière indépendante la confidentialité. L'Utilisateur est seul responsable de toutes les actions (ainsi que de leurs conséquences) au sein ou en utilisant les Services sous le compte de l'Utilisateur, y compris les cas de transfert volontaire par l'Utilisateur de données pour accéder au compte de l'Utilisateur à des tiers dans toutes conditions (y compris dans le cadre de contrats ou accords) . Dans ce cas, toutes les actions au sein ou utilisant les Services sous le compte de l'Utilisateur sont considérées comme effectuées par l'Utilisateur lui-même, sauf dans les cas où l'Utilisateur a notifié à Insales un accès non autorisé aux Services en utilisant le compte de l'Utilisateur et/ou de toute violation. (soupçon de violation) de la confidentialité de ses moyens d'accès à votre compte.
2.12. L'Utilisateur est tenu d'informer immédiatement Insales de tout cas d'accès non autorisé (non autorisé par l'Utilisateur) aux Services en utilisant le compte de l'Utilisateur et/ou de toute violation (soupçon de violation) de la confidentialité de ses moyens d'accès à le compte. Pour des raisons de sécurité, l'Utilisateur est tenu d'arrêter de manière indépendante et en toute sécurité le travail sous son compte à la fin de chaque session de travail avec les Services. Insales n'est pas responsable des éventuelles pertes ou dommages aux données, ainsi que des autres conséquences de toute nature qui pourraient survenir en raison de la violation par l'Utilisateur des dispositions de cette partie de l'Accord.
3. Responsabilité des parties
3.1. La Partie qui a violé les obligations stipulées par l'Accord concernant la protection des informations confidentielles transférées dans le cadre de l'Accord est tenue, à la demande de la Partie lésée, de réparer le dommage réel causé par une telle violation des termes de l'Accord. conformément à la législation en vigueur de la Fédération de Russie.
3.2. L'indemnisation des dommages ne met pas fin aux obligations de la Partie contrevenante de remplir correctement ses obligations en vertu du Contrat.
4.Autres dispositions
4.1. Tous les avis, demandes, demandes et autres correspondances en vertu du présent Contrat, y compris ceux contenant des informations confidentielles, doivent être rédigés par écrit et remis en personne ou par courrier, ou envoyés par courrier électronique aux adresses spécifiées dans le contrat de licence pour les programmes informatiques daté du 12/ 01/2016, l'accord d'adhésion au contrat de licence pour les programmes informatiques et au présent Contrat ou à d'autres adresses qui peuvent ultérieurement être spécifiées par écrit par la Partie.
4.2. Si une ou plusieurs dispositions (conditions) du présent accord sont ou deviennent invalides, cela ne peut pas servir de motif de résiliation des autres dispositions (conditions).
4.3. Le présent Contrat et la relation entre l'Utilisateur et Insales découlant de l'application du Contrat sont soumis au droit de la Fédération de Russie.
4.3. L'utilisateur a le droit d'envoyer toutes les suggestions ou questions concernant le présent accord au service d'assistance aux utilisateurs d'Insales ou à l'adresse postale : 107078, Moscou, st. Novoryazanskaya, 18 ans, bâtiment 11-12 BC « Stendhal » SARL « Insales Rus ».
Date de parution : 12/01/2016
Nom complet en russe :
Société à responsabilité limitée "Insales Rus"
Nom abrégé en russe :
SARL "Insales Rus"
Nom en anglais :
Société à responsabilité limitée InSales Rus (InSales Rus LLC)
Adresse légale:
125319, Moscou, st. Akademika Ilyushina, 4, bâtiment 1, bureau 11
Adresse postale:
107078, Moscou, st. Novoryazanskaya, 18, bâtiment 11-12, BC « Stendhal »
INN : 7714843760 Point de contrôle : 771401001
Coordonnées bancaires:
La comptabilité des stocks dans Excel convient à toute organisation commerciale ou industrielle où il est important de prendre en compte la quantité de matières premières et de produits finis. À cette fin, l'entreprise tient des registres d'entrepôt. En règle générale, les grandes entreprises achètent des solutions prêtes à l'emploi pour la comptabilité électronique. Aujourd'hui, il existe de nombreuses options disponibles pour différents domaines d'activité.
Dans les petites entreprises, la circulation des marchandises est contrôlée de manière indépendante. Des tableaux Excel peuvent être utilisés à cet effet. La fonctionnalité de cet outil est tout à fait suffisante. Faisons connaissance avec certaines des possibilités et créons votre propre programme de comptabilité d'entrepôt dans Excel.
À la fin de l'article, vous pouvez le faire, qui est analysé et décrit ici.
Comment conserver les registres d’inventaire dans Excel ?
Toute solution d'inventaire personnalisée, qu'elle soit construite en interne ou achetée, ne fonctionnera bien que si les règles de base sont respectées. Si vous négligez ces principes au début, le travail deviendra plus difficile par la suite.
- Remplissez les ouvrages de référence aussi précisément et complètement que possible. S'il s'agit d'une gamme de produits, il est alors nécessaire de saisir non seulement les noms et les quantités. Pour une comptabilité correcte, vous aurez besoin de codes, d'articles, de dates d'expiration (pour les industries individuelles et les entreprises commerciales), etc.
- Les soldes initiaux sont comptabilisés en termes quantitatifs et monétaires. Il est logique de faire un inventaire avant de remplir les tableaux correspondants.
- Maintenir la chronologie dans l'enregistrement des transactions. Les données sur la réception des produits à l'entrepôt doivent être saisies avant l'expédition des marchandises à l'acheteur.
- Ne dédaignez pas les informations supplémentaires. Pour établir une feuille de route, le chauffeur a besoin de la date d'expédition et du nom du client. Pour la comptabilité – mode de paiement. Chaque organisation a ses propres caractéristiques. Un certain nombre de données saisies dans le programme de comptabilité d'entrepôt sous Excel seront utiles pour les rapports statistiques, la paie des spécialistes, etc.
Il est impossible de répondre sans équivoque à la question de savoir comment tenir des registres d'inventaire dans Excel. Il est nécessaire de prendre en compte les spécificités d'une entreprise, d'un entrepôt et d'un produit particuliers. Mais des recommandations générales peuvent être faites :
- Pour conserver correctement les enregistrements d'inventaire dans Excel, vous devez créer des ouvrages de référence. Ils peuvent prendre 1 à 3 feuilles. Il s'agit d'un annuaire « Fournisseurs », « Acheteurs », « Points de comptabilité des marchandises ». Dans une petite organisation où il n'y a pas beaucoup de contreparties, les annuaires ne sont pas nécessaires. Il n'est pas nécessaire d'établir une liste de points d'enregistrement des marchandises si l'entreprise ne dispose que d'un seul entrepôt et/ou d'un seul magasin.
- Avec une liste de produits relativement constante, il est logique de créer une gamme de produits sous forme de base de données. Par la suite, les reçus, dépenses et rapports sont remplis avec les références à la nomenclature. La fiche « Nomenclature » peut contenir le nom du produit, les groupes de produits, les codes produits, les unités de mesure, etc.
- La réception des marchandises à l'entrepôt est enregistrée sur la feuille « Réception ». Élimination – « Dépense ». L’état actuel est « Remains » (« Réserve »).
- Résultats, le rapport est généré à l'aide de l'outil Tableau croisé dynamique.
Pour éviter que les en-têtes de chaque tableau comptable d'entrepôt ne s'enfuient, il est logique de les corriger. Cela se fait dans l'onglet « Affichage » à l'aide du bouton « Zones gelées ».
Désormais, quel que soit le nombre d'enregistrements, l'utilisateur verra les en-têtes de colonnes.
Tableau Excel « Comptabilité d'entrepôt »
Regardons un exemple de la façon dont devrait fonctionner un programme de comptabilité d'entrepôt dans Excel.
Nous créons des « Répertoires ».
Pour les données fournisseurs :
*La forme peut être différente.
Pour les données clients :
*Attention : la barre de titre est figée. Vous pouvez donc saisir autant de données que vous le souhaitez. Les noms de colonnes seront visibles.
Pour auditer les points de mainlevée des marchandises :
Répétons-le encore une fois : il est logique de créer de tels annuaires si l'entreprise est grande ou moyenne.
Vous pouvez réaliser une nomenclature de produits sur une feuille séparée :
Dans cet exemple, nous utiliserons des listes déroulantes dans le tableau pour la comptabilité d'entrepôt. Nous avons donc besoin d'Annuaires et de Nomenclature : nous y ferons référence.
Donnons à la plage de la table "Nomenclature" le nom : "Table1". Pour cela, sélectionnez la plage du tableau et saisissez la valeur correspondante dans le champ du nom (en face de la barre de formule). Vous devez également attribuer un nom : « Table2 » à la plage de la table « Fournisseurs ». Cela vous permettra de vous référer facilement à leurs valeurs.
Pour enregistrer les transactions entrantes et sortantes, remplissez deux feuilles distinctes.
Fabriquer un chapeau pour la « Paroisse » :
Étape suivante - automatisation du remplissage des tables ! Il est nécessaire de s'assurer que l'utilisateur sélectionne le nom du produit, du fournisseur et du point de comptabilité dans une liste prête à l'emploi. Le code fournisseur et l'unité de mesure doivent être affichés automatiquement. La date, le numéro de facture, la quantité et le prix sont saisis manuellement. Excel calcule le coût.
Commençons par résoudre le problème. Tout d’abord, nous formaterons tous les répertoires sous forme de tableaux. Ceci est nécessaire pour que quelque chose puisse être ajouté ou modifié ultérieurement.
Créez une liste déroulante pour la colonne « Nom ». Sélectionnez la colonne (sans en-tête). Accédez à l'onglet « Données » - l'outil « Vérification des données ».
Dans le champ « Type de données », sélectionnez « Liste ». Un champ supplémentaire « Source » apparaît immédiatement. Pour récupérer les valeurs de la liste déroulante d'une autre feuille, utilisez la fonction : =INDIRECT("item!$A$4:$A$8").
Désormais, lorsque vous remplissez la première colonne du tableau, vous pouvez sélectionner le nom du produit dans la liste.
Automatiquement dans la colonne « Unité » changement." la valeur correspondante devrait apparaître. Faisons-le en utilisant les fonctions RECHERCHEV et UND (cela supprimera l'erreur résultant de la fonction RECHERCHEV en faisant référence à une cellule vide dans la première colonne). Formule: .
En utilisant le même principe, nous créons une liste déroulante et une saisie semi-automatique pour les colonnes « Fournisseur » et « Code ».
Nous créons également une liste déroulante pour le « Point de comptabilité » - où les marchandises reçues ont été envoyées. Pour remplir la colonne « Coût », utilisez la formule de multiplication (= prix * quantité).
Nous créons un tableau « Consommation de biens ».
Des listes déroulantes sont utilisées dans les colonnes « Nom », « Point d'enregistrement de l'expédition, de la livraison », « Acheteur ». Les unités de mesure et de coût sont renseignées automatiquement à l'aide de formules.
Nous faisons une « Déclaration de chiffre d'affaires » (« Résultats »).
Au début de la période, nous mettons des zéros, car la comptabilité d'entrepôt commence tout juste à être tenue à jour. Si elle a été précédemment gérée, cette colonne contiendra des restes. Les noms et unités de mesure sont tirés de la gamme de produits.
Les colonnes « Réceptions » et « Expéditions » sont renseignées à l'aide de la fonction SUMIFS. Nous calculons les restes à l'aide d'opérateurs mathématiques.
Téléchargez le programme de comptabilité d'entrepôt (exemple prêt à l'emploi compilé selon le schéma décrit ci-dessus).
Le programme compilé indépendamment est donc prêt.
Le programme est conçu pour la comptabilité matérielle de divers types de ressources. Il est possible de mettre en œuvre une comptabilité en termes de valeur. Plusieurs emplacements de stockage, consommation de production et mise au rebut sont pris en charge. Les formulaires de reporting vous permettent de suivre le mouvement des ressources et d'obtenir des informations opérationnelles pour chaque point comptable.
Introduction
Le programme peut être utilisé comme un simple système de comptabilité d'entrepôt pour les emplacements de stockage de ressources dans les entreprises qui utilisent une petite gamme de marchandises, de matières premières et de matériaux. La comptabilité est effectuée en unités de mesure naturelles. La comptabilité analytique n'est pas mise en œuvre automatiquement, mais il est possible de saisir manuellement les indicateurs en unités monétaires.
Les données initiales pour générer des rapports sont trois types de tableaux :
- Possibilités
- Annuaires
- Les magazines
De plus, les rapports eux-mêmes sont également des tableaux Excel.
L'ouverture de l'interface du tableur offre une flexibilité de calcul maximale. L'utilisateur a accès à toutes les fonctions d'un appareil informatique puissant et à l'interface Excel. Les fonctionnalités de mise en œuvre du programme nécessitent une configuration indépendante des journaux et des rapports pour des tâches utilisateur spécifiques.
Changements dans la version 2.6
- À partir de la version 2.6, l'ancien format de classeur XLS n'est plus pris en charge. Le fichier programme est enregistré au format XLSX/XLSM et fonctionne sous Excel à partir de la version 2007 ( 2007-2016 ). Programme en format XLS Disponible uniquement dans la version 2.0 et ne peut être acheté que sur demande spéciale.
- L'apparence des classeurs a été mise à jour conformément à la conception des dernières versions de Microsoft Office.
- Deuxième rapport de synthèse sur les lieux de stockage.
- La vue par défaut du premier rapport a été convertie pour vous permettre de copier et coller les soldes au début d'une nouvelle période.
- Liste déroulante permettant de rechercher des éléments du répertoire par les premières lettres d'un mot. Activé en double-cliquant sur une cellule.
- Surlignage en rouge les éléments du journal introuvables dans les annuaires.
Changements dans la version 2.0
- Les points comptables et les contreparties sont répartis dans différents répertoires.
- La restriction sur le nombre de fournisseurs et d'acheteurs a été levée.
- Ajout de groupes de ressources pour le filtrage dans les rapports.
- Les soldes d'ouverture sont remplis dans un journal séparé.
- Les indicateurs de coût dans les magazines ont été supprimés et un indicateur de prix moyen a été ajouté dans les annuaires.
- Nouveau rapport sur les emplacements de stockage sous forme de tableau croisé dynamique Excel.
Caractéristiques et limites
Les feuilles de calcul Excel ont des limites inhérentes quant à la quantité d'informations qu'elles peuvent traiter. Le programme n'est pas destiné à remplacer les grands systèmes comptables pour des centaines de milliers d'articles. Mais dans la plupart des PME, le volume et la complexité des données peuvent être traités dans Excel.
Le fichier principal ne contient pas un grand nombre de calculs ; des algorithmes spéciaux sont utilisés pour les rapports, qui n'ont pas non plus de liens de formule avec les données source. Par conséquent, de gros volumes de données garantissent des performances normales, même en mode de calcul automatique d'Excel. Le passage en mode de calcul manuel est recommandé uniquement sur les ordinateurs obsolètes.
DANS mode de calcul Excel automatique Nous recommandons les paramètres suivants lorsque vous travaillez sur haute performance ordinateur:
- Nombre de ressources (nomenclature) - jusqu'à 2000
- Nombre de points de comptage - jusqu'à 200
- Nombre d'opérations (lignes) dans chaque journal - jusqu'à 10 000
- Taille du fichier (xlsx) - jusqu'à 10 Mo
DANS mode de calcul Excel manuel les limitations sont principalement liées uniquement aux capacités de l'ordinateur. Pour un fonctionnement normal des rapports, nous recommandons les restrictions suivantes :
- Nombre de ressources (nomenclature) - jusqu'à 5000
- Nombre de points de comptage - jusqu'à 500
- Nombre d'opérations (lignes) dans chaque journal - jusqu'à 30 000
- Taille du fichier (xlsx) - jusqu'à 25 Mo
Si des calculs supplémentaires sont utilisés (l'ouverture totale du programme vous permet de configurer des calculs supplémentaires), les limitations de performances peuvent être plus strictes.
Pour réduire les données, vous pouvez à tout moment créer un nouveau fichier et y transférer les répertoires et les soldes initiaux de tous les points comptables.
Installation et lancement
La composition du fichier est décrite sur la page initiale du programme - « Principal ».
Comme déjà indiqué, le programme se compose de tables de paramètres, de répertoires, de journaux et de rapports. Vous pouvez accéder à ces objets via des hyperliens sur la page d'accueil. Vous pouvez également utiliser des méthodes standard pour parcourir les feuilles et cellules Excel.
Le moyen le plus simple de revenir à la page de contenu consiste à cliquer sur un bouton spécial dans l'en-tête de n'importe quelle feuille de calcul du programme.
Les possibilités de navigation dans les pages sont décrites sur la fiche service Préréglage et dans la troisième colonne cachée de la feuille « Accueil ».
Possibilités
Le programme contient plusieurs paramètres généraux qui contrôlent les caractéristiques de performance :
Tous les paramètres peuvent être modifiés à la discrétion de l'utilisateur.
Annuaires
Les répertoires sont utilisés pour les calculs et facilitent la saisie des données dans les journaux (par sélection dans des listes). Les données sont saisies dans des répertoires au fur et à mesure que les informations deviennent disponibles.
Acheteurs et fournisseurs
Listes des contreparties comptables. Il est permis d'ajouter des lignes sans restrictions.
Liste des emplacements de stockage des ressources participant au système comptable. Il peut s'agir de cellules d'entrepôt séparées, de zones de stockage, de zones de production ou de locaux. Il est permis d'ajouter des lignes sans restrictions.
Groupes et ressources
Deux répertoires interconnectés pour décrire les ressources de tous types stockées aux points de comptabilité. Les ressources comprennent : les produits finis, les produits semi-finis, les matières premières et les matériaux. Le regroupement est utilisé pour faciliter le filtrage des rapports. Il est permis d'ajouter des lignes sans restrictions.
Champs du tableau (tous peuvent être modifiés) :
Journaux de transactions
Toutes les transactions d'entrepôt nécessaires à la génération des rapports sont saisies dans des tableaux spéciaux, divisés par type de transaction.
Données sur les stocks au début de la comptabilité. La date est déterminée dans les Options.
Revenus des fournisseurs
Les réceptions de ressources des fournisseurs sont saisies dans le tableau. L'ordre par dates ou par numéros de commande n'a pas d'importance.
Champs du tableau :
| Titre | Description | Accessibilité des entrées | Obligatoire |
| date | Date d'opération. |
Oui | Oui (commencer la saisie) |
| Code de commande fournisseur | Code de transaction arbitraire. | Oui | Non |
| Ressource | Le nom de la ressource provenant du fournisseur. | Liste | Oui |
| Action | Liste | Oui | |
| Volume/quantité | Oui | Oui | |
| AE | Unité de mesure de la ressource. | Non | Calculable |
| Un commentaire | Oui | Non |
date
Le tableau contient des informations sur la consommation de matières premières et de matériaux dans le processus de production. L'ordre par dates ou par numéros de commande n'a pas d'importance. Pour une organisation commerciale, ce tableau n'a pas besoin d'être rempli.
Champs du tableau :
| Titre | Description | Accessibilité des entrées | Obligatoire |
| date | Date d'opération. Assurez-vous de commencer à saisir de nouvelles données à partir de ce champ. |
Oui | Oui (commencer la saisie) |
| Code d'ordre de fabrication | Code de transaction arbitraire. | Oui | Non |
| Entrepôt pour matières premières et fournitures | Point comptable à partir duquel la ressource est consommée (radiée) | Liste | Oui |
| Matières premières | Le nom de la ressource consommée dans le processus de production. | Liste | Oui |
| Volume/quantité | La quantité de ressource en unités de mesure naturelles. | Oui | Oui |
| AE | Unité de mesure de la ressource. | Non | Calculable |
| Montant accumulé. | Montant de la transaction dans la devise de base. | Oui | Calculable |
| Un commentaire | Commentaire gratuit sur l'opération. | Oui | Non |
En plus des champs décrits, le tableau contient plusieurs colonnes de services spéciaux.
Pour supprimer un enregistrement, videz simplement le champ date en utilisant les outils Excel standards. Il est également possible de supprimer des lignes entières.
Le tableau contient des informations sur la production de produits finis et de produits semi-finis. L'ordre par dates ou par numéros de commande n'a pas d'importance. Pour une organisation commerciale, ce tableau n'a pas besoin d'être rempli.
Champs du tableau :
| Titre | Description | Accessibilité des entrées | Obligatoire |
| date | Date d'opération. Assurez-vous de commencer à saisir de nouvelles données à partir de ce champ. |
Oui | Oui (commencer la saisie) |
| Code d'ordre de fabrication | Code de transaction arbitraire. | Oui | Non |
| Des produits | Le nom de la ressource générée pendant le processus de production. | Liste | Oui |
| Action | Le point comptable auquel la ressource est reçue de la production. | Liste | Oui |
| Volume/quantité | La quantité de ressource en unités de mesure naturelles. | Oui | Oui |
| AE | Unité de mesure de la ressource. | Non | Calculable |
| Un commentaire | Commentaire gratuit sur l'opération. | Oui | Non |
En plus des champs décrits, le tableau contient plusieurs colonnes de services spéciaux.
Pour supprimer un enregistrement, videz simplement le champ date en utilisant les outils Excel standards. Il est également possible de supprimer des lignes entières.
Les transactions de déplacement de ressources entre les entrepôts internes sont saisies dans le tableau. L'ordre par dates ou par numéros de commande n'a pas d'importance. Les soldes initiaux stockés dans les entrepôts à la date de début de la comptabilité sont également saisis ici.
Champs du tableau :
| Titre | Description | Accessibilité des entrées | Obligatoire |
| date | Date d'opération. Assurez-vous de commencer à saisir de nouvelles données à partir de ce champ. |
Oui | Oui (commencer la saisie) |
| Code de commande | Code de transaction arbitraire. | Oui | Non |
| Entrepôt source | Point comptable à partir duquel la ressource est déplacée. Non renseigné lors de la saisie des soldes initiaux. | Liste | Oui (sauf soldes d'ouverture) |
| Ressource | Le nom de la ressource en cours de déplacement. | Liste | Oui |
| Entrepôt de réception | Point comptable auquel arrive la ressource. | Liste | Oui |
| Volume/quantité | La quantité de ressource en unités de mesure naturelles. | Oui | Oui |
| AE | Unité de mesure de la ressource. | Non | Calculable |
Actuellement, le nombre de rapports divers préparés par tous les départements des organisations ne cesse de croître. Très souvent, les entreprises automatisent le reporting basé sur divers produits logiciels (SAP, 1C, Intalev, etc.). Mais même dans les organisations où le système est « automatisé », on ne peut pas se passer d'Excel. Étant donné que les produits logiciels utilisés pour l'automatisation contiennent des principes généraux de création de rapports et que chaque entreprise est unique, il est difficile d'unifier tous les rapports dans des produits logiciels spécialisés, et parfois cela est impossible. Et c’est là que les feuilles de calcul Excel viennent à la rescousse. Ils vous permettent de finaliser les rapports, de présenter les informations obtenues lors du téléchargement à partir du même 1C, sous la forme requise, et parfois même de servir de programme principal pour maintenir la gestion et autres rapports.
Excel est l'un des programmes les plus populaires de la suite Microsoft Office de base. Le directeur commercial, à l'aide de tableaux, effectue un travail systématique avec les clients. Le secrétaire tient des registres de toutes les réglementations locales, de la correspondance ou prépare des diagrammes pour une réunion de production. Un économiste traite les informations primaires et calcule les indicateurs de performance de l'entreprise. Les feuilles de calcul sont le programme le plus utilisé par les employés de divers services et de divers domaines d'activité.
Le programme est particulièrement utile pour les employés des services financiers et économiques et des services comptables s'ils se voient confier des fonctions de planification et de tenue de la comptabilité de gestion. Excel pour un comptable offre la possibilité de consolider les données, vous permettant de combiner les informations de plusieurs fichiers en un seul. Vous permet de sélectionner les informations dont vous avez besoin en créant des tableaux séparés ou en masquant les données dans le tableau d'origine. Permet de systématiser les informations disponibles selon les caractéristiques requises et de résumer les résultats.
D'une manière ou d'une autre, la comptabilité dans Excel deviendra beaucoup plus facile si vous maîtrisez quelques techniques utiles qui peuvent accélérer votre travail avec les données. Découvrez comment Excel peut être utile pour un comptable dans les exemples que nous avons préparés. Les exercices suivants sur Excel pour le travail des comptables seront non seulement utiles, mais simplement nécessaires.
Un outil Excel fondamental
En plus de ses responsabilités immédiates, un comptable peut se voir confier des fonctions de préparation de propositions commerciales, de calcul des prix des contrats, etc. Pour effectuer des calculs, il est nécessaire d'appliquer divers coefficients et ajustements, ainsi que de convertir les prix. Et surtout, effectuez toutes les actions rapidement et sans compromettre vos principales responsabilités.
Excel pour un comptable aidera à préparer le document principal, qui peut être effectué sur la feuille principale, et des calculs supplémentaires sur des feuilles séparées.
Ainsi, lors du recalcul du taux, vous pouvez spécifier le prix dans une cellule, le taux de change dans la seconde et dans la troisième définir la formule de conversion (= première cellule * deuxième cellule), puis appuyer sur Entrée et obtenir le prix en roubles. Dans la première feuille, vous pouvez mettre « = » dans la cellule souhaitée, passer à la deuxième feuille et indiquer la troisième cellule avec le total. Appuyez à nouveau sur Entrée et obtenez le résultat.
S'il est nécessaire d'effectuer de tels calculs pour un grand nombre de points où seul le prix change, vous pouvez alors utiliser une technique Excel fondamentale - le remplissage automatique des formules ou le glisser-déposer.
La possibilité de dessiner des formules est l'une des fonctions de base du programme. Il automatise le processus de calcul des données dans un tableau, sans écrire à plusieurs reprises la même formule. Vous pouvez étirer les formules comme suit.
Dans la barre de formule, définissez égal et le lien vers la cellule du tableau contenant les données source (= A3). Après cela, nous obtenons simplement une duplication de la valeur du tableau. Lorsque vous faites glisser cette cellule, vous obtiendrez une copie du tableau avec des données qui changeront en conséquence avec le changement d'informations dans le tableau d'origine. Ceci est un exemple d'étirement de cellules sans fixer de plages.
Vous pouvez épingler un lien pour le conserver, que vous le fassiez glisser complètement, par ligne ou par colonne. La correction se fait dans la barre de formule à l'aide du signe $. Ce signe est placé devant la partie des coordonnées du lien qui doit être corrigée :
$ devant une lettre – fixation par colonne - $С1
$ devant un nombre – fixation le long de la ligne - С$1
$ avant la lettre et le chiffre – fixation complète de la cellule – $C$1.
Décompte des jours calendaires
Excel peut être un assistant indispensable même pour des tâches simples comme compter les jours calendaires. Un comptable a besoin de savoir exactement combien de jours il y a eu dans une période donnée afin de calculer les intérêts, le montant des pénalités, des pénalités, des prêts, etc.
S'il s'agit d'une courte période, il est alors facile de la calculer à l'aide d'un calendrier, mais pour effectuer des calculs réguliers, ce format est plutôt peu pratique. Dans de telles situations, Excel vient en aide au comptable.
Pour effectuer les calculs, vous devez sélectionner trois cellules vides dans le tableau. Vous devez noter la date de début dans l'un, la date de fin dans le second et laisser le troisième vide pour obtenir les résultats.
Ensuite, sélectionnez la troisième cellule et cliquez sur « Insérer une fonction », vous pouvez la trouver grâce à l'icône ¶x. Après avoir cliqué, la fenêtre « Assistant de fonction » apparaîtra. Dans la liste « Catégorie », sélectionnez « Date et heure » et dans la liste « Fonction », sélectionnez « DAYS360 » et appuyez sur le bouton OK. Dans la fenêtre qui apparaît, vous devez insérer les valeurs de date de début et de fin. Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur les cellules du tableau avec ces dates, et dans la ligne « Méthode », d'en mettre une et de cliquer sur OK. Si la valeur totale n'est pas reflétée dans un format numérique, vous devez vérifier le format de cellule : faites un clic droit et sélectionnez « Format de cellule » dans le menu, définissez « Format numérique » et cliquez sur OK.
Vous pouvez également compter les jours de cette manière : dans la troisième cellule, tapez = JOURS 360 (B1 ; B2 ; 1). Entre parenthèses, vous devez indiquer les coordonnées des deux premières cellules avec les dates, et pour la méthode, définir la valeur sur un. Lors du calcul des intérêts par semaines, vous pouvez diviser le nombre de jours obtenu par 7.
Vous pouvez également ajouter ou soustraire n'importe quel nombre de jours à la date. Pour ce faire, vous devez écrire la date dans une cellule, placer un signe égal dans la seconde, puis cliquer sur la cellule avec la date et taper « + » ou « - » et le nombre de jours souhaité.
Tri des données
Une fonction très pratique qui permet de classer les données par ordre croissant/décroissant. Vous pouvez également trier les données pour organiser les enregistrements par date.
Pour effectuer cette action, vous devez sélectionner la zone qui nécessite un tri. Ensuite, vous pouvez cliquer sur le bouton « Trier par ordre croissant » dans la rangée supérieure du menu « Données », vous le trouverez grâce au signe « AY ». Vos données seront classées de la plus petite à la plus grande dans la première colonne sélectionnée.
Les tableaux Excel pour comptables vous permettent de trier les données à partir de la première colonne sélectionnée. Si vous avez sélectionné des cellules de gauche à droite, la séquence sera effectuée dans la colonne la plus à gauche. Si de droite à gauche, alors à droite.
Si vous devez trier les données par la colonne du milieu, vous pouvez utiliser le menu « Données » - « Tri » - élément « Tri par plage ». Dans la section « Trier par », vous devez sélectionner une colonne et un type de tri.
Travailler avec de longues tables
Les feuilles de calcul Excel pour un comptable sont un outil de travail multifonctionnel qui contient de nombreuses informations pour créer des rapports et effectuer des calculs en cours. Lors de l'impression d'un tableau qui ne tient pas sur une seule feuille, vous pouvez placer son « en-tête » sur chaque page séparée, ce qui facilitera la recherche des données nécessaires. Pour ce faire, sélectionnez « Fichier » - « Paramètres de la page » dans le menu et l'onglet « Feuille ». Placez le curseur sur « Lignes de bout en bout » ou « Colonnes de bout en bout » et dans le tableau cliquez sur les lignes qui doivent être placées sur chaque feuille.
Vous pouvez également utiliser des en-têtes et des pieds de page pour travailler avec de tels documents. Ils notent les données nécessaires, telles que la date, les numéros de feuille, le nom du compilateur, etc. La configuration des en-têtes et des pieds de page est disponible dans « Paramètres de la page » - « En-tête et pieds de page ». Il existe des options de balisage prêtes à l'emploi ou la possibilité d'ajouter les vôtres.
En plus des techniques utiles pour travailler dans Excel, un comptable doit maîtriser ses touches de raccourci.
Un ensemble de raccourcis clavier Excel dont vous ne pouvez pas vous passer
L'utilisation de ces raccourcis clavier dans Excel accélérera votre travail et vous aidera à effectuer des analyses de données, à créer des graphiques et à formater des tableaux.
- F4 - lors de la saisie d'une formule, ajuste le type de liens (relatifs, fixes). Peut être utilisé pour répéter la dernière action.
- Maj+F2 - édition de notes
- Ctrl+ ; - entrez la date actuelle (pour certains ordinateurs Ctrl+Shift+4)
- Ctrl+' - copier les valeurs de la cellule située au-dessus de la cellule actuelle (pour certains ordinateurs, la combinaison Ctrl+Shift+2 fonctionne)
- Alt+F8 - ouvre l'éditeur de macros
- Alt+= - additionne la plage de cellules situées au-dessus ou à gauche de la cellule actuelle
- Ctrl+Shift+4 - détermine le format monétaire de la cellule
- Ctrl+Shift+7 - définition de la bordure extérieure de la plage de cellules sélectionnée
- Ctrl+Shift+0 - définition du format général de cellule
- Ctrl+Shift+F - la combinaison ouvre une boîte de dialogue de formatage de cellule
- Ctrl+Shift+L - activer/désactiver le filtre
- Ctrl+S - enregistrez le fichier (enregistrez aussi souvent que possible afin de ne pas perdre de données précieuses).
L'utilisation de touches de raccourci et de techniques utiles dans Excel simplifiera et accélérera votre travail uniquement si vous possédez déjà une connaissance suffisante de ce programme. Si vous souhaitez améliorer votre niveau et utiliser plus efficacement les feuilles de calcul pour tenir votre comptabilité dans Excel, vous pouvez télécharger le livre gratuitement.