Introduction
Pour un utilisateur Windows, les plus intéressantes sont les applications « puissantes », devenues extrêmement populaires ces derniers temps. Il s'agit tout d'abord du traitement de texte MS Word, du tableur MS Excel et du SGBD MS Access. La popularité de ces programmes a particulièrement augmenté avec la distribution de la version russifiée du package MS Office qui a débuté en 1994.
L'une des idées les plus originales dans le domaine des technologies de l'information informatique était l'idée d'un tableur. De nombreuses entreprises développant des logiciels pour ordinateurs personnels ont créé leurs propres versions de processeurs de table. Parmi ceux-ci, les plus connus sont Lotus 1-2-3 de Lotus Development, SuperCalc de Computer Associates et Multiplan de Microsoft. L'un des leaders dans la gamme des feuilles de calcul est aujourd'hui le tableur MS Excel.
1. Saisie et édition des données
Vous pouvez saisir du texte, des nombres ou des formules dans n'importe quelle cellule de la feuille de calcul. Pour ce faire, sélectionnez une cellule et tapez ce dont vous avez besoin sur le clavier. Par exemple, les en-têtes pourraient ressembler à ceci : « Compilé », « Date » et ainsi de suite. (Voir la figure 1)
Riz. 1 (exemple d'en-têtes)
Les titres des feuilles de calcul rendent le contenu du document clair et facilitent son utilisation.
Tout ce qui est tapé au clavier apparaît dans la cellule courante et dans la barre de formule. (Voir Fig. 2) Vous pouvez saisir le texte saisi dans la cellule actuelle en appuyant sur la touche ENTRÉE ou en cliquant sur une autre cellule. Vous pouvez annuler la saisie des données à l'aide de la touche ESC.
Riz. 2 (afficher les données dans la cellule et la barre de formule)
1 .1 Modification des données dans une cellule
Les données peuvent être modifiées de plusieurs manières :
1. Sélectionnez une cellule et, en cliquant sur la barre de formule, modifiez les données dans la barre de formule ou modifiez les données directement dans la cellule.
2. Pour modifier des données dans une cellule, double-cliquez dessus, puis placez le curseur de texte à l'endroit où j'apporte des modifications. Vous pouvez ajouter de nouvelles informations ou apporter des modifications.
3. Vous pouvez également appuyer sur F2 tout en sélectionnant la cellule .
1 .2 Copier et coller le contenu d'une cellule
Les commandes Copier et Coller du menu Edition peuvent être utilisées pour copier le contenu et les formats des cellules sélectionnées vers une autre zone de la feuille de calcul tout en préservant le contenu des cellules d'origine. La commande Copier indique la plage à copier avec un cadre mobile. Après avoir spécifié une zone de collage, la commande Coller place des copies des cellules dans la zone. (Voir Figure 3)
Riz. 3 (exemple de copie de données)
Vous pouvez utiliser la touche Entrée au lieu de sélectionner Coller, mais dans ce cas, vous ne pouvez coller qu'une seule copie. Appuyer sur Entrée après avoir sélectionné la commande Copier colle une copie, puis supprime les cellules copiées du presse-papiers. La commande Coller colle toutes les valeurs, formats et notes des cellules copiées.
1 .3 Déplacer et copier avec la souris
Pour déplacer rapidement une cellule ou une plage de cellules vers un nouvel emplacement, sélectionnez-la simplement et faites-la glisser. Par exemple:
Je crée un nouveau document (« Fichier » - « Créer ») ;
Je vais à la « Feuille 1 » ;
Dans la cellule « A1 » j'entre le mois, et dans la cellule « A2 » le jour de la semaine ;
Je sélectionne les cellules « A1 », « A2 » ;
Je place le pointeur de la souris sur le cadre qui entoure les cellules « A1 » et « A2 ». Lorsque le pointeur fléché apparaît, je clique sur le cadre et je le fais glisser vers la colonne « C ». Lorsque le cadre gris est au dessus des cellules « C1 », « C2 », je relâche le bouton de la souris.
En faisant glisser la poignée de remplissage d'une cellule, vous pouvez la copier dans d'autres cellules de la même ligne ou de la même colonne.
Marqueur de remplissage- Il s'agit d'un petit carré noir dans le coin de la plage sélectionnée. Une fois sur le marqueur de remplissage, le pointeur prend la forme d'une croix noire.
Pour copier le contenu de la plage sélectionnée dans les cellules adjacentes, j'appuie sur le bouton gauche de la souris et je déplace la souris dans la direction souhaitée.
Placez le pointeur de la souris dans le coin inférieur droit du cadre de la cellule « B1 » ;
Je sélectionne la cellule « B1 » contenant les données à copier ;
Je fais glisser le marqueur de remplissage à travers les cellules à remplir jusqu'à la cellule « B5 ». (Voir Fig. 4)
Riz. 4 (copier les données à l'aide de la poignée de remplissage)
1 .4 Insertion et suppression de cellules, de colonnes et de lignes. Supprimer des cellules, des colonnes et des lignes
Supprimer des cellules, des colonnes et des lignes
Vous pouvez utiliser la commande Supprimer pour supprimer des cellules d'une feuille de calcul. Contrairement à la commande Effacer, qui efface les formats, le contenu ou les notes d'une cellule mais laisse les cellules en place, la commande Supprimer supprime la cellule ou la plage sélectionnée de la feuille de calcul. La commande Effacer fonctionne comme une gomme et la commande Supprimer fonctionne comme des ciseaux.
Je sélectionne la colonne « C » (en cliquant sur l'en-tête de colonne) qui doit être supprimée ;
Dans le menu "Edition", sélectionnez la commande "Supprimer".
Je supprime les données nécessaires. (Voir Figure 5)
Riz. 5 (À l'aide de la commande Supprimer les cellules)
Insertion de cellules, de colonnes et de lignes
Commandes de menu Insérer peut être utilisé pour ajouter des cellules, des colonnes et des lignes à une feuille de calcul.
Sélectionnez la colonne « B » (en cliquant sur l'en-tête de la colonne) ;
Je sélectionne la commande « Colonnes » dans le menu « Insertion ». Le contenu de la colonne "B" sera déplacé vers la colonne "C" , en laissant la colonne "B" insérée vide et prête à saisir de nouvelles informations. (Voir Fig. 6 (a, b))
Riz. 6(a) (Utilisation de la commande Insérer des colonnes)
Riz. 6 (b) (Utilisation de la commande Insérer des colonnes)
Je sélectionne la ligne « 3 » au-dessus de laquelle je souhaite en insérer une nouvelle ;
Je sélectionne la commande « Chaînes » dans le menu « Insertion ». (Voir Fig. 7 (a, b))
Riz. 7(a) (Utilisation de la commande Insérer des lignes)
Riz. 7 (b) (Utilisation de la commande Insérer des lignes)
Je sélectionne la plage de cellules « A2:B8 » ;
Je sélectionne la commande « Cellules » dans le menu « Insérer ».
Dans la boîte de dialogue « Ajouter des cellules » qui apparaît, cochez la case de la commande « Cellules, décalage vers la droite ». .
Je clique sur le bouton « OK » .
(Voir Fig. 8 (a, b))
Riz. 8 (a) Fig. 8 (b)
Riz. 8 (a, b) (Utilisation de la commande « Insérer des cellules »)
1 .5 Création de listes et de séries à l'aide de la saisie semi-automatique. Remplissage et création de lignes avec la souris
En faisant glisser la "poignée de remplissage" d'une cellule, vous pouvez la copier dans d'autres cellules de la même ligne ou de la même colonne. Si une cellule contient un nombre, une date ou une période pouvant faire partie d'une série, sa valeur est incrémentée lors de la copie.
La poignée de remplissage est le petit carré noir dans le coin de la plage en surbrillance. Une fois sur le marqueur de remplissage, le pointeur prend la forme d'une croix noire. (Voir Figure 9)
Riz. 9 (Remplissage du marqueur)
Pour copier le contenu de la plage sélectionnée dans des cellules adjacentes ou les remplir avec des données similaires (par exemple, les jours de la semaine), maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et déplacez la souris dans la direction souhaitée.
Voici quelques exemples de séries créées à l’aide de la poignée de recopie en fonction de diverses valeurs mises en surbrillance. Les valeurs de la colonne « A » ont été saisies et les valeurs à droite de la colonne « A » ont été obtenues à l'aide de la saisie automatique à l'aide de la poignée de remplissage. Exemple 1:
Je crée un nouveau fichier ;
Sur la « Feuille 1 », dans la cellule « A1 », je saisis les données - « 01.01.01 » ;
Je sélectionne la cellule contenant les données à copier ;
Je fais glisser le marqueur de remplissage à travers les cellules à remplir jusqu'à la cellule « H 1 » (voir Fig. 10).
Riz. 10 (Copier les données à l'aide de la poignée de remplissage)
Les colonnes "A" et "B" contiennent des valeurs à différents intervalles, et les colonnes "C" à "H" montrent comment AutoFill peut extrapoler une série en fonction de l'intervalle sélectionné, même lorsque les cellules contiennent à la fois du texte et des chiffres.
Je crée un nouveau fichier ;
Dans la cellule « A1 », je saisis « 19h00 » et dans la cellule « B1 », je saisis « 19h30 » ;
Je sélectionne les cellules « A1 », « B1 » contenant les données à copier ;
Je fais glisser le marqueur de remplissage à travers les cellules à remplir jusqu'à la cellule « H1 ».
Riz. 11 (Remplissage des cellules avec une poignée de remplissage)
Lors de la création de lignes, j'ai fait glisser la poignée de remplissage vers la droite et les valeurs ont augmenté. Mais vous pouvez faire glisser la poignée de remplissage vers le bas et les valeurs augmenteront. Vous pouvez également créer une série avec des valeurs décroissantes en faisant glisser la poignée de remplissage vers le haut ou vers la gauche. Exemple 3 :
Je crée un nouveau fichier ;
J'entre toutes les valeurs initiales dans la cellule de droite à la fin de la plage que je souhaite remplir ;
Je fais glisser la poignée de recopie au début de la plage.
Riz. 12 (Remplissage des cellules avec poignée de remplissage)
Cependant, vous pouvez également spécifier vos propres séquences de données.
1 .6 Saisir une série de dates
Une série ordonnée de dates dans une ligne ou une colonne peut être spécifiée de plusieurs manières, mais la méthode la plus simple consiste à utiliser la commande Progression. À l'aide de cette commande, vous pouvez créer des séries de dates par incréments de jour, de semaine, de mois ou d'année.
Dans la cellule « C2 » je rentre la date « 04/01/02 » . J'appuie sur "Entrée". Je retourne à la cellule « C2 » ;
J'exécute la commande « Editer » « Remplir » « Progression ». Dans la boîte de dialogue « Progression » qui s'ouvre, dans le champ « Localisation », précisez « par colonnes ».
Dans le champ « Type » j’indique « Dates » . Dans le champ « Unités » j'indique « jour ». Dans le champ « Étape » j’indique « 1 » . Dans le champ « Valeur limite » je saisis « 04/07/02 » ; (Voir Fig. 13)
Riz. 13 (Utilisation de la commande de progression)
J'appuie sur le bouton "OK" . (Voir Fig. 14)
Riz. 14 (Saisie d'une série de dates à l'aide de la commande Progression)
2 . Définition des formats de bordure Et lignes
Les bordures sont utilisées pour mettre en évidence les titres, les totaux et les parties du tableau.
Sélectionnez la plage de cellules « A1 : G7 » ;
Dans le menu « Format », sélectionnez la commande « Cellules », puis dans la boîte de dialogue « Formater les cellules » qui s'ouvre (Voir Fig. 15), allez dans l'onglet « Bordure » ;
Je sélectionne les limites et le type de ligne souhaités. Je clique sur "OK". (Voir Fig. 16)
Riz. 15 (Boîte de dialogue Formater les cellules)
Riz. 16 (Résultat de l'application des limites)
2.1 Utiliser des bordures diagonales
Parfois, vous devez utiliser plus efficacement la cellule supérieure gauche d’un tableau, par exemple pour afficher simultanément un en-tête de ligne et de colonne. Dans Excel, vous pouvez utiliser la bordure diagonale disponible sous l'onglet Bordure de la boîte de dialogue Format de cellule pour créer une cellule avec deux en-têtes.
Pour ce faire, j'effectue les étapes suivantes :
Je sélectionne la cellule « A3 » et saisis environ 13 espaces ;
Je saisis « Examen n° » dans la cellule « A3 », l'inscription pour les en-têtes des colonnes du tableau .
Tout en maintenant la touche Alt enfoncée, j'appuie deux fois sur Entrée pour saisir deux sauts de ligne dans la cellule ;
Je saisis « Étudiant » , légende des en-têtes de lignes du tableau ;
J'appuie sur la touche « Entrée » ;
Je sélectionne à nouveau cette cellule, puis dans le menu « Format » je sélectionne la commande « Cellules » ;
Dans l'onglet « Bordures », sélectionnez le type de ligne et cliquez sur le bouton avec la bordure en diagonale vers le bas ;
Je vais dans l'onglet « Alignement » et coche la case « Word Wrap » ;
J'appuie sur le bouton OK . (Voir Fig. 17)
Riz. 17 (Utilisez des bordures diagonales)
3 . Fonctions élémentaires. Création de formules à l'aide de l'assistant de fonction
Les fonctions effectuent des calculs mathématiques courants ; Effectuez des calculs standard et d'autres manipulations de données en travaillant avec des formules et des valeurs. Les noms de fonctions se terminent toujours par des parenthèses, par exemple SUM(), AVERAGE()... Le nombre d'arguments dans une fonction peut varier. Les arguments, le cas échéant, sont mis entre parenthèses. Par exemple, la fonction SUUM() calcule la somme de toutes les valeurs spécifiées dans la liste des arguments de cette fonction (SUM (A1, B3, H4:J6, K7)).
Un argument est la valeur sur laquelle la fonction opère. Les arguments de la fonction sont mis entre parenthèses.
Les fonctions peuvent être saisies manuellement ou vous pouvez utiliser l'assistant de fonction.
Conclusion
Je pense que chaque utilisateur d'ordinateur personnel devrait être capable de travailler dans une feuille de calcul Microsoft Excel. Ce programme offre la possibilité de travailler avec des données comptables et vous permet d'effectuer des calculs rapidement et correctement.
Lors de la rédaction de l'ouvrage, j'ai essayé de révéler et de décrire les principes de base du travail avec un tableur : saisie et édition de données, création de listes, définition de formats, utilisation de fonctions et de formules.
Livres d'occasion
1. S.V. Glouchakov ; D.V. Lomotko; V.V. Melnikov. Formation « Travailler dans un tableur ». Kharkov « Folio », Moscou « Ast » 2001
2. A.Yu. Gaevsky « Informatique 7-11 niveaux. 2ème édition. Kiev "Maison d'édition ASK" 2004
3. V.V. Fedko; DANS ET. Plotkin « MS Office » Maison d'édition Kharkov « Ranok », « Vesta » 2003
4. S.V. Glouchakov ; COMME. Sérieux "Ordinateur personnel" 5ème édition. Kharkov "Folio"
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SAISIE ET MODIFICATION DE DONNÉES DANS MICROSOFT EXCEL
1. Saisie des données
Toutes les données saisies dans un tableau Microsoft Excel sont placées et stockées dans des cellules. Chaque cellule peut contenir jusqu'à 255 caractères. Excel utilise deux types de données : les constantes et les formules. Les constantes comprennent du texte, des valeurs numériques, y compris la date et l'heure, qui, une fois saisies, sont affichées dans une cellule du tableau et dans la zone de saisie de la barre de formule (Fig. 1). De plus, une cellule peut contenir soit un nombre, soit du texte, mais pas un nombre et du texte ensemble. Les formules définissent un algorithme de calcul dont les résultats sont affichés dans des cellules, et la formule elle-même, par laquelle le résultat est calculé, se trouve dans la zone de saisie de la barre de formule (Fig. 2).
Riz. 1. Constante dans une cellule du tableau.
Riz. 2. Affichez la formule dans le tableau.
Pour saisir des données dans une cellule, vous devez la sélectionner, puis commencer à saisir en appuyant sur les caractères requis sur le clavier. De plus, les fractions décimales sont saisies avec une virgule entre les parties entières et fractionnaires du nombre.
Vous pouvez saisir des données directement dans une cellule de feuille de calcul ou dans la zone de saisie de la barre de formule. Dans ce cas, les informations saisies sont affichées simultanément à ces deux endroits. Pour terminer la saisie des données dans une cellule, effectuez l'une des opérations suivantes :
1) appuyez sur les touches Entrée ou Tab ;
2) cliquez sur le bouton Entrée de la barre de formule ;
3) appuyez sur l'une des touches du curseur.
Par défaut, Microsoft Excel définit toutes les colonnes du tableau sur la même largeur. Par conséquent, lors de la saisie de grands nombres et d'un texte long, les derniers caractères soit « disparaissent » (si la cellule adjacente est pleine) (cellule B13 sur la figure 3), soit « rampent » sur la cellule adjacente (si elle est vide) (cellule E6 sur la figure 3). Mais les données saisies se trouvent dans la cellule et sont entièrement affichées dans la barre de formule. Dans de tels cas, vous devez modifier la largeur des colonnes (hauteur des lignes) automatiquement ou manuellement.
De plus, une cellule peut afficher ##### si elle contient un nombre qui ne rentre pas dans la colonne. Pour voir ce nombre, vous devez augmenter la largeur de la colonne.
Riz. 3. Afficher des données « longues » dans un tableau.
Pour modifier automatiquement la largeur de la colonne, placez le pointeur de la souris sur le bord droit de l'en-tête de la colonne afin qu'il ressemble à une croix avec une flèche à deux pointes, puis double-cliquez sur le bouton gauche de la souris.
Pour modifier manuellement la largeur de la colonne (hauteur de la ligne), vous devez placer le pointeur de la souris sur le bord droit de l'en-tête de la colonne (le bord inférieur de l'en-tête de la ligne) de manière à ce qu'il ressemble à une croix avec une flèche à deux pointes (Fig. .4) et, tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, faites glisser la bordure droite de l'en-tête de colonne (bordure inférieure de l'en-tête de ligne) vers un nouvel emplacement.
Riz. 4. Modifiez manuellement la largeur des colonnes.
Dans ce cas, l'info-bulle affichera
définir la largeur de la colonne. Il indique le nombre moyen de chiffres 0 à 9 dans la police par défaut qui tiendront dans la cellule, ainsi que la largeur de la colonne en pixels).
Afin de modifier la largeur de plusieurs colonnes à la fois, vous devez sélectionner les colonnes dont vous souhaitez modifier la largeur, puis faire glisser la bordure droite de l'en-tête de n'importe quelle colonne sélectionnée. De la même manière, vous pouvez modifier la hauteur de plusieurs lignes à la fois.
2. Saisie de données accélérée
DANS Dans Microsoft Excel, vous pouvez faciliter la saisie des données en utilisant la saisie semi-automatique, la sélection dans une liste et le remplissage automatique, ainsi qu'en utilisant une poignée de recopie.
La saisie semi-automatique termine la saisie de texte pour l'utilisateur. Lorsque vous saisissez des caractères dans une cellule, la saisie semi-automatique vérifie toutes les cellules de la colonne, en commençant par la cellule actuelle et en terminant par la première cellule vide. Si
il détectera un élément de donnée dans la colonne qui commence par les caractères saisis, puis les caractères restants seront saisis automatiquement selon le modèle trouvé.
Supposons qu'une colonne contienne une séquence de données textuelles, par exemple des noms de villes : Kiev, Chisinau, Kislovodsk. Leurs deux premières lettres sont les mêmes. Lorsque vous entrez les trois premières lettres de Kish dans une nouvelle cellule d'une colonne, la saisie semi-automatique insérera le mot Chisinau (Figure 5). Si vous devez saisir un autre mot, vous devez continuer à saisir les caractères restants. Si vous devez saisir le mot Chisinau, vous devez appuyer sur Entrée. La saisie semi-automatique facilite grandement la saisie de grandes quantités de données textuelles, en particulier lorsque les différences de mots commencent par la deuxième ou la troisième lettre.
Riz. 5. Outil de saisie semi-automatique.
La saisie semi-automatique ne fonctionne pas avec les valeurs numériques.
La fonction Sélectionner dans la liste est utilisée lorsque l'utilisateur sait que le texte requis a déjà été saisi dans l'une des cellules d'une colonne donnée. Pour ce faire, faites un clic droit sur la cellule active et sélectionnez Sélectionner dans la liste déroulante du menu contextuel. Une liste s'ouvrira sous la cellule active, qui présentera toutes les données textuelles saisies dans cette colonne (Fig. 6). L'utilisateur doit cliquer avec le bouton gauche sur l'élément de liste qui doit être placé dans la cellule active.
Riz. 5. Outil Sélectionnez dans la liste.
L'outil Sélectionner dans la liste, comme l'outil de saisie semi-automatique, fonctionne
uniquement avec le contenu des cellules de colonne non séparées par des cellules vides et ne fonctionne pas avec des valeurs numériques.
Pour remplir les cellules d'une ligne ou d'une colonne avec des valeurs en double, vous pouvez utiliser le remplissage avec marqueur de remplissage ( carré noir dans le coin inférieur droit de la cellule_ (Fig. 7).
Riz. 7. Remplissez le marqueur.
Pour ce faire, vous devez procéder comme suit :
1) entrez dans la cellule la valeur avec laquelle vous souhaitez remplir la ligne ou la colonne ;
2) sélectionnez à nouveau cette cellule ;
3) déplacez le pointeur de la souris sur le marqueur de remplissage afin que le pointeur de la souris se transforme en croix noire ;
4) Tout en maintenant enfoncé le bouton gauche de la souris, faites glisser le pointeur, qui prend la forme d'une croix, sur les cellules souhaitées de la ligne (colonne) (Fig. 8).
Pour remplir les cellules d'une ligne ou d'une colonne avec une séquence de nombres dans laquelle chaque nombre suivant diffère du précédent par la même valeur (progression arithmétique), vous pouvez :
1) saisir la valeur du premier terme de la progression arithmétique dans la cellule ;
2) saisir le deuxième terme d'une progression arithmétique dans la cellule adjacente d'une ligne ou d'une colonne ;
3) sélectionnez les deux cellules ;
4) en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, faites glisser le marqueur de remplissage vers la droite (si vous devez remplir les cellules de la ligne) ou vers le bas (si vous devez remplir les cellules de la colonne) (Fig. 9)
Riz. 9. Remplissage des cellules de colonne avec des valeurs de progression arithmétique à l'aide d'une poignée de remplissage.
De plus, pour définir une progression, vous pouvez utiliser le bouton Remplir dans le groupe Édition de l'onglet Accueil et dans la boîte de dialogue Progression qui apparaît, définir les paramètres d'une progression arithmétique ou géométrique.
Microsoft Excel vous permet de saisir des listes fréquemment répétées dans un tableau à l'aide de l'outil de saisie semi-automatique. Après installation, Microsoft Excel contient déjà des listes de jours de la semaine et de mois. Dans certains d'entre eux, leurs éléments sont des mots complets, tandis que dans d'autres, ce sont des abréviations généralement acceptées :
- janvier, février, mars, ..., décembre ;
- janvier, février, mars, …, décembre ;
- Lundi, mardi, mercredi, …, dimanche
Lun, mar, mer, …, dim.
Pour entrer automatiquement dans l'une de ces listes :
1) entrez le premier élément de la liste dans la cellule ;
2) sélectionnez cette cellule ;
3) Tout en maintenant enfoncé le bouton gauche de la souris, faites glisser le marqueur de remplissage vers la droite ou vers le bas (Fig. 10).
Riz. 10. Outil de remplissage automatique.
Si vous devez utiliser vos propres listes et non des listes intégrées, l'utilisateur peut les attribuer à la saisie semi-automatique. Pour ce faire, vous avez besoin de :
3) dans la boîte de dialogue Listes qui s'ouvre, dans le champ Listes, sélectionnez l'élément Nouvelle liste ;
4) cliquez dans le champ Éléments de la liste et entrez votre liste en utilisant la touche Entrée pour séparer les éléments de la liste (Fig. 11) ;
5) Après avoir précisé le dernier élément de la liste, cliquez sur le bouton OK.
Riz. 11. Créez votre propre liste de saisie semi-automatique.
Une nouvelle liste de saisie semi-automatique peut également être créée sur la base d'une liste déjà saisie.
V tableau de la liste des valeurs :
1) sélectionnez la plage de cellules contenant la liste ;
2) Dans le menu des boutons Office, cliquez sur le bouton Options Excel ;
3) dans la boîte de dialogue Options Excel qui s'ouvre, dans la section Basique, cliquez sur le bouton Modifier les listes ;
4) Dans la boîte de dialogue Listes qui s'ouvre, cliquez sur le bouton Importer.
5) Cliquez sur le bouton OK.
Riz. 12. Création d'une liste de saisie semi-automatique basée sur la liste de valeurs déjà saisies dans le tableau.
3. Édition des données
Les données saisies dans une cellule Microsoft Excel peuvent être modifiées directement au fur et à mesure de leur saisie. La modification des données déjà saisies peut être effectuée de deux manières - directement dans la cellule (pour ce faire, vous devez passer en mode édition) ou en utilisant la zone de saisie de la barre de formule. Pour passer en mode édition, vous pouvez soit double-cliquer sur la cellule, soit appuyer sur F2. Pour modifier des données à l'aide de la barre de formule, vous devez sélectionner la cellule et cliquer une fois dans la zone de saisie de la barre de formule. La modification des données dans une cellule est similaire à la modification du texte dans Microsoft Word. Pour supprimer un caractère situé à gauche du curseur, utilisez la touche Retour arrière, et pour supprimer un caractère situé à droite du curseur, utilisez Supprimer. En entrant et en
1. Saisie de données dans des cellules Excel
Les données sont toujours saisies dans la cellule active dotée d'une bordure noire. Lorsque vous démarrez Excel pour la première fois, la cellule A1 est active par défaut. Pour activer une autre cellule, vous devez y placer un cadre de sélection. Cela peut être fait en cliquant avec le bouton gauche de la souris ou en déplaçant le cadre vers la cellule souhaitée à l'aide des touches du curseur.
Une fois que vous avez sélectionné une cellule, vous devez y saisir du texte, un nombre ou une formule.
Les valeurs numériques peuvent contenir des nombres de 0 avant 9 , ainsi que des caractères spéciaux : + – E e ()., $% /
Pour saisir une valeur numérique dans une cellule, vous devez sélectionner la cellule souhaitée et saisir la combinaison de chiffres requise à l'aide du clavier. Les nombres que vous saisissez apparaissent à la fois dans la cellule et dans la barre de formule. Lorsque vous avez terminé de saisir, vous devez appuyer sur la touche Entrée. Après cela, le numéro sera écrit dans la cellule. Par défaut, après avoir appuyé sur Entrée, la cellule située une ligne en dessous devient active, mais à l'aide de la commande « Outils » – « Options », sur l'onglet « Modifier », vous pouvez définir la direction de transition requise vers la cellule suivante après avoir saisi, ou éliminer complètement la transition. Si, après avoir saisi un nombre, vous appuyez sur l'une des touches de navigation de cellule (Tabulation, Maj+Tab...), le nombre sera fixé dans la cellule et le focus de saisie se déplacera vers la cellule adjacente.
Les caractéristiques de saisie de valeurs numériques à l'aide de caractères spéciaux sont les suivantes.
1. Si vous devez saisir un nombre négatif, vous devez alors mettre un signe « – » (moins) devant le nombre.
2. Symbole E ou e utilisé pour représenter un nombre en notation scientifique. Par exemple, 5e3 signifie 5*1000, c'est-à-dire 5000.
3. Les nombres entre parenthèses sont interprétés comme négatifs, même s'il n'y a pas de signe moins devant le nombre. Ceux. (40) – pour Excel signifie -40.
4. Lors de la saisie de grands nombres, pour faciliter la présentation, vous pouvez saisir un espace (23 456,00) entre les groupes de chiffres. Dans ce cas, l'espace ne sera pas affiché dans la barre de formule, mais dans la cellule elle-même, le nombre aura un espace.
5. Utilisez le signe dollar ($) pour saisir le format monétaire.
6. Pour saisir le format de pourcentage, utilisez le signe de pourcentage (%).
7. Utilisez la barre oblique (/) pour saisir des dates et des fractions. Si Excel peut interpréter la valeur comme une date, telle que 1/01, alors la date dans la cellule sera le 1er janvier. Si vous devez représenter un tel nombre sous forme de fraction, vous devez alors saisir un zéro avant la fraction - 0 1/01. Une fraction représentera également un nombre qui ne peut pas être interprété comme une date, comme 88/32.
Parfois, vous devez saisir des nombres longs. Cependant, pour l'afficher dans la barre de formule, une notation exponentielle ne comportant pas plus de 15 chiffres significatifs est utilisée. La précision de la valeur est choisie pour que le nombre puisse être affiché dans la cellule.
Dans ce cas, la valeur dans la cellule est appelée valeur d’entrée ou d’affichage.
La valeur dans la barre de formule est appelée valeur stockée.
Le nombre de chiffres que vous saisissez dépend de la largeur de la colonne. Si la largeur n'est pas suffisante, Excel arrondit la valeur ou affiche les caractères ###. Dans ce cas, vous pouvez essayer d’augmenter la taille des cellules.
Lorsque vous saisissez des fractions décimales, vous devez utiliser une virgule. Excel traite les nombres contenant un point, un trait d'union ou une barre oblique comme des dates. Ainsi, si vous tapez 1,5, 1/5 ou 1-5 dans une cellule, le système reconnaîtra cette entrée comme le premier mai de l'année en cours, la transformant en 01.Mai. La date complète (au format jour, mois, année – 01/05/2007) est visible dans la barre de formule en mettant en surbrillance la cellule.
Si vous devez saisir une date contenant une autre année, vous devez saisir le nombre, le mois et l'année de manière séquentielle, séparés par un point, un trait d'union ou une barre oblique, par exemple 7.8.99, 25/6/0 ou 12-12-. 4. De ce fait, Excel placera les dates 07/08/1999, 25/06/2000 et 12/12/2004 dans les cellules. Les deux points sont utilisés pour saisir l’heure. Ainsi, si vous tapez 19h15 dans une cellule, Excel reconnaîtra cette entrée comme l’heure 19h15:00. Pour terminer votre saisie et passer à la cellule inférieure suivante, vous devez appuyer sur la touche Entrée ou utiliser la souris ou les touches du curseur pour vous déplacer vers d'autres cellules.
Si le texte que vous saisissez est plus large que la cellule, il chevauchera les cellules vides à droite, mais ne les remplira pas. S'il y a des données dans les cellules de droite, le texte saisi ne les chevauchera pas. Lorsque vous supprimez un cadre de sélection d'une cellule, le texte sera « coupé » en largeur, mais vous pourrez le voir en entier dans la barre de formule en cliquant sur la cellule. Cependant, il existe un moyen simple de supprimer le chevauchement en modifiant la largeur de la colonne contenant la cellule « incriminée ». Pour ce faire, passez votre souris sur la bordure droite de l'en-tête de colonne et lorsqu'elle ressemble à
, cliquez et faites glisser la bordure vers la droite jusqu'à ce que tout le texte soit affiché. Pour définir la largeur exacte de la colonne, vous devez regarder l'info-bulle lorsque vous faites glisser la bordure. Un moyen encore plus simple de définir la largeur souhaitée consiste à double-cliquer sur la bordure de l'en-tête de colonne.Vous pouvez visualiser le texte qui ne correspond pas à la largeur de la cellule d'une autre manière : en retournant à la ligne les mots en augmentant la hauteur de la ligne. Pour cela, cliquez sur la cellule problématique et sur l'onglet Accueil, dans le groupe Alignement, cliquez sur le bouton Habillage du texte
. Dans ce cas, la hauteur de la ligne dans laquelle se trouve la cellule sera augmentée afin que son contenu caché soit entièrement affiché. Pour déplacer le texte, selon les mots, la hauteur de la cellule peut être modifiée manuellement en la faisant glisser au-delà du bord de l'en-tête, comme dans le cas d'une colonne.Pour saisir des formules simples contenant uniquement des signes arithmétiques (+, –, *, /), vous devez procéder comme suit :
1. Cliquez sur la cellule dans laquelle vous souhaitez placer la formule.
2. Entrez le signe égal = (cela doit toujours être fait lors de la saisie de formules).
3. Ensuite, vous devez saisir les adresses des cellules dont les valeurs participeront au calcul. Pour ce faire, vous devez cliquer sur le premier. Dans ce cas, la cellule sera mise en évidence avec un cadre courant et son adresse apparaîtra dans la cellule d'entrée (Fig. 1, à gauche).
4. Après cela, tapez le signe arithmétique sur le clavier et cliquez pour sélectionner la deuxième cellule pour insérer son adresse (Fig. 4, à droite) ou tapez l'adresse sur le clavier, en passant à la disposition anglaise. Ensuite, appuyez sur Entrée pour terminer la saisie. En conséquence, le résultat du calcul sera affiché dans les cellules.
5. Il est possible de combiner plusieurs opérations arithmétiques en une seule formule. Si nécessaire, vous pouvez utiliser des parenthèses, comme pour la notation standard des expressions mathématiques. Ainsi, par exemple, si vous devez additionner les valeurs de deux cellules, puis diviser le résultat par le nombre dans la troisième cellule, sous la forme d'une formule, cela ressemblera à ceci : =(B2+C2)/ D2. Lors de la saisie d'une formule, les adresses de cellules doivent être spécifiées en cliquant ou en tapant manuellement.
Riz. 1 – Saisir une formule simple
2. Modification des données dans une cellule
L'édition des données dans une cellule s'effectue comme suit. Pour supprimer tout le contenu d'une cellule, sélectionnez-la en cliquant et appuyez sur la touche . Si vous devez saisir de nouvelles données dans une cellule remplie, il n'est pas nécessaire de supprimer les précédentes. Sélectionnez-le simplement et commencez à taper. Les anciennes données seront automatiquement remplacées.
Si une cellule contient un gros fragment de texte ou une formule complexe, il est alors irrationnel de les supprimer complètement pour apporter des modifications. Double-cliquez sur la cellule, cliquez pour placer le curseur dans la position souhaitée pour l'édition, apportez les modifications nécessaires et appuyez sur Entrée.
Si vous devez arrêter de modifier une cellule, mais que la modification a déjà commencé, appuyez simplement sur la touche Échap. Cela restaurera les données d'origine dans la cellule. Pour annuler une action déjà effectuée, utilisez le raccourci clavier standard + Z ou le bouton Annuler de la barre d'outils d'accès rapide.
Lorsque vous modifiez des valeurs dans des cellules référencées par une formule, le résultat du calcul dans la cellule contenant la formule sera automatiquement recalculé.
3. Cellules de saisie semi-automatique et de remplissage automatique
Souvent, lorsque vous remplissez un tableau, vous devez taper le même texte. La fonctionnalité de saisie semi-automatique d'Excel permet d'accélérer considérablement ce processus. Si le système détermine que la partie du texte en cours de saisie correspond à ce qui a été saisi précédemment dans une autre cellule, il remplacera la partie manquante et la surlignera en noir (Fig. 2). Vous pouvez être d'accord avec la proposition et passer au remplissage de la cellule suivante en cliquant, ou continuer à taper le texte souhaité, sans prêter attention à la sélection (si les premières lettres correspondent).
Riz. 2 – Remplissage automatique lors de la saisie de texte
Le mécanisme de remplissage automatique est pratique à utiliser dans les cas où vous devez saisir une séquence de données dans des cellules. Supposons que vous deviez remplir une ligne ou une colonne avec une séquence de nombres, chacun étant supérieur (ou inférieur) au précédent d'un certain montant. Pour éviter de le faire manuellement, vous pouvez procéder comme suit :
1. Vous devez saisir les deux premières valeurs d'une série de nombres dans deux cellules adjacentes afin qu'Excel puisse déterminer leur différence.
2. Sélectionnez les deux cellules.
3. Placez le pointeur de la souris sur le marqueur situé dans le coin inférieur droit du cadre de sélection. En même temps, cela prendra la forme d’un plus noir.
4. Cliquez et, tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, faites glisser le cadre jusqu'à ce que la valeur finale apparaisse dans l'info-bulle à côté du pointeur de la souris, qui sera placée dans la dernière cellule de la ligne. Vous pouvez faire glisser le cadre dans n'importe quelle direction.
5. Relâchez le bouton de la souris jusqu'à ce que la plage de cellules couvertes soit remplie.
La fonction AutoFill est très utile lors de la copie d'une formule dans une série de cellules. Grâce à la fonction AutoFill, vous pouvez saisir des formules dans les cellules en quelques secondes. Vous devez taper uniquement la première formule, puis faire glisser le cadre par le marqueur inférieur pour le copier sur toute la ligne.
Après avoir enregistré le classeur, vous pouvez saisir données dans les cellules d’une feuille de calcul. Entrée de données dans les cellules du tableau dans Excel 2007 se fait en trois étapes. La première étape est la sélection des cellules. La deuxième étape consiste à saisir les données depuis le clavier ou depuis le presse-papiers. La troisième étape est la confirmation de la saisie des données en appuyant sur la touche Entrée. Les données pouvant être saisies dans les cellules d'une feuille de calcul comprennent des nombres, des dates, des heures, des séries de données séquentielles, des formules et des données de caractères (texte).
En règle générale, les données sont saisies dans les cellules des feuilles de calcul Excel 2007 dans l'un des formats numériques. Si les données sont saisies sans tenir compte du format de cellule, alors par défaut Excel 2007 lui attribue le format - Général.
Saisie de données de caractères ou de texte
Il existe deux manières de saisir du texte dans une cellule : saisissez le texte à partir du clavier ou collez-le depuis le presse-papiers. Le texte de la cellule est aligné à gauche. Si le texte ne rentre pas dans une cellule, il est déplacé vers la cellule suivante, à condition qu'elle soit libre. Pour insérer le texte dans une seule cellule, vous devez augmenter la largeur de la colonne ou activer le retour à la ligne.
Saisir des chiffres
Les nombres dans la cellule sont alignés à droite. En règle générale, les nombres sont saisis dans une cellule dans l'un des formats intégrés.
Saisie d'une longue séquence de valeurs ou d'une série consécutive de données
Les opérations de saisie de séquences longues incluent : AutoFill et Row Fill. Pour utiliser la saisie automatique, vous devez saisir la première valeur de la séquence reconnue dans une cellule et sélectionner cette cellule.
Déplacez ensuite le pointeur de la souris sur le marqueur de remplissage (le carré noir en bas à gauche de la cellule sélectionnée), appuyez sur le bouton gauche de la souris et, tout en le maintenant enfoncé, faites glisser le long de la ligne ou de la colonne, puis relâchez le bouton de la souris. En conséquence, la zone sélectionnée sera remplie de données. Par exemple, janvier, février, mars, avril (Fig. 1).
Riz. 1.
Pour remplir une ligne, vous devez remplir deux valeurs de ligne, puis les sélectionner et utiliser le marqueur de remplissage pour développer la ligne.
Riz. 2.
Après avoir rempli une ligne, le bouton « Options de remplissage automatique » s'affichera à droite de la ligne (Fig. 3).
Riz. 3.
Lorsque vous cliquez sur le bouton, une liste de commandes réalisables sur les cellules de la ligne s'ouvre : copier une cellule ; remplir; remplir uniquement les formats et remplir uniquement les valeurs.
Pour remplir une série avec une progression arithmétique ou géométrique, utilisez l'outil « Remplir », qui est placé dans le groupe « Édition » de l'onglet « Accueil » (Figure 3a).
Riz. 3a.
Lorsque vous cliquez sur la commande "Progression...", la boîte de dialogue "Progression" s'ouvre (Figure 3b).
Riz. 3b.
Définissez les paramètres requis (emplacement, type, pas et limite) et cliquez sur OK.
Modification dans un classeur
Les opérations d'édition comprennent :
- modifier les données dans les cellules ;
- déplacer et copier des cellules et des blocs de cellules ;
- insérer et supprimer des cellules, des lignes, des colonnes et des feuilles ;
- rechercher et remplacer des données.
Pour modification des données dans les cellules vous devez double-cliquer sur la cellule en cours d'édition et, lorsque le curseur y est affiché, effectuer les opérations requises.
Déplacer et copier des cellules et des blocs de cellules. Lorsque vous déplacez une cellule ou un bloc de cellules, vous devez sélectionner cette cellule (bloc de cellules), un cadre en gras s'affichera autour d'elle. A noter que le nom de la cellule sélectionnée est affiché dans le champ nom.
Déplacez ensuite le pointeur de la souris sur le marqueur de cellule et lorsque l'image du pointeur passe d'une croix blanche à une flèche noire à quatre directions, appuyez sur le bouton gauche de la souris et, tout en le maintenant enfoncé, déplacez le pointeur de la souris vers la cellule souhaitée. Pour terminer l'opération, vous devez relâcher le bouton de la souris.
Il existe plusieurs façons d'insérer et de supprimer des cellules, des lignes et des colonnes. La première consiste à sélectionner les objets requis, puis à cliquer avec le bouton droit sur l'objet sélectionné. Un menu contextuel s'ouvrira dans lequel nous sélectionnons l'opération : Supprimer ou Insérer. Lorsque vous sélectionnez l'opération "Supprimer", la boîte de dialogue "Supprimer les cellules" s'ouvrira (Fig. 4).
Riz. 4.
Insérer et supprimer des cellules, des lignes et des colonnes peut également être effectué à l'aide des commandes « Insérer » et « Supprimer » du groupe « Cellules » de l'onglet « Accueil » (Fig. 5).
Riz. 5.
Vous pouvez ajouter ou supprimer des feuilles de calcul d'un classeur. L'insertion et la suppression de feuilles de calcul s'effectuent à l'aide des commandes du menu contextuel (Fig. 6) en cliquant avec le bouton droit sur l'onglet de la feuille. De plus, vous pouvez insérer une feuille de calcul en cliquant avec le bouton gauche sur l'icône « Insérer une feuille », située à droite des raccourcis de la feuille de calcul.
Riz. 6.
Rechercher et remplacer des données. Une feuille de calcul peut contenir plusieurs lignes. Vous pouvez rechercher et, si nécessaire, remplacer des données dans les cellules d'une feuille de calcul à l'aide de la boîte de dialogue Rechercher et remplacer. Cette boîte de dialogue est appelée par la commande "Rechercher et sélectionner" du groupe "Edition" de l'onglet "Accueil".
Thème 2.3. Logiciels de présentation et bases de la programmation bureautique
Thème 2.4. Systèmes de gestion de bases de données et systèmes experts
2.4.11. Base de données de formation avec le formulaire principal "Training_students" - Télécharger
Application Excel
2.2. Processeurs de feuilles de calcul
2.2.2. Modification et formatage de feuilles de calcul Microsoft Excel
Tout traitement d'informations commence par leur saisie dans un ordinateur. Vous pouvez saisir du texte, des nombres, des dates, des heures, des séries de données séquentielles et des formules dans des feuilles de calcul MS Excel.
La saisie des données s'effectue en trois étapes :
- sélection de cellules ;
- entrée de données;
- confirmation de la saisie (appuyer sur la touche Entrée).
Une fois les données saisies, elles doivent être présentées à l'écran dans un format spécifique. Il existe différentes catégories de codes de format pour présenter les données dans MS Excel.
Pour modifier les données d'une cellule, vous devez double-cliquer sur la cellule et modifier ou corriger les données.
Les opérations d'édition comprennent :
- supprimer et insérer des lignes, des colonnes, des cellules et des feuilles ;
- copier et déplacer des cellules et des blocs de cellules ;
- modifier le texte et les nombres dans les cellules.
Les opérations de formatage comprennent :
- changer le format des nombres ou la façon dont les nombres sont représentés ;
- modifier la largeur des colonnes ;
- alignement du texte et des nombres dans les cellules ;
- changer la police et la couleur ;
- Sélection du type et de la couleur de la bordure ;
- Remplissage des cellules.
Saisir des chiffres et du texte
Toute information traitée sur un ordinateur peut être représentée sous forme de chiffres ou de texte. Par défaut, Excel saisit les nombres et le texte au format Général.
Saisir du texte
Le texte est toute séquence de caractères saisie dans une cellule qui ne peut pas être interprétée par Excel comme un nombre, une formule, une date ou une heure. Le texte saisi est aligné à gauche dans la cellule.
Pour saisir du texte, sélectionnez la cellule et saisissez le texte à l'aide du clavier. Une cellule peut contenir jusqu'à 255 caractères. Si vous devez saisir des nombres sous forme de texte, sélectionnez les cellules, puis sélectionnez la commande Format / Cellules. Ensuite, sélectionnez l'onglet « Nombre » et sélectionnez Texte dans la liste des formats qui apparaît. Une autre façon de saisir un nombre sous forme de texte consiste à le faire précéder d'une apostrophe.
Si le texte ne rentre pas dans la cellule, vous devez alors augmenter la largeur de la colonne ou autoriser le retour à la ligne (Format / Cellules, onglet Alignement).
Saisir des chiffres
Les données numériques sont des constantes numériques : 0 - 9, +, -, /, *, E, %, point et virgule. Lorsque vous travaillez avec des nombres, vous devez pouvoir modifier le type de nombres saisis : le nombre de décimales, le type de partie entière, l'ordre et le signe du nombre.
Excel détermine indépendamment si les informations saisies font référence à un nombre. Si les caractères saisis dans la cellule concernent du texte, alors après avoir confirmé la saisie dans la cellule, ils sont alignés sur le bord gauche de la cellule, et si les caractères forment un nombre, alors sur le bord droit de la cellule.
Saisir des séries de données consécutives
Les séries de données sont des données qui diffèrent les unes des autres par un pas fixe. Cependant, les données ne doivent pas nécessairement être numériques.Pour créer des séries de données, vous devez procéder comme suit :
- Entrez le premier terme de la série dans la cellule.
- Sélectionnez la zone où la ligne sera située. Pour ce faire, vous devez déplacer le pointeur de la souris sur le marqueur de remplissage, et à ce moment-là, lorsque la croix blanche devient noire, appuyez sur le bouton gauche de la souris. Ensuite, tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, vous devez sélectionner la partie souhaitée de la ligne ou de la colonne. Après avoir relâché le bouton de la souris, la zone sélectionnée sera remplie de données.
Format des données
Les données dans MS Excel sont affichées à l'écran dans un format spécifique. Par défaut, les informations sont affichées au format Général. Vous pouvez modifier le format de présentation des informations dans les cellules sélectionnées. Pour cela, exécutez la commande Format/Cellules.
La boîte de dialogue « Formater les cellules » apparaîtra, dans laquelle vous devez sélectionner l'onglet « Nombre ». Sur le côté gauche de la boîte de dialogue « Formater les cellules », dans la liste « Formats de nombres », vous pouvez voir les noms de tous les formats utilisés dans Excel.
Riz. 1.
Pour chaque format de catégorie, une liste de ses codes est fournie. Dans la fenêtre « Type » de droite, vous pouvez visualiser tous les codes de format utilisés pour présenter les informations à l'écran. Pour représenter les données, vous pouvez utiliser les codes de format intégrés de MS Excel ou saisir votre propre code de format (personnalisé). Pour saisir un code de format, sélectionnez la ligne (tous formats) et saisissez les caractères du code de format dans le champ de saisie « Type ».
Style de présentation des données
Une façon d’organiser les données dans Excel consiste à introduire un style. Pour créer un style, utilisez la commande Format / Style. L'exécution de cette commande ouvre la boîte de dialogue « Style ».