Bien entendu, chaque fax est toujours accompagné d’instructions. Mais il n'est pas stocké dans tous les cas. Étant donné que les principes de fonctionnement des appareils de toutes les entreprises sont les mêmes, les connaissant, vous pouvez facilement comprendre cette affaire. Alors, comment envoyer un fax ?
Il convient de noter d'emblée que le plus souvent, plusieurs personnes dans une entreprise utilisent un fax en même temps. Pour vous assurer que votre lettre est bien reçue par le destinataire, assurez-vous de rédiger une lettre de motivation. La lettre d'accompagnement doit contenir les informations suivantes :- fonction et nom complet destinataire;
- de brèves informations sur le contenu de la lettre, ainsi que le nombre de pages jointes ;
- Nom et prénom Et numéro de contact le numéro de téléphone de l'expéditeur (au cas où le destinataire souhaite envoyer un fax en réponse ou un contact pour clarifier les données).
Il est désormais possible d'envoyer un fax en utilisant boîte aux lettres. Cependant, seuls les fax modernes prennent en charge cette fonction, donc avant d'envoyer de cette manière, vérifiez ce point auprès du destinataire. Et rappelez-vous que transférer un secret ou informations personnelles
n'est possible que si vous êtes sûr que la personne à qui elle est adressée se trouve à l'autre bout du fil. Il n’est pas rare non plus que la machine du destinataire soit configurée pour recevoir automatiquement les messages. Alors appelle
numéro personnel
le destinataire et l'informer du transfert du document. Si vous rencontrez ce problème pour la première fois au cours de votre travail, vous devez alors y remédier le plus rapidement possible afin de commencer à travailler à temps plein au profit de l'entreprise. Dans l'article, nous décrirons le principe de fonctionnement d'un fax, comment l'utiliser correctement et quels sont les principaux dysfonctionnements du fax que l'on peut rencontrer dans le travail quotidien., avec lequel vous pouvez recevoir et recevoir des documents à n'importe quelle distance. Dans le même temps, au cours de son travail, il s'agit de numériser un document, de convertir les données en signaux électriques, de les chiffrer et de les envoyer via des canaux. communication téléphonique. Au moment de la réception, le fax fonctionne comme un modem et une imprimante : il décrypte le signal reçu et imprime le document sur papier.
Comment recevoir un fax ?
Pour comprendre comment utiliser un fax, vous devez comprendre étape par étape la réception et la transmission des documents. Commençons par la réception. Disons tout de suite que c'est facile à faire. Vous pouvez recevoir des fax manuellement ou mode automatique.
Mode manuel : vous décrochez le téléphone, entendez la phrase « Recevoir un fax », répondez « J'accepte » et appuyez sur le bouton vert. Il ne reste plus qu'à attendre la publication complète du document. N’oubliez pas de vérifier immédiatement la qualité d’impression et la lisibilité du texte, puis de confirmer la réception et de raccrocher ensuite seulement.
En mode automatique, vous configurez le nombre de bips après lesquels l'appareil commencera à recevoir des messages. Ce mode est pratique pour les fax dédiés ou pour les fax téléphoniques en l'absence du collaborateur chargé de la réception.
Comment envoyer un document par fax ?
Pour envoyer correctement un fax, vous devez connaître le numéro de téléphone de l'abonné. Avant de commencer à l'appeler, vous devez vous préparer à l'avance : insérez le document dans le combiné avec le texte vers le bas, assurez-vous qu'il repose à plat, sans distorsion, et composez le numéro. Ensuite, vous demandez si la personne est prête à recevoir un fax de votre part, et lorsque vous recevez une réponse positive, cliquez sur le bouton « Fax/Démarrer ».
Ensuite, demandez à votre interlocuteur si le fax est arrivé, s'il est lisible et fluide. Vous pouvez maintenant vous déconnecter. Dans un numéro 
Dans ce cas, vous devez indiquer vos coordonnées lors de la réception et de l'envoi de fax : « fax reçu/fax envoyé... » et votre nom complet.
Si le fax n'accepte pas les documents
Les dysfonctionnements typiques d'un fax incluent du papier coincé, le rouleau est vide, le document envoyé n'est pas capturé, un fax vierge ou noir. Si vous n'êtes pas sûr de vos connaissances sur les subtilités de la résolution de ces problèmes, contactez plus des gens bien informés pour obtenir de l'aide. Au fil du temps, vous apprendrez tout vous-même et travailler avec cet appareil deviendra un plaisir total.
Depuis un ordinateur, il ne perd pas de sa pertinence, malgré l'utilisation généralisée d'Internet et la commodité qu'offre l'envoi de documents par e-mail.
Des progrès lents
De nombreuses organisations utilisent divers télécopieurs dans leur propre flux de documents. Il est difficile de dire sans équivoque quelle est exactement la cause de cela. Il peut s'agir de la peur d'apprendre quelque chose de nouveau, car ordinateur personnel Pour un grand nombre de représentants de l’ancienne génération, cela reste un dispositif incompréhensible.
Peut-être que la nostalgie de la déclaration sacramentelle « Je commence ! » a joué un rôle à cet égard. Pour les raisons décrites ci-dessus, des situations surviennent souvent lorsqu'une personne a un besoin urgent d'envoyer un document à l'une ou l'autre organisation, mais qu'il n'y a pas de fax à portée de main et que le destinataire n'a jamais utilisé le courrier électronique. A ce moment-là, la question se pose : comment envoyer un fax via un ordinateur ?
Que faut-il pour une solution ?
Pour atteindre cet objectif, vous pouvez utiliser un modem fax externe ou interne, ainsi que la fonction Communications et fax du système d'exploitation Windows. Cependant, ces modems prennent en charge le fonctionnement lorsqu'ils sont connectés au réseau commuté, qui est utilisé par peu de personnes. C'est pourquoi la meilleure solution peut devenir programme spécial envoyer des fax à partir d'un ordinateur ou d'un service.
Il existe même des sites Web spéciaux qui proposent ce service. Leurs adresses peuvent être facilement trouvées sur Internet. Ces projets peuvent être divisés en ceux qui fournissent leurs services gratuitement, ainsi qu'en ceux qui effectuent des actions similaires moyennant des frais.
Comment envoyer un fax depuis un ordinateur à l'aide du service FreePopFax
Le site portant le nom approprié fonctionne en 7 langues, dont le russe, ce qui peut être considéré comme une commodité supplémentaire. Une fois sur page d'accueil ressource, vous devez indiquer le pays du destinataire, le numéro de fax d'envoi, propre adresse email : il recevra un rapport sur le résultat de l'envoi du fax.
Vous pouvez télécharger le document que vous envoyez dans de nombreux formats d'image (gif, png, tiff, jpeg ou jpg). Après cela, vous devez entrer un spécial le code de vérification, puis cliquez sur le bouton « Confirmer », et n'oubliez pas de cocher la case indiquant que vous acceptez les termes et conditions d'utilisation du service. A noter : une fois le fax envoyé, un rapport sur les résultats de l'envoi sera envoyé à l'adresse e-mail que vous avez indiquée.
Comment envoyer un fax depuis votre ordinateur à l'aide de MyFax
Ce service est presque similaire au précédent, cependant, la langue russe n'est pas prise en charge par le site. Mais même avec un minimum de connaissances Interface en anglais intuitif et simple. Seuls les champs marqués d'un astérisque rouge sont obligatoires. L'élément À concerne le numéro de fax du destinataire. Dans le bloc De suivant, indiquez l'adresse e-mail à laquelle vous souhaitez envoyer le rapport d'expédition. Quant à la troisième fenêtre, vous devez joindre document requis, et pour terminer l'envoi d'une télécopie depuis votre ordinateur, appuyez sur ENVOYER FAX. Après cela, vous devriez recevoir une lettre à votre adresse e-mail contenant un lien pour confirmer l'opération. Vous devez vous rendre à l'adresse indiquée.
Télécopie payante avec Labnt
Voyons maintenant comment envoyer correctement un fax en utilisant le service payant Labnt. Tout d’abord, vous devez vous inscrire sur le site du même nom. Ensuite, vous devez aller à compte personnel, puis rechargez votre solde d'une manière qui vous convient. Une fois les fonds arrivés sur votre compte, utilisez le lien « Envoyer un fax ».
Une fenêtre s'ouvrira devant vous dans laquelle vous devrez sélectionner un document prêt à être envoyé, indiquer le numéro du destinataire du fax, le nombre de tentatives d'envoi, ainsi que le numéro de suivi (si nécessaire) et cliquer sur « Envoyer ». Vous pouvez suivre l'état d'envoi dans cette fenêtre à l'aide du tableau situé un peu plus bas, juste périodiquement dans votre navigateur.
Projet FaxService et ses capacités
Envoi d'une télécopie à l'aide de ce service similaire à l’option décrite ci-dessus. Vous devez passer par une simple inscription, rendez-vous sur bureau virtuel, transférez des fonds sur votre solde et commencez à envoyer des fax. Le prix de l'envoi d'un fax en Russie peut varier selon les régions, mais ne dépasse pas dix roubles. La tarification par page a été introduite.
Dans ce cas, le paiement n'est facturé que pour les pages envoyées avec succès. Vous pouvez connaître les résultats de l'envoi grâce à un tableau de statistiques spécial. Le site propose un mode d'envoi de fax par différents numéros, qui peut être facilement téléchargé au format de fichier CSV.
Une difficulté qui surgit parfois lors de l'utilisation des services décrits est la réception d'un fax lorsque mode manuel. Tous les employés de bureau qui décrochent le téléphone et entendent les sons particuliers d'un fax ne peuvent pas penser à appuyer sur le bouton « Démarrer » pour commencer à recevoir. Dans ce cas, préliminaire coup de filà l'organisation souhaitée avec une demande de mise en mode travail de leur fax.
Programme FaxManager
À l'aide du programme, vous pouvez envoyer des fax en masse. La gestion s'effectue via une interface Web spéciale. La progression de l'expédition peut être suivie en temps réel. En conséquence, le système fournit un rapport complet de tous les fax non livrés et livrés. Vous n'aurez pas à payer pour les tentatives d'envoi qui échouent.
Il n'y a pas non plus de frais de connexion à l'abonné. Le prix par page s'applique uniquement aux fax livrés avec succès. Les documents qui ne sont pas parvenus au destinataire sont marqués d'une manière spéciale et peuvent être renvoyés au destinataire. Vous pouvez créer vous-même le nombre de mailings requis. Le nombre de fax envoyés n'est pas limité.
Il est possible d'envoyer des newsletters personnalisées. Le processus peut être entièrement automatisé ; il vous suffit de spécifier le fax, ainsi que la liste des destinataires et l'heure d'envoi. Le programme vous permet d'envoyer sans même accéder au navigateur Internet. Il existe un pilote d'imprimante intégré, ainsi qu'un texte et formats graphiques au nécessaire.
Nous avons donc compris comment envoyer un fax depuis un ordinateur, nous espérons que nos conseils vous ont été utiles. Naturellement, nous avons pu comprendre le travail de tous les services qui fournissent des services similaires. Il existe trop de projets similaires, il n’est donc pas possible de tous les lister. Cependant, nous nous sommes concentrés sur les ressources les plus pratiques et les plus accessibles qui répondent à la question de savoir comment envoyer un fax depuis un ordinateur.
Malgré la prévalence croissante d'Internet et la commodité évidente liée à l'envoi de divers documents par courrier électronique, de nombreuses organisations continuent d'utiliser divers télécopieurs dans leur flux de documents. Il est difficile de dire quelle est la cause de cela. Soit la peur de maîtriser quelque chose de nouveau (pour beaucoup de personnes de l’ancienne génération, un ordinateur reste quelque chose de difficile à comprendre), soit peut-être la nostalgie de la phrase sacramentelle « Je commence !
Pour cette raison, il arrive souvent que vous ayez un besoin urgent d'envoyer un document à une certaine organisation, mais que vous n'ayez pas de fax et que l'autre partie n'ait jamais entendu ou utilisé le courrier électronique. Que faire dans cette situation et est-il possible d'envoyer un fax depuis un ordinateur ?
Pour résoudre ce problème, vous pouvez utiliser un modem fax interne ou externe et le composant Communications et Fax de la distribution système opérateur Fenêtres. Mais à notre époque, cela n'est pratiquement plus d'actualité, puisque ces modems fonctionnent sur une connexion Internet commutée, qui vit tranquillement ses jours et est rarement utilisée par quiconque.
La meilleure option serait d'utiliser divers services pour envoyer des documents numérisés par fax. Les adresses des sites Internet de ces services peuvent être facilement trouvées sur Internet, mais pour vous faire gagner du temps, nous vous proposerons les adresses de ces services et vous donnerons brèves instructions sur leur utilisation. Parmi eux, il y aura deux sites qui fourniront ce service gratuitement, et deux autres qui feront de même contre de l'argent.
Prestations gratuites pour envoyer une télécopie à partir d'un ordinateur.
Prestations payantes.
Ce site dispose également d'un mode d'envoi de fax par différents numéros, qui doit être téléchargé sous forme de fichier CSV.
La seule difficulté qui peut survenir lors de l'utilisation de l'un des services décrits est la réception manuelle des fax. Tous les employés de bureau qui décrochent le téléphone et entendent les sons caractéristiques d'un fax ne sont pas assez intelligents pour appuyer sur le bouton « Démarrer » pour commencer à recevoir. Dans ce cas, un appel préalable à cette organisation et veuillez mettre leur télécopieur en mode automatique.
L'article décrit les fonctionnalités d'utilisation des fax, vous aide à faire un choix lors de l'achat et à résoudre les problèmes qui surviennent au cours du processus.
Qu'est-ce qu'un fax ? Qui est envoyé et où ?
En gros, la communication par fax ou télécopie a été inventée il y a environ 100 ans, au début du 20e siècle. Bien que le principal boom du fax ait eu lieu dans les années 80 du siècle dernier, le fax reste encore aujourd'hui un attribut inchangé de tout bureau, malgré le développement rapide des technologies Internet. Fax n'est qu'une abréviation du latin « fac simile », qui signifie « faire de même », « faire un duplicata ».
Comment comparer le travail du fax ? N'entrons pas dans les détails périphérique interne, et pour plus de simplicité, comparons un fax à un travail trois appareils: scanner, modem et imprimante. Lorsqu'un fax est envoyé, l'appareil numérise le document à l'aide de capteurs de lumière, convertit l'image résultante en signaux électriques et l'envoie sous forme cryptée via les canaux de communication téléphone/fax. En mode modem et imprimante, le fax fonctionne dès qu'il reçoit un document. Les données reçues via les lignes de communication sont décryptées et imprimées sur papier.
Aujourd'hui, cette tâche est beaucoup plus facile à réaliser à l'aide d'un scanner et d'un courrier électronique. Cette méthode nécessite moins de temps et le résultat obtenu en face arrière le document sera beaucoup plus proche de l’original. Cependant, il existe des situations où Internet est temporairement ou complètement indisponible, ou où le destinataire a besoin d'une copie du document envoyé par fax.
C'est alors que le bon vieux télécopieur nous aidera, avec les fonctionnalités de fonctionnement et de contrôle dont nous deviendrons plus familiers.
Première fois - premier fax
Vous vous retrouvez donc dans une situation très peu enviable : lors de votre premier jour de travail, votre première tâche était d'envoyer/recevoir un fax. Vous n'avez jamais vu un télécopieur de votre vie auparavant. Afin de ne pas tomber sur la face et d'éviter la réponse « Je ne sais pas », nous décrirons en détail le processus d'envoi d'un fax afin que la première fois vous ne vous retrouviez pas avec des erreurs ridicules ou des questions inutiles à l'équipement. .
Nous acceptons les fax
Recevoir un fax est le plus opération simple parmi tous disponibles. Vous pouvez recevoir une télécopie manuellement ou automatiquement.
Le mode manuel implique la procédure suivante : décrocher le téléphone, entendre en réponse la phrase « Veuillez accepter un fax » ou un signal de fax caractéristique, répondre « Accepter/démarrer » ou à la manière de Youri Gagarine - « Allons-y ! », appuyé sur le bouton vert « Fax/ » Start" et attendez l'impression complète du fax. Vous ne devez pas raccrocher immédiatement, car il faut vérifier la lisibilité et les distorsions du document reçu, confirmer à l'émetteur que tout s'est bien passé et parfois indiquer votre fonction et votre nom.
Le mode automatique nécessite un réglage unique du nombre de bips, après quoi l'appareil recevra automatiquement les télécopies. La plupart des modèles ce paramètre se trouve dans le menu « Fax-Options-Nombre de sonneries ». Et pour passer le fax en mode automatique il y a un bouton dédié sur le panneau de commande. Le mode automatique convient aussi bien aux télécopieurs dédiés qu'aux télécopieurs laissés sans surveillance la nuit, le week-end ou les jours fériés.
Envoyer un fax
Un peu plus tâche difficile, mais seulement parce qu'il faut composer le numéro de l'abonné et naviguer dans la situation.
Donc, d'abord, insérez le document que vous envoyez dans le récepteur avec le texte vers le bas jusqu'à ce que le fax saisisse la feuille et la fasse avancer un peu. Si le format du papier est différent du format standard, déplacez les guides papier vers les bords du papier pour éviter que le document ne s'incline lors de l'envoi. Ensuite, composez le numéro de l'abonné et attendez une réponse. La réponse peut être un signal de fax, si le fax est configuré en mode automatique à l'autre bout de la ligne, ou peut être la voix de l'abonné, qui devrait se contenter de la phrase « Veuillez accepter le fax ». Une fois que les sons du fax apparaissent dans le combiné, vous pouvez appuyer en toute sécurité sur le bouton « Fax/Démarrer » et observer le processus « d'absorption » du document par le fax.
Des modèles de fax plus modestes permettent d'envoyer une feuille à la fois, ce qui oblige à « recommencer » après chaque feuille envoyée. Prévenez l'abonné à l'avance que vous enverrez plusieurs feuilles. Les modèles de fax modernes et certains anciens disposent d'un chargeur de documents et peuvent envoyer plusieurs feuilles à la fois.
Nous faisons une photocopie.
Ne soyez pas surpris, mais ce n'est pas un péché de recourir à une telle astuce lorsque le copieur du bureau est en panne et que vous avez besoin d'une copie à tout moment. Nous avons mentionné plus tôt qu'un fax est à la fois un scanner et une imprimante. De nombreux modèles ont donc bouton séparé« Copier », en cliquant sur lequel vous pourrez faire une photocopie le document requis, parfois même en choisissant la qualité de copie.
Problèmes courants de télécopie
Oui, il ne fait aucun doute que tout équipement que nous utilisons présente des dysfonctionnements. Tout irait bien, mais ces dysfonctionnements apparaissent aux moments les plus inopportuns - la « loi de Murphy » en action. Autrement dit, lorsque chaque seconde compte, le télécopieur peut mal fonctionner et refuser d'accepter ou d'imprimer un document. Afin de réagir rapidement et rapidement pour corriger la panne, nous examinerons les principaux dysfonctionnements qui surviennent avec un télécopieur et les méthodes pour les éliminer.
Le fax ne montre aucun signe de « vie »
Le fax fonctionne sur secteur. Vérifiez si le câble du fax est branché dans la prise. Si vous disposez d'un fax GSM portable, vous devez charger ou remplacer la batterie intégrée.
Il y a une ligne rouge sur le papier.
La bande rouge indique la fin du papier thermique dans le rouleau. Ne vous précipitez pas pour annuler le fax reçu, car vous aurez 2 à 3 feuilles A4 supplémentaires en stock. De plus, les modèles de fax modernes disposent d'une mémoire intégrée, ce qui vous permet de recevoir et d'enregistrer plusieurs dizaines de pages sans papier. Après avoir remplacé le rouleau de papier, l'impression sera effectuée à partir de la mémoire de l'appareil.
Le papier était mâché.
Si vous voyez une telle situation, ne vous précipitez pas pour retirer brusquement la feuille collée afin qu'elle ne se déchire pas. Les rouleaux de prise maintiennent généralement bien la feuille, mais avec une force forte, lente et uniforme, ils tournent et libèrent la feuille coincée. Il est également possible que le papier rouleau sur lequel la télécopie reçue est imprimée se bloque. Dans ce cas, vous devez ouvrir le capot du fax et retirer la partie froissée.
Le fax ne capture pas le document envoyé.
Cette situation arrive souvent. Des débris, un trombone ou d'autres fournitures de bureau auraient pu pénétrer dans le réceptacle à documents. Si possible, retirez les corps étrangers avec une pince à épiler, un aimant, un aspirateur de voiture doté d'un accessoire spécial ou secouez soigneusement les débris en retournant le fax.
Le fax reçu est difficile à voir.
La raison est soit du côté de l’expéditeur (le document envoyé n’est pas très contrasté), soit de votre côté (le toner d’impression s’épuise, l’unité de fusion est défectueuse). Demandez à l'expéditeur de renvoyer ou vérifiez votre télécopieur pour déceler des problèmes et du toner dans la cartouche.
Le fax n'est pas arrivé complètement.
L'envoi du fax doit être répété ; la tentative précédente peut avoir échoué en raison d'une panne de la ligne de communication.
Le destinataire du fax reçoit un fax vierge.
Dans ce cas, il est fort probable que vous insérez la feuille de papier du mauvais côté ou que l'autre personne soit à court de toner dans le fax. N'oubliez pas que le document que vous envoyez doit être inséré avec le texte vers le bas. Dans le pire des cas, le scanner du fax est défectueux - un chemin direct vers le centre de service.
Le destinataire du fax reçoit un fax entièrement noir.
Le problème est de votre côté : la lampe de numérisation ou l'unité du scanner est défectueuse et doit être réparée à centre de services.
Le document en cours d'envoi est coincé (il manque quelques lignes au destinataire).
Ces problèmes sont la conséquence de rouleaux-broches usés. Pour résoudre le problème, vous devez restaurer ou remplacer les rouleaux d'alimentation dans un centre de service.
Des stries blanches apparaissent sur le document reçu, mais cela ne se produit pas en mode copie.
Le problème ne vient pas de vous, mais de l’émetteur.
Gauche ou côté droit le document reçu n'est pas imprimé.
Le mécanisme de pression du papier contre la règle thermique est défectueux. Une réparation sera nécessaire dans un centre de service.
Il est impossible d'envoyer/recevoir un fax, même si le fax fait des copies.
Problème avec l'unité d'interface fax avec la ligne téléphonique. Une réparation par un technicien qualifié sera nécessaire pour résoudre le problème.
Comment?
Nous répondrons à un certain nombre de questions que vous devrez poser au moins une fois à vos collaborateurs ou à votre moteur de recherche. système Google. Nous vous donnerons les réponses maintenant afin que vous puissiez vous sentir libre lors de vos fax à l'avenir.
Comment ouvrir le capot du fax ?
L'une des questions les plus courantes. La réponse est un petit bouton, généralement sur le panneau latéral droit du télécopieur. Appuyez à fond et le couvercle s'ouvrira automatiquement. Pour fermer, abaissez le couvercle jusqu'à ce qu'il s'enclenche.
Comment recharger un fax avec du toner/encre ?
Si le fax cesse d'imprimer ou si la qualité des documents reçus s'est sensiblement détériorée, cela signifie qu'il n'y a plus d'encre ou que certains éléments sont défaillants. Selon modèle spécifique fax, les étapes pour résoudre le problème sont différentes.
a) Le télécopieur imprime sur du papier thermique. Dans ce cas, c'est probablement corrompu élément chauffant le « développement » du texte sur du papier thermique et les réparations dans un centre de service ne peuvent être évités.
b) Télécopie de impression laser(généralement un MFP avec une fonction fax). La cartouche de l'appareil doit être remplie de toner. Cette opération Vous pouvez le faire vous-même, mais cela nécessitera beaucoup de compétences et d'expérience pour travailler avec un tel équipement. Il est préférable de recharger la cartouche dans un centre de service.
c) Télécopie par transfert thermique. La ressource du ruban thermique, qui transfère l'image résultante sur papier, est d'environ 250 feuilles au format A4. Pour reprendre l'impression, il suffit d'acheter un nouveau rouleau de ruban thermique.
Comment insérer un nouveau rouleau de papier thermique ?
1. Ouvrez le capot du télécopieur. 2. Retirez le rouleau de carton vide du rouleau usagé. 3. Déballez le nouveau rouleau : retirez le film plastique et détachez le bord collé. 4. Placez le rouleau dans le compartiment à papier en le déroulant de 15 à 20 cm afin que le papier dépasse du compartiment. 5. Fermez le capot du télécopieur.
Comment faxer un très gros ou un très petit document ?
Il arrive que vous deviez envoyer littéralement un paragraphe de texte ou un peu plus d'une feuille par fax. Dans le premier cas, coupez le paragraphe que vous envoyez de la feuille ou pliez la feuille en deux - cela permettra d'économiser du papier pour le destinataire et du temps d'envoi. Dans le cas d'un document volumineux, afin de ne pas « démarrer » l'envoi d'un fax deux fois, immédiatement après la première feuille (superposée) envoyer le fragment manquant du document ou la 2ème feuille entière. Modèles modernes Les télécopieurs eux-mêmes capturent la deuxième feuille et les feuilles suivantes du document.
Comment puis-je m'assurer que le destinataire peut savoir d'où provient le fax ?
La première étape consiste à saisir ces données dans la mémoire du fax. Cela ressemblera à ceci : en haut du document envoyé, le destinataire aura le nom de votre institution, le numéro de téléphone et d'autres données imprimées. Entrez vous-même ces données dans la mémoire de votre fax, en utilisant le mode d'emploi de votre modèle spécifique.
Pourquoi faire ça ? Premièrement, c'est pratique pour le destinataire : il saura toujours de qui provient le fax, même après pendant longtemps. Deuxièmement, vous pouvez transmettre un fax en toute sécurité si le fax du destinataire fonctionne automatiquement sans personne en direct qui vous demandera qui transmet tel ou tel document et pourquoi.
Quel modèle de fax est préférable de choisir ?
Examinons de plus près ce que l'on trouve aujourd'hui dans les rayons des marchés technologiques et des boutiques en ligne dans la section « Fax/Téléphonie », ainsi que les différences fondamentales entre les modèles spécifiques.
Ainsi, la première chose que vous devez décider lors du choix d'un fax est le type d'impression des fax reçus. Ce point est important et, en fait, c'est le principal, puisque toutes les autres fonctions de fax sont proches du standard.
Les types d'impression sont les suivants : impression laser, transfert thermique, impression sur papier thermique. Chaque méthode d'impression présente ses propres avantages et inconvénients, que nous décrirons plus en détail.
Impression sur papier thermique. Ne nécessite pas de remplissage de toner consommables uniquement du papier thermique sur lequel un mécanisme spécial « brûle » le texte d'un fax reçu. L’inconvénient du papier thermique est sa fragilité. Au fil du temps, le papier jaunit et le motif peut s'estomper sensiblement. Ne convient pas au stockage de documents à long terme.
Impression laser. En fait, ce sont les mêmes documents imprimés sur une imprimante dont la durée de conservation est illimitée, et les seuls ennemis identifiables sont les gouttes de liquide qui peuvent brouiller l'impression. Le type d'impression le plus économique. L'impression laser se retrouve principalement dans les MFP dotés d'une fonction fax.
Transfert thermique. Grâce à la méthode de presse à chaud, le fax reçu est transféré (comme du papier calque) sur du papier. La qualité du document est comparable à celle de l’impression laser/jet d’encre, mais le coût est bien plus élevé. L'option d'impression la plus chère.
Fonctionnalités de télécopie supplémentaires
N'essayez pas de trouver des modèles de télécopieurs dotés d'un écran 4" et d'un appareil photo 8 MP. Ce ne sont pas des smartphones pour vous, mais les télécopieurs disposent également de fonctionnalités supplémentaires. fonctionnalités utiles, sauf pour « Appeler » et « Envoyer/recevoir un fax ».
Répondeur automatique. Avec son aide, vous ne manquerez aucun appel/fax. Après avoir configuré les paramètres du répondeur, le fax lui-même un certain montant les bips répondront à un appel, enregistreront un message reçu ou, reconnaissant un signal spécial, recevront un fax.
Combiné sans fil. Un soi-disant radiotéléphone au lieu d'un combiné filaire classique. L'utilité est évidente : le fax peut être placé dans un autre bureau ou loin de la zone de travail pour éliminer le bruit qu'il crée.
Photocopier. La possibilité de copier un document en appuyant simplement sur un bouton est utile en cas de panne du copieur ou de l'imprimante principale.
Mémoire des fax reçus/envoyés. Lorsque le fax manque de papier, grâce à cette fonction, il devient possible de stocker en mémoire jusqu'à 2 à 3 douzaines de feuilles du document entrant. Pour envoyer un document à plusieurs abonnés, le fax écrit le tout en mémoire, puis produit envoi de masse fax
Où est la réponse à la question la plus question principale: « Quel modèle de fax est-il préférable d'acheter ?", demandez-vous ? Nous répondons.
Pour les besoins du bureau, grande quantité fax reçus et envoyés serait mieux adapté modèle avec impression laser, un combiné sans fil et toutes les fonctions supplémentaires nécessaires.
L'impression laser coûtera moins cher que les autres ; les fonctions de messagerie groupée, de répondeur et de mémoire de fax ne feront que faciliter le travail de l'employé responsable du fax.
Pour des conditions domestiques et recevoir un ou deux fax par trimestre, vous ne pouvez pas dépenser beaucoup d'argent et prendre modèle de base avec impression sur papier thermique ou méthode de transfert thermique.
Fabricants de télécopieurs et modèles les plus populaires
Heureusement, il n'existe pas de concurrence particulière entre les fabricants de télécopieurs, ce qui rend le choix beaucoup plus facile. le modèle souhaité. Le leader incontesté est Panasonic, dont la gamme de produits comprend plus de 2 douzaines de modèles de fax.
Frère, Philips sont des fabricants qui, bien qu'ils disposent d'une gamme restreinte, ne permettent pas à Panasonic de se détendre complètement faute de concurrence. Ils ont dans leur arsenal plusieurs excellents modèles de télécopieurs avec bon rapport qualité prix prix/qualité.
Possio est une option pour ceux qui sont prêts à payer le prix de 10 fax ordinaires pour un fax qui s'imprime sur du papier thermique. Cependant, il y a quelque chose à payer : l'entreprise se concentre sur les fax GSM mobiles que vous pouvez emporter avec vous sur la route. Une excellente option pour une entreprise active sans bureau.
Pour que vous n'ayez pas à chercher longtemps, nous vous conseillons de faire attention au TOP 5 des modèles de fax populaires avec un excellent rapport qualité/prix :
- Panasonic KX-FT988RU, Brother FAX-335, Philips HFC 325 - des modèles économiques mais assez fonctionnels. Parmi les fonctions disponibles, selon le modèle : copie, envoi/réception d'un fax, identification de l'appelant, mémoire des fax reçus de 15 à 28 feuilles, mailing multicast pour 20 abonnés, chargeur automatique de documents.
Tous ces modèles utilisent du papier thermique, ce qui permet d'économiser de l'argent sur les consommables et rend l'impression très économique.
— Panasonic KX-FC965RU, Philips PPF 685 Magic 5 Voice Dect – appareils suspendus fourchette de prix avec un ensemble étendu de fonctions. En plus du combiné filaire, le kit comprend un combiné sans fil DECT. La fonction mémoire de 25 à 50 feuilles est disponible non seulement pour les documents reçus mais également pour les documents envoyés ; la transmission différée de fax à un groupe d'abonnés est possible.
— Outre les 5 modèles de fax populaires mentionnés ci-dessus, nous considérerons le fax GSM compact Possio Greta, qui imprime sur du papier thermique. Différence fondamentale Ce qui différencie ce fax des autres modèles, c'est son autonomie absolue. Batterie intégrée, module GSM, poids 1 kg, tout cela vous permet d'avoir toujours un fax à portée de main, que vous soyez en déplacement ou loin de votre lieu de travail.
Trucs et astuces utiles pour travailler avec le fax.
Avant d'envoyer un fax, vérifiez que les feuilles ne sont pas maintenues ensemble avec une agrafe ou un trombone, ce qui pourrait endommager les mécanismes internes du fax.
Lors de l'envoi d'un document, la feuille avec le texte est placée face vers le bas (avec le texte) vers le bas.
Munissez-vous à l’avance d’une quantité suffisante de papier thermique, qui a tendance à s’épuiser au moment le plus inopportun.
Vérifiez chaque document reçu par fax, car les lignes manquantes et manquantes ne sont pas rares, et rappeler avec une demande de renvoi de telle ou telle page est une tâche fastidieuse.
Avant d'acheter un fax, évaluez correctement vos capacités financières : modèle peu coûteux Un fax avec impression par transfert thermique finira par coûter le plus cher en raison des consommables, tandis qu'un modèle plus cher avec impression laser sur papier A4 justifiera, au fil du temps, pleinement son coût et vous permettra d'économiser de l'argent. La meilleure option est celle des fax fonctionnant avec du papier thermique.
Rappelons plusieurs services gratuits et payants pour l'envoi de fax via Internet. Si votre télécopieur tombe en panne, ils résoudront votre problème en quelques minutes.
Programmes d'envoi de fax via Internet
Cette procédure peut paraître étrange, car il est beaucoup plus simple d'envoyer un document sur Internet par courrier électronique. Cependant, il existe des situations où des problèmes sur la ligne téléphonique ne permettent pas d'utiliser le fax. Autre situation : vous êtes en voyage d'affaires, vous n'avez pas de fax GPS mobile de Possio à portée de main, mais vous disposez d'un téléphone ou d'une tablette avec accès à Internet. C'est alors qu'ils feront du bon travail diverses prestations et des programmes pour envoyer des fax via Internet. Faisons connaissance avec eux à l'aide de l'exemple de 3 services.
Services d'envoi de fax via Internet
Avec l'aide du service Freepopfax.com, vous avez la possibilité d'envoyer par fax n'importe quel SMS ou documenter dans différents formats(doc, jpg, png, pdf). Il vous suffira de renseigner le pays et le numéro de fax du destinataire, d'indiquer votre nom complet et votre e-mail, et de ne pas oublier de joindre un document à envoyer ou un SMS tout fait. Une fois le fax remis au destinataire, une confirmation sera envoyée à votre adresse e-mail.
Ce service a été pris uniquement à titre d'exemple, il est gratuit et permet d'envoyer maximum 2 fax par jour vers 40 pays. Sur Internet, vous pouvez trouver de nombreux services payants gratuits et fonctionnels similaires, limités, pour l'envoi et la réception de fax. En règle générale. Les services gratuits ne nécessitent pas d'inscription, mais limitent le nombre de documents disponibles à l'envoi par jour. Les services payants peuvent disposer d'un logiciel client spécial, d'un service d'assistance pratique et vous fournir un numéro de fax dédié pour l'envoi et la réception de fax.
Maison trait distinctif services de ce genre– Vous n’avez besoin d’aucun équipement supplémentaire (fax, modem fax) hormis l’accès à Internet.
Services de réception de fax via Internet
En règle générale, ces services reçoivent un fax pour vous et en envoient une copie à votre adresse e-mail.
Par exemple, le service « Virtual Fax » de Quickfon vous permet de téléphone mobile Recevez un fax en appuyant sur une simple combinaison de touches. Le fax est envoyé à votre e-mail sous la forme d'un document au format pdf, que vous pourrez ensuite imprimer ou visualiser son contenu en consultant votre courrier électronique.
La commodité de ce type de services est évidente : un ou plusieurs fax seront reçus en même temps et stockés en toute sécurité, quel que soit votre emplacement.
La principale différence entre les programmes de la série VentaFax est l'utilisation d'un modem fax pour envoyer un fax. Autrement dit, en utilisant VentaFax, vous obtenez un « fax informatique » dit très fonctionnel.
Après l'installation logiciel Toutes les manipulations d'envoi et de réception d'un fax sont effectuées sur l'ordinateur - pas de télécopieurs bruyants ni de rouleaux de papier thermique.
Évaluons fonctionnalité VentaFax en utilisant la version professionnelle du programme comme exemple :
- Envoi de messages vocaux et fax manuellement ou selon un calendrier spécifié à un ou plusieurs abonnés.
- Réception de fax et messages vocaux suivi d'un envoi à plusieurs adresses e-mail. Qu'est-ce que ça veut dire? Si un fax arrive alors que vous êtes absent de votre lieu de travail, une copie sera envoyée à votre adresse e-mail.
- Convertir les fax entrants en format pdf. Ainsi, tous les travaux de création d'une base de données des fax reçus s'effectuent automatiquement.
- Enregistrement (enregistrement) illimité des appels téléphoniques vers votre numéro.
- Identification de l'appelant, répondeur.
- Transfert de messages vers un autre téléphone fax.
- Interface du programme russifiée et intuitive.
Le programme VentaFax n'est pas la seule option pour envoyer un fax à l'aide d'un modem fax, mais est considéré comme un exemple afin de représenter clairement toutes les capacités de ce type de service.
Merci d'avoir lu cet article, nous avons essayé de répondre à tout questions possibles, qui peut apparaître lorsque vous travaillez avec un fax. Écrivez-nous quels problèmes vous avez rencontrés avec les appareils bureautiques et nous essaierons d'y répondre.