| Наименование параметра | Значение |
| Тема статьи: | Назначение и возможности СУБД MS Access |
| Рубрика (тематическая категория) | Информатика |
Система управления базой данных MS Access
Лекция 22
Основные виды работы с базами данных
После разработки структуры базы данных, где определяется количество таблиц и их содержание, а также связи между ними, приступают к заполнению этих таблиц информацией. Вводить данные можно непосредственно в таблицы базы данных. При этом значительно удобнее это делать, используя так называемые формы . Οʜᴎ представляют из себядиалоговые окна , содержащие поля ввода, которые служат для отображения и изменения данных в полях записей. Дополнительно в этих окнах содержаться различные переключатели, флажки, кнопки. С помощью них можно управлять процессом работы с окнами. Отличительной особенностью работы с формами является то, что в них отображаются поля только одной текущей записи , в то время как при работе с таблицами в них отображаются одновременно поля нескольких записей. Работа с формой существенно упрощает процесс ввода данных. С помощью форм можно не только производить ввод первичной информации, но впоследствии и изменять ее.
Для того, чтобы получить необходимую информацию из базы данных, крайне важно организовать запрос.
Запросом в базу данных называют предложение, содержащее требование на отбор данных, хранящихся в таблицах, или требование на выполнение определенных действий над данными. Обычно такое требование предполагает отбор информации по определенному критерию. По запросу данные могут извлекаться как с одной, так и с нескольких различных таблиц. Результатом выполнения запроса является сводная таблица , в которой представляются все интересуемые данные. Такая таблица может содержать не только значения атрибутов, но и вычисляемые поля.
Информация, получаемая из базы данных, может оформляться в виде документа готового к печати. Такая форма представления информации принято называть отчетом . В отчете вся информация представляется в сгруппированном, отсортированном и отформатированном определенным образом виде. Поскольку результаты запросов и отчеты в большинстве своем оформляются в виде таблиц, то, в отличие от них, таблицы, содержащие первичную информацию и составляющие базу данных, называют еще основными таблицами .
Эксплуатация базы данных состоит не только в выборке информации из нее, но и в поддержании базы данных в рабочем состоянии. Эти функции выполняет администратор базы данных . Функции администратора обычно выполняет высококвалифицированный в этой области специалист.
Программа MS Access - ϶ᴛᴏ одна из распространенных систем управления базой данных, входящая в состав пакета программ Microsoft Office.
СУБД MS Access предназначена для создания и поддержания в рабочем состоянии баз данных, для получения из них информации в требуемом виде, для создания приложений, автоматизирующих работу с базами данных.
База данных по версии MS Access представляет собой совокупность взаимосвязанных ее компонентов, называемых объектами базы . Объектами базы данных считаются:
– таблицы данных,
– формы,
– запросы,
– отчеты,
– страницы,
– макросы,
– модули.
Таблица - ϶ᴛᴏ форма представления информации. Ее устройство рассматривалось ранее.
Форма – это диалоговое окно, с помощью которого можно вводить информацию в таблицы, редактировать и удалять ее, а также ограничивать доступ к данным и отображать их только в режиме просмотра.
Запрос – инструмент управления данными, позволяющий извлекать из таблицы базы данных необходимые сведения, отвечающие заданному критерию. С помощью запросов можно автоматизировать процесс обновления и удаления записей, а также выполнять вычисления, используя значения данных, размещенных в таблицах.
Отчет – это форма представления информации подготовленной к печати в виде отформатированных данных, результатов итоговых расчетов, графиков, диаграмм, проще говоря, в форме удобной для восприятия и анализа.
Страница – это документ, содержащий сведения из базы данных, и предназначенный для размещения в Internet (веб–страница). Такой документ играет роль своеобразного интерфейса к данным. Обращаясь к таким страницам через Internet, можно просматривать и вводить информацию в таблицы, а также создавать отчеты.
Макрос и модуль – инструмент автоматизации работы с базами данных и создания приложений, необходимых для работы с базами данных.
Программа MS Access позволяет создавать в базе данных до 32768 различных объектов. Все объекты базы данных хранятся в одном общем файле базы данных, который имеет расширение.mdb. Эта программа достаточно ресурсоемкая. Так версия MS Access 2002 требует 128 Мгбайт оперативной памяти.
Назначение и возможности СУБД MS Access - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Назначение и возможности СУБД MS Access" 2017, 2018.
Таблица – это объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица хранит информацию об объекте определенного типа. Как вы уже знаете, таблица содержит поля (столбцы) и записи (строки). Работать с таблицей можно в двух основных режимах: в режиме... .
К основным объектам ACCESS относятся: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Таблица – это объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа. Таблица содержит поля (столбцы) и записи... .
В стандартном виде запуск программы может осуществляться одним из следующих способов: – щелчком мыши по ярлыку MS Access на рабочем столе, – с помощью последовательности команд рабочего стола Все программы – Microsoft Access Завершение работы с программой MS Access производится... .
Вывод База данных - совокупность связанных данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования, независимая от прикладных программ, предназначенная для длительного хранения во внешней памяти... [читать подробнее] .
Лекционные занятия направлены на изучение основ построения реляционных баз данных и систем управления ими: таблицы MS ACCESS, формы MS ACCESS, запросы MS ACCESS, отчеты MS ACCESS. Практические занятия включают выполнение практических заданий по закреплению теоретического материала. ... .
После запуска MS Access на экране появляется главное окно Access с наименованием Microsoft Access в строке заголовка. Если открывается существующая база данных, то ее имя помещается в строку заголовка окна БД. Это окно может быть развернуто до размера полного экрана, уменьшено,... .
База данных (БД) - это интегрированная совокупность взаимосвязанных данных. Обычно база данных создается для одной конкретной предметной области, организации или прикладной задачи.
Microsoft Office Access или просто Microsoft Access -- реляционная СУБД корпорации Microsoft. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных.
Основные компоненты MS Access:
· построитель таблиц;
· построитель экранных форм;
· построитель SQL-запросов (язык SQL в MS Access не соответствует стандарту ANSI);
· построитель отчётов, выводимых на печать.
Они могут вызывать скрипты на языке VBA, поэтому MS Access позволяет разрабатывать приложения и БД практически «с нуля» или написать оболочку для внешней БД.
Версии Access
· 1993 Access 2.0 для Windows (Office 4.3)
· 1995 Access 7 для Windows 95 (Office 95)
· 1997 Access 97 (Office 97)
· 1999 Access 2000 (Office 2000)
· 2001 Access 2002 (Office XP)
· 2003 Access 2003
· 2007 Microsoft Office Access 2007
· 2010 Microsoft Office Access 2010
Запуск программы
Для запуска MS Access можно использовать меню Пуск системы Windows и с помощью мыши выбрать команду Программы , а затем Microsoft Access , в случае отсутствия Microsoft Access в меню Программы выберите Microsoft Office и в его подменю найдите Microsoft Access .
После запуска MS Access на экране появляется окно диалога Access с наименованием MICROSOFT ACCESS в строке заголовка. В этом окне следует выбрать один из трех предлагаемых параметров: открытие существующей базы данных, создание новой (пустой) базы данных и создание базы данных с помощью Мастера.
Для создания пустой базы данных выберите параметр Новая база данных и в открывшемся окне диалога ФАЙЛ НОВОЙ БАЗЫ ДАННЫХ:
1. Выберите из раскрывающегося списка Папка папку, в которой предполагается сохранить создаваемую базу данных, а в поле "Имя файла" введите имя базы данных.
2. Нажмите кнопку Создать .
Главное окно MS Access
После запуска MS Access на экране появляется главное окно Access с наименованием MICROSOFT ACCESS в строке заголовка. Если открывается существующая база данных, то ее имя помещается в строку заголовка окна БД. Это окно может быть развернуто до размера полного экрана, уменьшено, минимизировано до пиктограммы или закрыто.
Главное окно MS Access содержит строку меню, панель инструментов, строку состояния и окно базы данных. Закрытие окна базы данных приводит к закрытию самой БД. Через меню Файл можно открыть имеющуюся базу данных или создать новую базу данных.
Строка меню. В строке меню, находящейся в верхней части экрана содержится меню текущего окна. Задать команду можно как с помощью мыши (выбрав имя соответствующего меню и в нем строку с нужной командой), так и с клавиатуры (нажав клавишу ALT и клавишу буквы, подчеркнутой в нужном пункте меню).
Панель инструментов. Под строкой меню располагается панель инструментов, состав набора кнопок которой зависит от назначения конкретной панели инструментов. Каждому режиму работы соответствует собственная панель инструментов. После запуска Microsoft Access появляется панель инструментов базы данных. Для того чтобы выбрать другую, необходимую для работы панель инструментов, воспользуйтесь командой Панели инструментов (меню Вид) , либо установите указатель мыши в область панели инструментов и нажав правую кнопку мыши выберите команду Настройка .
Рассмотрим подробнее основные функции MS Access, чтобы иметь более ясное представление о его возможностях.
В Access база данных обозначает файл, содержащий набор информации. База данных в Access 2007 может содержать следующие типы объектов (см. рис. 1): таблица, запрос, форма, отчёт, страница, макрос, модуль .
Рисунок 1. Окно объектов базы данных
Access может работать одновременно только с одной базой данных. Но одна БД Access может включать множество таблиц, форм, запросов, отчётов, макросов и модулей, которые хранятся в одном файле с расширением mdb.
Таблица – это объект, соответствующий понятию «таблица» в теории реляционных баз данных. Для каждой таблицы в Access можно определить первичный ключ и один или несколько индексов с целью увеличения скорости доступа к данным .
Access позволяет создавать структуру таблицы в трех режимах – в режиме конструктора, с помощью мастера и путем ввода данных. Разница предполагает использование этих средств пользователями с разным уровнем подготовки, разными целями и перспективами использования данных. Естественно имеется возможность просматривать, редактировать, удалять и добавлять записи, осуществлять поиск, замену, сортировку данных, изменять вид таблицы. Связи между таблицами определяются специальным средством, которое называется «Схема данных».
Рисунок 2. Схема данных
Это удобный графический инструмент, позволяющий создавать связи между определенными полями таблиц, задавать различные типы отношений, устанавливать ограничения ссылочной целостности. При этом изменения сразу применяются в базе данных (естественно, если содержащиеся данные удовлетворяют всем условиям) Полученную диаграмму таблиц и связей можно распечатать, что, несомненно, удобно для разработчика.
Запрос – объект, содержащий текст SQL запроса, имеющий уникальное имя в определенной базе данных. Создать запрос можно с помощью мастера и в режиме конструктора. В первом случае пользователю в интерактивном режиме предлагается выбрать имя таблицы и поля для выборки. Во втором случае можно выбрать несколько таблиц или запросов, связать их графическим способом и определить поля выборки. Также можно задать дополнительные условия для каждого поля и параметры сортировки.
Рисунок 3. Конструктор запроса
Есть еще один способ создания запроса, который встроен в конструктор, – это написание запроса вручную на языке SQL. Однако текстовый редактор, предназначенный для этого имеет явно скудные возможности в плане удобства и наглядности оформления кода. Видимо этот способ не позиционировался разработчиками как основной.
Форма – это специальный объект-контейнер для других интерфейсных компонентов, таких как поля ввода и отображения данных, кнопки и др. На форме разработчик располагает компоненты для ввода, корректировки, просмотра и группировки данных, в зависимости от специфики приложения. Форму также можно создать двумя способами – в режиме конструктора и с помощью мастера. В первом случае разработчик располагает набором компонентов (при необходимости можно зарегистрировать свои ActiveX), которые свободно размещает на форме и задает их параметры. В режиме мастера пользователь просто выбирает таблицу, поля и стиль оформления, а форма генерируется автоматически.
Отчёт – объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан либо включён в документ другого приложения. Этот документ содержит результаты выборки из базы данных в виде структурированной информации (например в виде таблицы или списка). MS Access обладает богатыми возможностями по оформлению и форматированию отчетов. Те же два режима создания есть и у отчета. В режиме мастера у пользователя имеется возможность задать множество параметров, практически полностью определяющих желаемый внешний вид отчета. Для создания нестандартных отчетов лучше пользоваться конструктором.
Страницы – средство публикации данных в локальной сети или Internet. Создаваемая страница проектируется подобно форме (с некоторыми отличиями в используемых компонентах), при работе с ней можно не только просматривать, но и изменять данные в базе. После сохранения страницы как объекта в БД ее можно экспортировать в виде файла в формате HTML и использовать для доступа к данным через интернет-браузер.
Макрос – это объект, представляющий собой последовательность макрокоманд для автоматизации наиболее часто выполняемых действий при работе с базой. Макрокоманды выбираются из имеющего списка, а параметры задаются разработчиком. Выполнить макрос можно по нажатию на кнопку и программным методом в коде.
Модуль – контейнер программного кода на VBA. Для их редактирования и просмотра используется оболочка Редактора Visual Basic. Весь программный код приложения содержится в наборе модулей. Здесь он имеет то же смысловое значение, как и в любом языке программирования.
Это полный список объектов, которые можно хранить в базе данных MS Access, который, впрочем, похож и в других настольных СУБД подобного класса, например Paradox.
Access предоставляет следующие функциональные возможности.
Ввод данных. Ввод данных может осуществляться следующими способами: вручную прямо в таблицу (сюда же относится вставка содержимого буфера обмена); вручную в поля формы; прямой импорт данных из других источников (базы Access, текстовые файлы, формат DBF, электронные таблицы, источники данных ODBC); программным методом, который может сочетать в себе любые средства, которые возможно реализовать на VBA. Последний способ обладает наибольшей гибкостью и представляет практически неограниченные возможности, однако он самый сложный в реализации и требует определенного уровня знаний программирования.
2. Изменение данных. Редактирование возможно следующими способами: вручную прямо в таблице; в полях форм; в окне браузера, в котором загружена web-страница из БД; программным методом.
3. Вывод данных. Здесь Access предоставляет такие возможности: вывод на экран монитора в табличном виде, полях форм или отчетов; экспорт в другие форматы данных (те же, что при импорте); вывод на печать, в основном в виде отчетов; вывод данных в интернет-браузер с помощью объекта Страница в пределах определенной сети; программный экспорт и вывод информации.
4. Взаимодействие с другими источниками и потребителями информации. В этом плане Access может выступать как сервер или клиент автоматизации. Особенно прозрачно настраиваются связи с другими продуктами пакета Microsoft Office. Например вы можете иметь документ Microsoft Word, в котором будут присутствовать поля из БД Access, изменение данных в базе автоматически отображается в документе. Это позволяет создавать гибкие решения, интегрирующие данные в офисных средствах. 5. Использование базы данных MS Access другими приложениями. Такой вариант использует файл MDB как хранилище данных. Программа, которая обращается к данным, может быть написана на любом языке высокого уровня. В данном случае используются таблицы и запросы. О поддержании ссылочной целостности и актуальности данных следит ядро БД. Взаимодействие происходит через ODBC-драйвер Microsoft Jet Engine.
6. Средства создания приложений. Создание приложений на Access во многом подобно всем остальным средствам автоматизации Microsoft Office. Здесь используется интерпретируемый язык Visual Basic for Applications, что приводит, как и при использовании любого интерпретируемого языка, к определенному увеличению затрат процессорного времени и уменьшению скорости работы программ и обработки данных. Для успешной разработки необходимо знать объектную модель самого Access и особенности ее использования.
7. Управления данными в многопользовательском режиме. При работе с Базами Данных в многопользовательском режиме возникают ситуации, когда необходимо ограничить число обращающихся пользователей к данным. Это делается для того, чтобы предотвратить одновременное обновление одной и той же записи, при глобальном обновлении данных или при техническом обслуживания самой Базы Данных.
Ядро БД Access обеспечивает три уровня блокировок:
Блокировка базы данных. На этом уровне блокировки к БД может обращаться только один пользователь. Такой уровень блокировки применяется для глобального изменения или обновления данных или при техническом обслуживании Базы Данных – сжатии.
Блокировка таблицы. На этом уровне блокировки к таблице может обращаться только один пользователь. Такой уровень блокировки применяется в тех случаях, когда необходимо обработать сразу несколько записей таблицы.
Блокировка страницы. На этом уровне к заблокированной странице может обращаться только один пользователь. Это самый нижний уровень блокировки. Процессор Microsoft Jet автоматически устанавливает блокировку страницы и не может контролироваться вашей программой. Страница данных может содержать несколько записей, размер его равен 26 кб. Блокировка страницы означает блокировку всех записей, находящейся на этой странице. Если длина записи – 512 байтов, то будет заблокированной 4 записи, а если 50 байтов то 40 записей. Точное число записей нельзя заранее ни определить, ни задать, т.к. таблица может содержать удаленные записи (которые удаляются только во время уплотнения).
Блокировка на уровне таблицы имеет два режима – пессимистический и оптимистический. По умолчанию устанавливается пессимистическая блокировка.
8. Администрирование. Преимущество монопольного режима работы фактически привело к вырождению функций администрирования БД и в связи с этим – к отсутствию инструментальных средств администрирования в обычном понимании этого слова в MS Access. Имеющиеся же средства позволяют сделать следующее: имеется возможность разделения базы данных Microsoft Access на два файла, в одном из которых содержатся таблицы, а в другом запросы, формы, отчеты, макросы, модули и ярлыки страниц доступа к данным. Это позволяет пользователям иметь доступ к общему источнику данных и при этом создавать свои собственные формы, отчеты и другие объекты, а также сократить сетевой трафик; существует возможность связывания таблиц из других баз данных Microsoft Access или иных источников. Например, может потребоваться использование таблицы из другой базы данных Microsoft Access, открытой для совместной работы по сети. Это особенно полезно при необходимости хранить все таблицы в одной базе данных на сетевом сервере, сохраняя формы, отчеты и другие объекты в отдельной базе данных, копии которой имеются у всех пользователей общей базы данных; средства репликации Microsoft Access, доступные в базе данных (.mdb) и в проекте (.adp), позволяют создавать реплики и синхронизировать их по требованию при работе в Microsoft Access; средства защиты и разграничения доступа. Простейшим способом защиты является установка пароля для открытия базы данных. База данных может быть зашифрована. При шифровании базы данных ее файл сжимается и становится недоступным для чтения с помощью служебных программ или текстовых редакторов. Дешифрование базы данных отменяет результаты операции шифрования. Наиболее гибкий и распространенный способ защиты базы данных называется защитой на уровне пользователей. Этот способ защиты подобен способам, используемым в большинстве сетевых систем. Однако как уже отмечалось, подбор пароля администратора не представляет сложности для специалиста по взлому; имеется возможность преобразования БД в формат более ранней версии MS Access для обеспечения совместимости в некоторых случаях; и наконец, средство для сжатия базы данных, которое стирает информацию об удаленных строках и уменьшает размер файла MDB на диске. Это приводит к большей производительности и в некоторых случаях может восстановить базу данных (например, после неожиданного отключения питания).
Также необходимо упомянуть, что в Access изначально имеются шаблоны типовых баз данных для автоматизации наиболее распространенных задач.
Рисунок 4. Шаблоны баз данных
Пользователь в интерактивном режиме Мастера выбирает данные, которые желает иметь в своей БД в соответствии с потребностями предприятия, а MS Access автоматически создает все необходимые объекты. В дальнейшем эту базу данных можно дорабатывать и расширять.
Многозначные поля для сложных данных
Можно создать поле, содержащее несколько значений, также называемых сложными данными. Предположим, что вам нужно назначить задачу одному из сотрудников или подрядчиков, но вы хотели бы назначить эту задачу нескольким людям. В большинстве систем управления базами данных и в ранних версиях Access в таком случае нужно было бы создать связь типа «многие-ко-многим», чтобы избежать ошибок.
В Office Access 2007 самая сложная часть работы делается автоматически, когда выбирается поле для ввода нескольких значений. Многозначные поля особенно удобны при использовании Office Access 2007 для работы со списком SharePoint, который содержит один из типов многозначных полей, используемых в компоненте «Windows SharePoint Services». Приложение Office Access 2007 совместимо с этими типами данных .
Новый тип данных «Вложение» позволяет хранить все типы документов и двоичные файлы в базе данных, при этом не происходит ненужного увеличения размера базы данных. Office Access 2007 автоматически выполняет сжатие вложений, когда это возможно, чтобы оставить как можно больше свободного пространства. Нужно вложить документ Microsoft Office Word 2007 в запись или сохранить в базе данных несколько цифровых фотографий. Использование вложений значительно облегчает выполнение таких задач. Можно даже добавлять несколько вложений к одной записи.
Поля МЕМО теперь хранят форматированный текст и поддерживают журнал исправлений.
Теперь в Office Access 2007 поддерживается форматированный текст, который можно использовать в записях наряду с обычным текстом. Текст можно форматировать с помощью различных параметров (таких как полужирное и курсивное начертание, а также применять различные шрифты, цвета и другие обычные параметры форматирования) и хранить в базе данных. Форматированный текст хранится в поле МЕМО в формате на основе HTML, который совместим с типом данных «Форматированный текст» в компоненте «Windows SharePoint Services». Задайте для свойства TextFormat значение либо RichText, либо PlainText, и данные в текстовых полях и в режиме таблицы будут отформатированы должным образом.
Поля МЕМО удобно использовать для хранения больших объемов данных. С помощью Office Access 2007 можно задать свойство Только добавление, чтобы сохранить в поле МЕМО записи обо всех изменениях. Затем можно просмотреть журнал этих изменений. Эта функция также поддерживает функцию отслеживания в компоненте «Windows SharePoint Services». Таким образом, можно также использовать Access для просмотра журнала содержимого списка SharePoint.
Объекты и их назначение и свойства в СУБД MS ACCESS
Access работает со следующими объектами: - таблицами;
- формами;
- запросами;
- отчетами;
- макросами;
- модулями;
- страницами доступа Интернет (только начиная с Access 2000).
Макрос - это набор специальных макрокоманд (например, Открыть Форму, Печатать Отчет и т.п.).
Модуль - это программа, написанная на языке Access Basic или VBA.
Таблица является базовым объектом MS Access. Все остальные объекты являются производными и создаются на базе ранее подготовленных таблиц.
Форма не является самостоятельным объектом Access: она помогает вводить, просматривать и модифицировать информацию в таблице или запросе.
Запросы и отчеты выполняют самостоятельные функции: выбирают, группируют, представляют, печатают информацию.
Каждый объект MS Access имеет имя. Длина имени любого объекта MS Access (таблицы, формы и т.д.) не более 64 произвольных символов (за исключением точки и некоторых служебных знаков). В имя могут входить пробелы и русские буквы.
Работа с каждым объектом проводится в отдельном окне, причем предусмотрено два режима работы:
1) оперативный режим - когда в окне решаются задачи ИС, т.е. просмотр, изменение, выбор информации;
2) режим конструктора - когда создается или изменяется макет, структура объекта.
Кроме этого, в файл базы данных входит еще один документ, имеющий собственное окно: Схема данных. В этом окне создаются, просматриваются, изменяются и разрываются связи между таблицами. Эти связи помогают контролировать данные, создавать запросы и отчеты.
Способы создания, редактирования и удаления объектов в СУБД MS ACCESS.
Любой объект (таблицу, запрос, форму, отчет) можно создать либо вручную (с помощью режима Конструктора), либо с помощью Мастера.
Самый быстрый способ создания объектов возможен с помощью Мастера. Этот способ позволяет создавать новые объекты на базе одного или нескольких готовых объектов. При работе с мастером необходимо лишь следовать его указаниям.
Рассмотрим последовательность шагов при создании в базе данных новой таблицы с помощи Конструктора.
1. В окне базы данных щелкните на вкладке Таблицы, а затем на кнопке Создать. В окне диалога Новая таблица выберите вариант Конструктор, после чего щелкните на кнопке ОК.
2. В столбце Имя поля введите имя нового поля, нажмите клавишу Tab и укажите для него тип в столбце Тип данных.
3. В столбце Описание введите информацию, которая будет отображаться в строке состояния, когда точка вставки располагается в этом поле таблицы. На вкладке Общие укажите Размер поля, т.е. число символов; Формат поля и Маску ввода, т.е. метод отображения и допустимые символы; Подпись для режима таблицы; Значение по умолчанию, Условие на значение и другие свойства.
Для текстового и числового поля желательно указать размер поля, иначе размер поля будет максимально допустимым для данного типа, что скажется не в лучшую сторону на скорости работы с базой данных.
Для поля Дата/время обязательно надо указать формат, чтобы система знала, как обрабатывать вводимые данные. Например, если выбрать Краткий формат даты, система будет ожидать от вас ввода именно даты (в русской версии - ДД.ММ.ГГГГ), а если выбрать Краткий формат времени, в этом поле придется набирать ЧЧ:ММ (часы и минуты).
В качестве значения свойства Условие на значение вы можете указать правило верификации, т.е. логическое выражение, которое должно принимать значение TRUE (Истина) при вводе данных в это поле.
В свойстве Обязательное поле можно указать Да (пустые значения не допускаются) или Нет (пустые значения допускаются).
4. Щелкните на первой пустой строке таблицы полей и создайте следующее поле базы данных, затем повторите действия 2 и 3. Чтобы вставить поле между двумя существующими, щелкните на кнопке Добавить строки панели инструментов Конструктор таблиц.
5. Чтобы выделить то поле таблицы, которое нужно сделать ключевым, щелкните на селекторе, расположенном левее имени поля. После этого нужно щелкнуть на кнопке Ключевое поле панели инструментов.
6. Щелкните на кнопке Сохранить панели инструментов Конструктор таблиц, введите имя в текстовое поле Имя таблицы окна диалога Сохранение, после чего щелкните на кнопке ОК. Access создаст новую таблицу и запишет ее на диск.
Работа с таблицей. После того, как таблица создана, ее необходимо заполнить данными. Ввод данных в таблицу или форму осуществляется так же, как и ввод данных в лист Excel или таблицу Word.
1. Откройте форму или таблицу и перейдите к нужной записи. Если необходимо создать новую запись, щелкните на кнопке Новая запись панели инструментов.
2. Введите данные в поле. Если необходимо добавить объект OLE, вставьте данные из другого источника или дайте команду Объект меню Вставка и выберите тип объекта и его имя в соответствующих окнах диалога. Если данные являются элементами предопределенного набора, выбирайте нужный вариант в раскрывающемся списке.
3. Нажмите клавишу Tab для перехода к следующему полю. Повторяйте действие 2 и нажимайте Tab для каждого поля. При необходимости перехода к предыдущему полю нажмите клавиши Shift + Tab.
По достижении последнего поля записи очередное нажатие клавиши Tab переместит точку ввода в первое поле следующей записи.
Если вам не нравится ширина столбца таблицы (например, она слишком велика или, наоборот, мала и скрывает часть данных), ее можно уменьшить или увеличить, точно так же, как вы изменяли ширину столбца в Excel.
Перемещение па таблице. В строке состояния указывается общее число записей в таблице и номер текущей записи. Текущая запись отмечается стрелкой в левой части окна (в области маркировки записей). Для перемещения по таблице служат кнопки переходов в строке состояния (слева направо, переход к первой записи таблицы, к предыдущей записи, к следующей записи и к последней записи таблицы).
Чтобы переместить текстовый курсор в произвольную ячейку таблицы, можно просто щелкнуть на ячейке мышью.
Кроме того, по таблице можно перемещаться с помощью клавиш Tab, Shift + Tab, стрелок курсора.
Редактирование таблицы. При вводе данных используется основной стандарт редактирования. Закончив ввод или модификацию данных в конкретном поле, нажмите Tab или Enter (или щелкните мышью в другой ячейке таблицы).
Для ввода (внедрения) объекта OLE надо щелкнуть правой кнопкой на его поле и выбрать OLE-сервер из списка. (После внедрения OLE-объекта отображаемым в таблице значением его поля будет название соответствующего OLE-сервера (например, Microsoft Word). Чтобы просмотреть или отредактировать объект (или, скажем, чтобы воспроизвести звукозапись) надо, как всегда, дважды щелкнуть на этом названии).
Фильтр. Работая с таблицей в оперативном режиме, вы можете установить фильтр, т.е. задать логическое выражение, которое позволит выдавать на экран только записи, для которых это выражение принимает значение TRUE (Истина).
Фильтр набирается в окне фильтра. Чтобы установить (или изменить фильтр), выберите команду Записи > Изменить фильтр..., отредактируйте фильтр и выберите команду Записи > Применить фильтр. Чтобы восстановить показ всех записей, выберите команду Записи > Показать все записи.
Операции с записями и столбцами. С помощью команд меню и кнопок панели инструментов вы можете проводить множество стандартных операций с записями и столбцами: вырезать и копировать в буфер, удалять записи, скрывать столбцы и т.д.
76 .представляют шесть видов объектов, с которыми работает программа.
Таблицы - основные объекты базы данных. С ними мы уже знакомы. В них хранятся данные. Реляционная база данных может иметь много взаимосвязанных таблиц.
Запросы - это специальные структуры, предназначенные для обработки данных базы. С помощью запросов данные упорядочивают, фильтруют, отбирают, изменяют, объединяют, то есть обрабатывают.
Формы - это объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся.
Отчеты - это формы "наоборот". С их помощью данные выдают на принтер в удобном и наглядном виде.
Макросы - это макрокоманды. Если какие-то операции с базой производятся особенно часто, имеет смысл сгруппировать несколько команд в один макрос и назначить его выделенной комбинации клавиш.
Модули - это программные процедуры, написанные на языке Visual Basic. Если стандартных средств Access не хватает для удовлетворения требований заказчика, программист может расширить возможности системы, написав для этого необходимые модули или использовав готовые
Access является одной из самых популярных настольных систем управления базами данных (СУБД), которая может работать с текстовыми файлами, с электронными таблицами и базами данных наиболее популярных форматов.
База данных хранит совокупность данных и объектов, относящихся к определенной задаче. Она помогает нам упорядочить информацию по различным признакам и позволяет быстро делать выборку с произвольным сочетанием признаков. В качестве данных может использоваться любая информация, хранящаяся на диске компьютера: сочетания символов, слова, файлы, рисунки, объекты и т.д. Методы ввода и хранения данных определяют структуру базы данных.
Access позволяет создавать реляционные базы данных, в которых данные хранятся в виде таблицы. Его можно использовать для анализа данных, для создания динамических веб-страниц, в которых автоматически будут отображаться изменения данных. С его помощью можно создавать приложения баз данных, например приложения клиент/сервер.
- Access может работать в качестве:
- автономной СУБД для настольных систем;
- СУБД для файлового сервера;
- как интерфейсный клиент для связи с серверными СУБД масштаба предприятия, например, с Microsoft SQL Server.
Access 2003 представляет собой мощную платформу для создания настольных приложений и приложений клиент/сервер уровня подразделения или целого предприятия.
Access 2003 позволяет преобразовывать базы данных Microsoft Access в формат Microsoft SQL Server, предоставляет двухстороннюю поддержку XML. Для интеграции инструментария Access с базами данных MS SQL используются быстродействующие средства доступа к базам данных на основе интерфейса OLE-DB.
Расширения файлов, используемых в Access
Access хранит все данные в одном файле, несмотря на то, что они могут быть распределены по разным таблицам. Таблицы с данными, их индексы, формы, отчеты хранятся в файлах с расширением.mdb (Microsoft Access database). Закрытый формат файлов с расширением.mde позволяет не включать исходный код VBA в распространяемые приложения Access. Файлы,adp (Microsoft Access. project) обеспечивают подключение к интегрированным хранилищам данных SQL Server 2000 через соединение OLE DB, что позволяет создавать полноценные приложения, имеющие архитектуру клиент/сервер.
По умолчанию в Access используются файлы с расширением.mdb. Этот формат позволяет разработчикам сохранять файлы как *.mde или *.ade. При этом любой код Visual Basic компилируется, и исходный код исключается как из файла базы данных Access (.MDB), так и из файла проекта Access (.ADP), что обеспечивает более надежную защиту.