Создание кнопок на форме не зависит от того, какая версия Access у вас установлена (2003, 2007, 2010, 2013 или 2016). В данной статье я покажу 2 способа создания кнопок на форме в базе данных Acceess: с помощью мастера и с помощью макроса.
Как это сделать?
Шаг 1. Создание формы
Если у вас нет формы, ее нужно создать. Более подробно как создаются формы можно посмотреть ТУТ . Переходим на вкладку «создание», пункт «Мастер форм». Далее выбираем таблицу или запрос, на основании которых будет создаваться форма. Далее выбираем необходимые поля и нажимаем «Далее».
Выбираем внешний вид формы.
Задаем имя формы и нажимаем «Готово».
Открываем форму в режиме конструктора. Как создать кнопку в базе Microsoft Access будет описано во втором шаге.
Шаг 2. Создание кнопки с помощью мастера
На панели инструментов выбираем пункт «Кнопка» и располагаем ее на форме. Появляется окно мастера кнопок. Здесь необходимо выбрать необходимую категорию и задать определенное действие. Выберем «Предыдущая запись» и нажмем «Далее».
Выбираем, что отображаем на кнопке: текст или рисунок. Оставляем рисунок по умолчанию и нажимаем «Далее».
Задаем имя кнопки и нажимаем «Готово».
Теперь создадим кнопку с текстом. Снова перейдем в мастер кнопок, выберем «Следующая запись».
Шаг 3. Создание кнопки с помощью макроса
На панели инструментов выбираем пункт «Кнопка» и располагаем ее на форме. Появляется окно мастера кнопок. Нажимаем «Отмена».
Дважды щелкаем по созданной кнопке, чтобы открыть окно свойств. Переходим на вкладку «События» пункт «Нажатие кнопки». Нажимаем кнопку с тремя точками.
Возвращаемся на форму «Таблица 1». Переименуем кнопку, зададим надпись «Выход».
Переходим в режим формы и проверим как работает кнопка «Выход». Приложение microsoft Access должно закрыться.
В данной статье мы разобрали как создать кнопку в базе Microsoft Access.
Если вам нужна готовая база данных Access, то ознакомьтесь со списком представленным ЗДЕСЬ
.
-----------------
Полезные ссылки:
Урок 17: мастер запросов
Урок 16: запрос на создание таблицы
Урок 15: запросы с параметром
Урок 14: запросы с вычисляемыми полями
Урок 13: Как определить ГОД, КВАРТАЛ, МЕСЯЦ, ДЕНЬ НЕДЕЛИ в запросе
Урок 12: Как создать ЗАПРОС С УСЛОВИЕМ
Урок 11: Как задать условия для ТЕКСТОВЫХ полей в запросах
Уроки по SQL-запросам
Кнопочная форма - это форма, единственная цель которой перенаправить вас к другим формам (обычно при щелчке мышью кнопки формы). Она - своего рода главное меню вашей БД. Такая форма - одновременно и отправная точка, и центр действий. Типичная кнопочная форма содержит набор кнопок, направляющих в разные места.
На рис. 14.10 показана разновидность кнопочной формы, создаваемая программой Access.
Примечание
Созданная кнопочная форма подобна форме любого другого типа, поэтому после ее создания можно использовать навыки, приобретенные в последних двух главах, для придания вашей кнопочной форме внешней привлекательности.
Рис. 14.10. Эта кнопочная форма программы Access предоставляет доступ к пяти разным формам одним щелчком кнопки мыши. Достоинство кнопочных форм Access заключается в возможности построения собственного варианта за считанные секунды. К недостаткам можно отнести несколько старомодный внешний вид, заставляющий впечатлительных пользователей проектировать собственные кнопочные формы с нуля
Для автоматического создания кнопочной формы следует применять Мастер форм (Form wizard). Далее описывается, как он работает.
1. Выберите на ленте Работа с базами данных > Работа с базами данных > Диспетчер кнопочных форм (Database Tools > Database Tools > Switchboard Manager).
Когда вы первый раз в БД щелкните мышью эту кнопку, программа Access сообщит о том, что не может найти кнопочную форму и предложит ее создать. Щелкните кнопку Да для продолжения работы Диспетчера кнопочных форм (рис. 14.11).
Если кнопочная форма уже существует, переходите к пункту 2, в котором можно редактировать текущую кнопочную форму.
Рис. 14.11. Диспетчер кнопочных форм выводит на экран список страниц. Каждая страница - отдельная часть меню кнопочной формы. У самых простых кнопочных форм только одна страница, что означает поддержку формой одного уровня глубины и выполнение каждой кнопкой полезного действия (например, открытие формы или отчета)
Рис. 14.12. Окно позволяет создавать команды меню, удалять те, которые больше не нужны, изменять порядок их следования (этот порядок определяет порядок команд на кнопочной форме)
2. Щелкните мышью кнопку Изменить для редактирования страницы кнопочной формы.
На экране появляется окно Изменение страницы кнопочной формы (рис. 14.12). Именно здесь определяются реальные команды меню.
3. Для создания новой команды меню щелкните мышью кнопку Создать.
На экран выводится окно Изменение элемента кнопочной формы (рис. 14.13). Для создания команды меню необходимо предоставить две порции информации: текст, появляющийся на форме, и команду, которую должна выполнить программа Access, когда вы щелкните мышью кнопку.
Рис. 14.13. Эта команда запускает отчет Attendance (посещаемость).
Из раскрывающегося списка Команда выберите действие, которое должна выполнять команда
4. Введите текст меню и затем выберите действие, которое должна выполнять кнопка.
Возможны следующие варианты:
o Перейти к кнопочной форме (Go to Switchboard) - переходит на другую страницу кнопочной формы. Страницы кнопочной формы можно использовать для разбиения действительно длинных меню на несколько более коротких:
o Открыть форму для добавления (Open Form in Add Mode) - открывает форму в режиме ввода данных, поэтому можно вставлять новые записи;
o Открыть форму для изменения (Open Form in Edit Mode) - открывает форму в обычном режиме для просмотра и редактирования записей. Этот режим не разрешает редактировать форму, вопреки вводящему в заблуждение названию;
o Открыть отчет (Open Report) - открывает отчет в режиме предварительного просмотра;
o Конструктор приложения (Design Application) - открывает окно Диспетчера кнопочных форм, таким образом, позволяя редактировать меню кнопочной формы. Этот вариант редко требуется включать в меню;
o Выйти из приложения (Exit Application) - завершает программу Access:
o Выполнить макрос (Run Macro) и Выполнить программу (Run Code) - запускают созданный вами макрос (см. главу 15) или написанный вами код на языке Visual Basic (см. главу 16).
5. Повторяйте пункты 3 и 4 до тех пор, пока не создадите все нужные команды. Затем щелкните мышью кнопку Закрыть для возвращения в главное окно Диспетчера кнопочных форм.
У кнопочных форм есть неприятный секрет. На каждой странице можно поместить только восемь команд меню. Если вам нужно больше (а кому же не нужно?), следует добавить дополнительные страницы в ваше меню.
Вы можете следить за любыми ответами на эту запись через RSS 2.0 ленту. Вы можете оставить ответ, или trackback с вашего собственного сайта.
Обычно для работы с приложением создают специальную форму, которая носит название Главная кнопочная форма (Main Switchboard) и содержит кнопки, позволяющие выбирать основные функции или подсистемы приложения. Такую форму можно создать, как обычно, с помощью Конструктора форм, а можно использовать специальный мастер, который называется Диспетчер кнопочных форм (Swithboard Manager). В базе данных "Борей" создана Главная кнопочная форма (Main Switchboard) без применения мастера. Давайте посмотрим, как аналогичную форму создать с помощью Диспетчера кнопочных форм.
Выберите команду меню Сервис, Служебные программы, Диспетчер кнопочных форм (Tools, Database Utilities, Swithboard Manager).
Поскольку база данных не содержит кнопочных форм (по крайней мере, известных мастеру), выдается диалоговое окно, запрашивающее, нужно ли создавать кнопочную форму. Нажмите кнопку Да (Yes).
Теперь мастером создается таблица "Элементы кнопочной формы" (Switchboard Items) и кнопочная форма (Switchboard), которые мы рассмотрим позднее. После этого появляется диалоговое окно со списком страниц кнопочной формы (рис. 14.15).
Рис. 14.15. Диалоговое окно Диспетчер кнопочных форм
В этом окне перечисляются все страницы кнопочной формы (их может быть несколько). Пока создана только одна страница, и мы видим ее в списке. Чтобы создать на ней нужные кнопки, нажмите кнопку Изменить (Edit). Открывается диалоговое окно (Edit Switchboard Page) (рис. 14.16), содержащее список элементов формы.
Рис. 14.16. Диалоговое окно Изменение страницы кнопочной формы
В этом окне можно добавлять, изменять и удалять элементы выбранной страницы формы. Можно также менять порядок их размещения на странице (с помощью кнопок Вниз (Move down) и Вверх (Move up)).
В поле Название кнопочной формы (Swithboard Name) мы можем изменить стандартное название, если это необходимо. Список элементов формы пока пуст и доступна только одна кнопка Создать (New). Чтобы создать первый элемент, нажмите данную кнопку. Появляется диалоговое окно (Edit Switchboard Item) (рис. 14.17).
Рис. 14.17.
В поле Текст (Text) введите наименование создаваемой кнопки, например Товары. Второе поле Команда (Command) позволяет определить действие, которое будет" выполняться после нажатия данной кнопки. Список этих действий представлен на рис. 14.17. Их всего 8. Это может быть открытие формы в режиме добавления записей или редактирования, открытие отчета, запуск макроса или процедуры VPA, запуск мастера для редактирования кнопочной формы, переход к другой кнопочной форме и.выход из приложения. Выберем, например, Открыть форму для измения (Open Form in Edit Mode). Тогда в следующем поле нужно ввести имя открываемой формы "Список товаров" (Products) (рис. 14.18) и нажать кнопку ОК.
Замечание
Название последнего поля в форме на рис. 14.18 изменяется в зависимости от выбранной команды во втором поле. Если выбранное в списке действие не требует задания аргумента, третье поле вообще исчезает.
Рис. 14.18. Диалоговое окно
Аналогично добавим кнопки для других объектов приложения: "Типы" (Categories), "Поставщики" (Suppliers), "Заказы" (Orders). Создадим кнопку Отчеты, которая будет открывать форму "Отчеты о продажах" (Sales Reports Dialog) и кнопку выхода из приложения Выход. Закроем диалоговое окно Изменение страницы кнопочной формы (Edit Switchboard Page), нажав кнопку Закрыть (Close).
Количество кнопок на одной странице формы ограничено числом 8. Это не значит, что их нельзя создать больше, просто это придется делать вручную. Однако есть другой способ преодолеть это ограничение. Если число действий, которые хотелось бы разместить на кнопки, превышает 8, можно сгруппировать часть действий на отдельной странице кнопочной формы. Для примера давайте создадим еще одну страницу нашей кнопочной формы и разместим на ней кнопки действий с клиентами. Для этого в диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм (Switchboard Manager) нажмите кнопку Создать (New). В появившемся диалоговом окне (рис. 14.19) введите имя новой страницы Клиенты и нажмите кнопку ОК.
Рис. 14.19.
Далее в редакторе страниц уже известным способом создадим элементы: Клиенты, Наклейки для клиентов, Телефоны клиентов, Заказы клиентов, которые открывают соответствующие формы. Не забудьте создать кнопку, которая позволит вернуться в Главную кнопочную форму (Main Switchboard). Для этого нужно связать с ней команду Перейти к кнопочной форме (Go to Switchboard) (рис. 14.20). Закройте это окно, чтобы вернуться к диалоговому окну Диспетчер кнопочных форм (Switchboard Manager). В списке страниц у вас должны появиться две страницы.
Теперь нужно отредактировать первую страницу - добавить к ней элемент, с помощью которого можно будет перейти на вторую страницу. Для этого выделите в списке страницу (Main Switchboard) и нажмите кнопку Изменить (Edit). В окне редактора страниц добавьте новый элемент Клиенты, также используя команду Перейти к кнопочной форме (Go to Switchboard).
Рис. 14.20.
Теперь обе страницы оказались связанными. Можно закрыть окно мастера и посмотреть, что у нас получилось, открыв форму "Кнопочная форма" (Switchboard). Должно появиться окно, похожее на то, что представлено на рис. 14.21.
Рис. 14.21.
Вы можете проверить, как действуют кнопки. Например, если нажать кнопку Клиенты, содержание формы изменится, и вы увидите вторую страницу формы. Форма выглядит не слишком привлекательно, но теперь вы можете перейти в режим Конструктора и оформить ее внешний вид, применив все средства Конструктора.
Открыв эту форму в режиме Конструктора, вы не увидите ее элементов, форма кажется совсем пустой. Однако, если вы откроете модуль, связанный с этой формой, то увидите достаточно большой объем кода, который и организует работу формы должным образом. Причем для этого используется информация, хранящаяся в специальной таблице, о которой мы упоминали в начале раздела: Switchboard Items (Элементы кнопочной формы). Вы увидите эту таблицу в списке Таблицы (Tables) окна База данных (Database). В этом случае она будет выглядеть примерно так, как показано на рис. 14.22.
Рис. 14.22. Таблица "Элементы кнопочной формы"
Первый столбец содержит идентификатор страницы, второй - номер элемента на странице. Этот номер определяет порядок, в котором будут располагаться элементы на странице. Третий столбец содержит текст, появляющийся справа от кнопки. Последние два столбца определяют команду, связанную с элементом: код команды (как мы помним, их 8) и ее аргумент. Код 0 соответствует специальному элементу, который задает заголовок страницы и определяет ее начало.
Таким образом, с помощью Диспетчера кнопочных форм (Switchboard Manager) можно создать иерархическую систему страниц кнопочной формы, которая может быть альтернативой обычному иерархическому меню. Правда, в отличие от меню эта форма не видна постоянно на экране, она может закрываться другими формами. Если вы хотите обеспечить возможность пользователю открывать сразу несколько форм и отчетов, вам придется сделать кнопку на панели инструментов, которая позволяла бы в любой момент отобразить Главную кнопочную форму (Main Switchboard).
Главная кнопочная форма создается с целью навигации по базе данных, т.е. она может использоваться в качестве главного меню БД. Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчётов.
Запросы и таблицы не являются элементами главной кнопочной формы. Поэтому для создания кнопок Запросы или Таблицы на кнопочной форме можно использовать макросы. Сначала в окне базы данных создают макросы «Открыть Запрос» или «Открыть Таблицу» с уникальными именами, а затем в кнопочной форме создают кнопки для вызова этих макросов.
Для одной базы данных можно создать несколько кнопочных форм. Кнопки следует группировать на страницах кнопочной формы таким образом, чтобы пользователю было понятно, в каких кнопочных формах можно выполнять определенные команды (запросы, отчеты, ввода и редактирования данных). Необходимо отметить, что на подчиненных кнопочных формах должны быть помещены кнопки возврата в главную кнопочную форму.
Технология создания кнопочных форм следующая:
1) создать страницу главной кнопочной формы (ГКФ);
2) создать необходимое количество страниц подчиненных кнопочных форм (например, формы для ввода данных, для отчетов, для запросов и т.д.);
3) создать элементы главной кнопочной формы;
4) создать элементы для кнопочных форм отчетов и форм ввода или изменения данных;
5) создать макросы для запросов или для таблиц с уникальными именами;
6) создать элементы для кнопочных форм запросов или таблиц.
Структура кнопочных форм может быть представлена в следующем виде.
Для создания главной кнопочной формы и ее элементов необходимо открыть базу данных, (например, «Успеваемость_ студентов») и выполнить команду Параметры Access - Настройка - Выбрать команды из / Вкладка «Работа с базами данных – выбрать Диспетчер кнопочных форм и добавить в Настройки панели быстрого запуска.
Если кнопочная форма ранее не создавалась, то откроется окно диалога «Диспетчер кнопочных форм»,
в котором надо нажать кнопку «Да», тем самым подтвердить создание кнопочной формы. В результате будет создана страница Главной кнопочной формы.
Далее можно создать еще три страницы кнопочной формы: Формы ввода данных, Отчеты и Запросы. Для этого следует щелкнуть на кнопке «Создать» и в появившемся окне ввести имя новой страницы «Формы ввода данных»
и щелкнуть на кнопке «ОК». Будет создана страница кнопочной формы «Формы ввода данных». Аналогичным образом надо создать еще две страницы, в итоге получим четыре страницы кнопочных форм, которые отображаются в окне «Диспетчер кнопочных форм».
После этого создаем элементы ГКФ, для этого в «Окне диспетчер кнопочных форм» выделяем страницу «Главная кнопочная форма» и щелкаем «Изменить», откроется новое окно «Изменение страниц кнопочной формы».
В этом окне щелкаем на кнопке «Создать», откроется новое окно «Изменение элемента кнопочной формы»,
в котором выполняем следующее:
вводим текст: Формы для ввода данных;
выбираем из раскрывающегося списка команду: Перейти к кнопочной форме;
выбираем из списка кнопочную форму: Ввод данных в формы, щелкаем на кнопке «ОК».
В окне «Изменение страницы кнопочной формы» отобразится элемент кнопочной формы «Формы для ввода данных».
Аналогичным методом надо создать элементы: «Запросы» и «Отчеты», а затем элемент (кнопку) "Выход из БД".
В результате в окне «Изменение страницы кнопочной формы» будут отображаться все элементы главной кнопочной формы.
Кнопочная форма появится в списке в области окна базы данных на вкладке Формы на панели Объекты, а на вкладе Таблицы в списках появится таблица Switchboard Items. Дважды щелкнув на надписи "Кнопочная форма", откроется Главная кнопочная форма.
Для того чтобы эта форма отображалась при запуске базы данных, необходимо выполнить команду Параметры Access/Текущая база данных, в окне Форма просмотра выбрать "Кнопочная форма" из раскрывающегося списка, надо снять флажок Строка состояния. Можно также ввести заголовок и значок приложения.
На этом создание кнопочных форм еще не законченно, так как на подчиненных кнопочных формах (Формы ввода данных, Отчеты, Запросы) нет элементов.
Создание подчиненных кнопочных форм: отчеты и формы
Для создания элементов кнопочной формы "Формы ввода данных" необходимо запустить базу данных (например, «Успеваемость студентов» с главной кнопочной формой) и выполнить команду Сервис / Служебные программы / Диспетчер кнопочных форм.
Откроется окно "Диспетчер кнопочных форм". Затем нужно выделить «Формы ввода данных» в окне «Диспетчер кнопочных форм»
и щелкнуть на кнопке Изменить, откроется окно диалога «Изменение страницы кнопочной формы».
в котором выполняем:
вводим текст: Студенты;
выбираем из раскрывающегося списка команду: Открыть форму для изменения;
выбираем из списка кнопочную форму: Студенты, щелкаем на кнопке «ОК».
В окне «Изменение страницы кнопочной формы» отобразится элемент «Студенты». После создания по такой же технологии элемента «Группы студентов», он тоже будет отображаться в окне.
Далее требуется создать кнопку возврата в главную кнопочную форму, для этого щелкаем на кнопке «Создать» и в появившемся окне выбираем команду «Перейти к кнопочной форме», выбираем «Главная кнопочная форма» и вводим «Перейти к главной кнопочной форме». Нажимаем на кнопке «ОК»
и закрываем окно «Изменение страницы кнопочной формы».
Запустим главную кнопочную форму в окне БД, в которой щелкнем на кнопке "Формы ввода данных", откроется "Формы ввода данных".
Создание элементов для кнопочной формы "Отчеты" осуществляется по той же технологии, в результате получим.
Создание подчиненной кнопочной формы: запросы
Для создания элементов подчиненной кнопочной формы "Запросы" необходимо запустить базу данных (например, «Успеваемость_студентов» с главной кнопочной формой) и создать макросы "Открыть Запрос" или "Открыть Таблицу" с уникальными именами, а затем в кнопочной форме создают кнопки для вызова этих макросов.
При создании макроса "Успеваемость студентов" надо выбрать вкладку "Макросы" и щелкнуть на пиктограмме "Создать", откроется окно диалога "Макрос". В этом окне в раскрывающемся списке выберите макрокоманду "Открыть Запрос" и из раскрывающегося списка выберите имя запроса "Успеваемость студентов",
затем щелкните на кнопке "Закрыть". В появившемся окне "Сохранить изменения макета или структуры объекта Макрос1?" щелкните на кнопке "Да". Откроется окно "Сохранение", в котором надо указать имя макроса "Успеваемость студентов" и щелкните на кнопке "ОК".
Имя макроса сохранится в списке макросов в окне БД. После создания и сохранения макроса "Параметрический_запрос" в окне БД будут отображаться имена созданных макросов.
Для создания элементов кнопочной формы запроса "Успеваемость студентов" необходимо выполнить команду Сервис / Служебные программы / Диспетчер кнопочных форм. Откроется "Диспетчер кнопочных форм".
Затем нужно выделить «Запросы» в окне «Диспетчер кнопочных форм» и щелкнуть на кнопке Изменить, откроется окно диалога «Изменение страницы кнопочной формы».
В этом окне щелкаем на кнопке «Создать», откроется новое окно «Изменение страницы кнопочной формы»,
в котором выполняем:
вводим текст: Отчет: Успеваемость студентов;
выбираем из раскрывающегося списка команду: Выполнить макрос;
выбираем из списка кнопочную форму: Успеваемость студентов, щелкаем на кнопке «ОК».
В окне «Изменение страницы кнопочной формы» отобразится элемент кнопочной формы «Отчет: Успеваемость студентов». После создания по такой же технологии элемента «Параметрический_запрос», он тоже будет отображаться в окне.
Далее закроем окна «Изменение страницы кнопочной формы» и "Диспетчер кнопочных форм". В окне БД на вкладке "Формы" щелкнем на надписи "Кнопочная форма", откроется Главная кнопочная форма. В Главной кнопочной форме щелкнем на кнопке Запросы, откроется кнопочная форма "Запросы".
Таким образом, создана кнопочная форма "Запросы", которая является подчиненной кнопочной формой.
Выбор и обоснование структурной схемы базы данных
Microsoft Access обладает всеми чертами классической системы управления базами данных (СУБД). Access - это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки приложений баз данных. К числу наиболее мощных средств Access относятся средства разработки объектов - мастера, которые можно использовать для создания таблиц, запросов, различных типов форм и отчетов. В Microsoft Access включены мастера, помогающие производить анализ структуры данных, импортировать электронные таблицы и текстовые данные, повышать быстродействие приложения, создавать и настраивать одно из более, чем двадцати типов приложений с использованием встроенных шаблонов. Чтобы полностью автоматизировать работу приложения, можно использовать макросы для связывания данных с формами и отчетами. Большинство приложений можно создать, не написав ни единой строки программного кода. Однако при необходимости построения действительно сложного приложения можно использовать язык программирования - Visual Basic для приложений.
Для проектирования базы данных необходимо располагать описанием выбранной предметной области, которое должно охватывать реальные объекты и процессы, определять все необходимые источники информации для обеспечения предполагаемых запросов пользователя и решаемых в приложении задач. Следует заметить, что чаще всего базы данных создаются средствами СУБД в области организационно-экономического управления.
Данная курсовая работа состоит из пяти таблиц. Одной – родительской и четырех вспомогательных. Это обусловлено тем, что при расчете заработной платы предприятия необходимо отдельно рассчитать суммы денежных средств для уплаты во внебюджетные фонды, удержание из заработной платы (в том числе налог на доходы физических лиц (13%), суммы алиментов, если таковые имеют место быть, штрафы за бракованную продукцию и другие удержания).
Создание таблиц
Таблица содержит данные по определенной теме, например, об организации, ее сотрудниках, отрасли производства. Каждая запись в таблице включает данные об одном элементе, например о конкретном предприятии. Запись состоит из полей и включает такие сведения, как наименование предприятия, отрасль ФИО руководителя и количество сотрудников. Кроме того, запись обычно называется строкой, а поле – столбцом.
База данных может включать множество таблиц, в которых хранятся данные по различным темам. Каждая таблица может состоять из множества полей различного типа, включая текст, числа, даты и рисунки.
При создании новой базы данных на компьютере создается новый файл, который используется как контейнер для всех объектов в базе данных, включая таблицы.
В Access используются три способа создания таблиц: путем ввода данных (by entering data), с помощью Конструктора таблиц (in Design view) и с помощью Мастера создания таблиц (by using wizard). Для каждого из этих способов существует специальный ярлык новых объектов в списке таблиц (рис 1).
Рисунок 1
Для обеспечения более эффективной работы рекомендуется воспользоваться специальным мастером создания таблиц. Этот мастер позволяет строить поля, coответствующие самым разнообразным требованиям. С его помощью можно создать базовую структуру таблицы. Для этого надо:
1. Дважды щелкнуть на ссылке Создание таблиц с помощью мастера в разделе Таблицы окна База данных. Как и в большинстве случаев, мастер запросит ввод - определенной информации и предоставит для этой цели несколько панелей. В каждой такой панели отображается содержимое окна мастера, а для перехода между панелями предназначены кнопки Назад и Далее.
2. В первой панели мастера выберите переключатель Деловые и образец таблицы Список рассылки (эти опции выбраны изначально). Вы видите, что в прокручиваемом списке содержится немало и других таблиц. Обычно выбирается таблица, структура которой похожа на структуру создаваемой вами таблицы.
3. Затем переносят требуемые поля из списка Образцы полей в область Поля новой таблицы. Этот интерфейс с двумя окнами часто встречается в Access. Например кнопки, с помощью которых можно переносить поля из одного окна в другое.
4. В области Поля новой таблицы можно переименовывать поле. Для этого выберите поле, затем щелкните на кнопке Переименовать поле и введите в появившемся диалоговом окне Переименование поля новое название. Щелкните на кнопке ОК.
При работе со стандартными таблицами мастер поможет существенно сократить время, затрачиваемое на их создание. Но иногда для базы данных требуется создавать таблицы, характеристики которых нельзя определить посредством мастера. Именно в этом случае на помощь приходит конструктор таблиц.
Для создания таблиц в режиме конструктора надо в окне базы данных щелкнуть вкладку создать Таблицу, затем выбрать режим конструктора. В столбце «Имя поля» вводится имя нового поля, а в столбце «Тип данных» - определяется тип. Имя поля может содержать не более 50символов. При создании таблицы «Предприятия» в столбец «Имя поля» были введены следующие наименования: предприятие, отрасль, руководитель, фотография, число сотрудников. Как было сказано выше, каждому полю устанавливается соответствующий код. Так, для полей предприятие, отрасль, руководитель мною выбран текстовый тип данных, для количества сотрудников – числовой, а для поля Фотография – поле объекта OLE, что позволит использовать в таблице и последующих запросах к ней изображение.
Рисунок 2
На таблице 2 представлена созданная в данной курсовой работе таблица «Предприятие». Аналогичным образом были созданы таблицы «Взносы во внебюджетные фонды», «Сотрудники», «Удержания из заработной платы», «Расчет».
Когда между таблицами устанавливается связь, величины одной таблицы ставятся в соответствие величинам из других таблиц. Чтобы создать связь, в двух таблицах, должно быть поле, принимающее уникальное значение во всех записях. В родительской таблице поле связи обычно индексировано (как правило, оно является ключевым полем), и в соответствии ему ставится поле дочерней таблицы. При этом поле дочерней таблицы называется внешним ключом. Перед установкой связей между таблицами проследите через режим >Конструктор наличие в связываемых таблицах индексируемых полей. Чтобы установить связи между таблицами выполните действия:
Активизируйте окно базы данных и щелкните на кнопке >Схема данных, чтобы открыть окно Схема данных (команды >Сервис>Схема данных или посредством контекстного меню).
Щелкните на кнопке >Отобразить таблицу на панели инструментов.
В диалоговом окне >Добавление таблицы по очереди выберите необходимые таблицы двойным щелчком на имени таблицы из предлагаемого списка, если они не отражены на схеме данных.
После того, как все таблицы будут добавлены в окно схемы данных, щелкните на кнопку >Закрыть в диалоговом окне >Добавление таблицы.
Щелкните на поле родительской таблицы и «дотащите» связь от него до поля дочерней таблицы путем протаскивания при отжатой левой клавиши мыши. После протаскивания полей устанавливается диалоговое окно >Изменение связей, в котором можно добавлять дополнительные связи.
Установите флажок >Обеспечение целостности данных >Каскадное обновление связанных полей и отожмите кнопку >Создать структуры связей
Создание запросов
Мастер простого запроса на выборку используется для создания запросов из полей, определенных в одной или нескольких таблицах или запросах. С помощью мастера можно суммировать, пересчитывать, вычислять средние значения для всех записей или определенных групп записей, а также находить максимальное и минимальное значения в поле.
1 В окне базы данных перейдите к вкладке ЗАПРОСЫ и щелкните кнопку СОЗДАТЬ.
2 В диалоговом окне НОВЫЙ ЗАПРОС выберите мастер ПРОСТОЙ ЗАПРОС.
3 Щелкните кнопку OK.
4 Укажите имя таблицы или запроса, на котором должен быть основан создаваемый запрос, а затем выберите поля, из которых должны выбираться данные.
5 Если необходимо, укажите дополнительные таблицы или запросы, а затем выберите из них поля, которые должны быть использованы. Повторяйте данные действия до тех пор, пока не будут выбраны все необходимые поля.
6 Следуйте инструкциям, выдаваемым в диалоговых окнах мастера. В последнем диалоговом окне пользователю предлагается выбор выполнить запрос или просмотреть его структуру в режиме конструктора.
Таким образом был создан запрос на выборку «Предприятие».
Аналогичным образом созданы запросы «Сотрудники», «Удержания из заработной платы», «Взносы во внебюджетные фонды», «Расчет».
Создание формы
Для создания форм в режиме мастера выполните операции:
1. Выберите режим >Создание форм с помощью мастера до появления окна >Создание форм.
2. В списке Таблицы и запросы выберите требуемый объект
3. В списке доступные поля выполните перевод (клавишей «>») требуемых полей в список >Выбранные поля
7. Выполните >Готово и убедитесь в наличии готовой формы.
Аналогичным образом созданы запросы «Удержания из заработной платы», «Взносы во внебюджетные фонды», «Предприятия», «Расчет».
Создание главной кнопочной формы
Чтобы созданная база данных выглядела в виде отдельной программы применяется метод создания Главной кнопочной формы.Для того, чтобы создать Главную кнопочную форму нужно вначале открыть базу данных, а затем выполнить следующие операции:
1). В меню >Сервис выбрать команду >Служебные программы, а затем >Диспетчер кнопочных форм.
2). Если выводится запрос на подтверждение создания кнопочной формы, нажать кнопку >Да.
3). Нажать кнопку >Создать.
4). Ввести имя новой кнопочной формы и нажать кнопку >OK.
5). Имя новой кнопочной формы добавляется в поле >Страницы кнопочной формы.
6). Выбрать имя новой кнопочной формы и нажать кнопку >Изменить.
7). Нажать кнопку >Создать.
8). В поле >Текст ввести текст для первой кнопки кнопочной формы, а затем выбрать для нее команду в поле >Команда. >Открыть форму для изменения.
Для создания кнопочной формы, которая открывает другие кнопочные формы, нужно выбрать в поле >Команда команду >Перейти к кнопочной форме, а затем указать кнопочную форму, к которой надо перейти.
9). Для большинства выбранных команд под полем >Команда открывается новое поле со списком. При необходимости, надо выбрать нужный элемент в этом поле. Например, если на шаге 8 была выбрана команда >Открыть форму для изменения, выберите в поле >Форма имя нужной формы и нажмите кнопку >OK.
Для создания остальных кнопок кнопочной формы нужно повторить шаги с 7 по 9.
При создании кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм создается таблица «Switchboard Items», которая описывает текст и действия кнопок формы. Если позднее внести изменения в кнопочную форму в режиме конструктора формы, приложение может перестать работать.
Создание отчетов
Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. Для создания отчетов в режиме мастера нужно выполнить операции:
1. Выбрать режим >Создание отчета с помощью мастера до появления окна >Создание отчетов.
2. В списке Таблицы и запросы выбрать требуемый объект.
3. В списке доступные поля выполнить перевод (клавишей «>») требуемых полей в список >Выбранные поля.
Аналогичным образом были созданы остальные отчеты
Заключение
В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определённым видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определённые знания и организационные навыки. Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчёты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчёты, диаграммы и почтовые наклейки.
В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определённым условиям, создаётся запрос. Запросы также позволяют обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные и специальные сообщения.
Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет.
Для анализа данных или распечатки их определённым образом используются отчёты. Например, можно создать отчёт, группирующий данные или подводящий итоги.
В окне базы данных можно работать со всеми её объектами. Для просмотра объектов определённого типа следует выбрать соответствующую вкладку. С помощью кнопок можно открывать и изменять существующие объекты и создавать новые.
Разработанная база данных позволяет быстро и эффективно контролировать деятельность компании и вести учет заключенных ими договоров. Удобный интерфейс программы, с одной стороны, позволяет легко ориентироваться в программе, не требуя от пользователя каких-либо специальных навыков работы с электронно-вычислительными машинами, с другой стороны предоставляет пользователю необходимую оперативную информацию. Данные сведения позволяют осуществлять достаточно точную работу филиалов, на основе которой можно анализировать текущее положение компании среди ее конкурентов и планировать дальнейшую деятельность.
Список использованной литературы
1. Когаловский М.Р. Энциклопедия технологий баз данных. – М.: Финансы и статистика, 2002. – 800с.
2. Козырев А.А. Информационные технологии в экономике и управлении. –СПб.: Из-во Михайлова В.А., 2001. –360с.
3. Гайдамакин Н.А. Автоматизированные информационные системы, базы и банки данных. Вводный курс: учебное пособие. – М.: Гелиос АВР, 2002. – 368 с.
4. Исаев Г.Н. Информационные системы в экономике. -2-е изд., стер. – М.: Омега-Л, 2009. – 462с.
5. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2002. – СПб.: БХВ-Петербург, 2002. – 720 с.
6. Информатика. Базовый курс / Под ред. С.В. Симоновича.– СПб.: Питер, 2001. – 640 с.
7. Сервер информационных технологий: - http://www.citforum.ru
Похожая информация:
Поиск на сайте:
2015-2020 lektsii.org -
На данном уроке пользователь узнает, какие возможности создания форм предлагает режим Конструктор , увидит, как добавлять на форму элементы управления, а также посмотрит, как создавать главную кнопочную форму, которая позволит объединять формы разных таблиц между собой.
Тема: Технологии поиска и хранения информации
Урок: Создание главной кнопочной формы и элементов управления
На предыдущем уроке мы рассмотрели режим работы с формами Макет . Существует еще один режим работы с формами, он называется Конструктор . В этом режиме мы можем помещать на форму дополнительные элементы, так называемые элементы управления или элементы диалоговых окон. Это нам хорошо известные элементы: кнопки, списки, поля со списками. Все эти элементы мы можем создать в режиме Конструктор .
Как только мы перейдем в режим Конструктор формы, тут же на ленте появляется вкладка Конструктор , а на ней мы увидим все доступные нам элементы управления (рис. 1). Именно эти элементы мы можем помещать на формы.
Рис. 1
Посмотрим, как же на практике нам добавить в форму эти элементы. Для этого перейдем в режим Конструктор (рис. 2), тогда на ленте автоматически появится вкладка Конструктор, и мы увидим все доступные элементы (рис. 1).
Выберем элемент кнопка (рис. 3), щелкнем на ней ПКМ и обозначим на форме размеры будущей кнопки (рис. 4). Автоматически появится диалоговое окно создания кнопок, где мы можем выбрать категорию и действие (рис. 5). Например, найти запись, и нажимаем Далее. На кнопку мы можем поместить либо текст, либо соответствующее стандартное изображение или иконку по обзору (рис. 6). Щелкнем далее и мы увидим, что на следующем этапе задается имя кнопки, после чего щелкнем Готово (рис. 7). Кнопка появилась, мы можем подкорректировать размеры и перейти в режим Форма для того, чтобы увидеть, как кнопка будет отражена на форме, и опробовать ее действие (рис. 8). Щелкнем на ней; да, действительно, как и должно было, появилось окно Поиск и замена (рис. 9). Пусть образцом будет фамилия Блок, поиск пусть осуществляется в категории «музеи-квартиры Санкт-Петербурга», совпадение - с любой часть поля и просматриваются все записи (рис. 10). Щелкнем далее, действительно кнопка работает правильно, и нужная нам информация в таблице найдена (рис. 11).
Рис. 2
Рис. 3
Рис. 4
Рис. 5
Рис. 6
Рис. 7
Рис. 8
Рис. 9
Рис. 10
Рис. 11
Кроме командных кнопок на форму можно также помещать списки. Выбор из списка обеспечивает более быстрый переход к нужной записи. Давайте посмотрим, как на форме можно создать выпадающий список.
Создадим еще один элемент управления на форме, перейдем в режим Конструктор и выберем элемент управления Поле со списком (рис. 12), обозначим его расположение и размеры (рис. 13). После этого появится диалоговое окно Создание полей со списком , в котором мы можем выбрать, каким образом поле со списком будет получать значение, выберем, например, третий вариант и щелкнем далее (рис. 14). Выберем поле Название и щелкнем Далее (рис. 15) и Готово. Но мы видим, что название поле уже существовало, получилось наложение, но мы можем просто удалить второе название. Перейдем в режим Форма , для того чтобы опробовать список. Список открывается, мы выбираем название музей-квартира А.С. Пушкина (рис. 16) и видим, что происходит переход на ее картинку (рис. 17). Т. е. поле со списком работает.
Рис. 12
Рис. 13
Рис. 14
Рис. 15
Рис. 16
Рис. 17
Если в базе данных не одна таблица, а несколько и, соответственно, несколько форм, то можно создать главную кнопочную форму , содержащую кнопки, причем щелчком на кнопки мы можем загружать ту или иную форму.
Давайте посмотрим, из каких этапов состоит создание главной кнопочной формы.
Если в базе данных несколько таблиц и соответствующее количество форм, то имеет смысл создать главную кнопочную форму, которая будет служить своеобразной заставкой для базы данных, в которой можно загружать все остальные формы. Щелкнем на ленте вкладку Работа с базами данных (рис. 18), выберем там команду диспетчер кнопочных форм, при этом выдается сообщение: Не удается найти кнопочную форму в этой базе данных , поэтому мы нажимаем кнопку Создать (рис. 19). Появится диалоговое окно Диспетчер кнопочных форм , в котором мы можем выбрать команду Изменить , появится окно Изменение страницы кнопочной формы . Создадим на ней первую кнопку (рис. 20). Пусть текст этой кнопки будет музеи-квартиры и будет выполняться команда Открыть форму для изменения , а форма - . Создадим еще одну кнопку, которую назовем писатели , по щелчку также будет выполняться команда Открыть форму для изменения и форма писатели (рис. 21). Закроем открытые диалоговые окна, и мы увидим в списке объектов, что появились новые формы и соответствующие им таблицы (рис. 22).
Откроем кнопочную форму. По умолчанию она имеет вот такое оформление (рис. 23), на ней находятся две кнопки, при нажатии на первую кнопку происходит переход на форму музеи-квартиры Санкт-Петербурга , щелчком на второй мы откроем форму писатели , т. е. кнопочная форма работает правильно. Теперь попробуем изменить ее стандартное оформление, перейдем в режим Конструктор, и мы здесь увидим окно свойств. Таким образом, мы можем выбрать любой из элементов и изменить, например, цвет фона (рис. 24). А затем мы можем поместить, например, изображение (рис. 25). Для этого выберем произвольное изображение на нашем компьютере и перейдем в режим Форма . Теперь наша главная кнопочная форма приняла следующий вид (рис. 26). У вас может появиться не обязательно изображение компьютера, а тот рисунок, который вы выбрали на предыдущем этапе. Можем отметить, что наше оформление изменилось к лучшему.
Рис. 18
Рис. 19
Рис. 20
Рис. 21
Рис. 22
Рис. 23
Рис. 24
Рис. 25
Рис. 26
Список литературы
- Угринович Н.Д. Информатика-9. - М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2012.
- Гейн А.Г., Юнерман Н.А. Информатика-9. - М.: Просвещение, 2012.
- Соловьёва Л.Ф. Информатика и ИКТ. Учебник для 9 класса. - СПб.: БХВ-Петербург, 2007.
- Lessons-tva.info ().
- Office.microsoft.com ().
- Lessons-tva.info ().
Домашнее задание
- Какие режимы работы поддерживает объект Форма?
- Как на форму добавить элементы управления в MS Access?
- Что такое главная кнопочная форма?
- Возможно ли визуальное редактирование форм?