Для работы с большим количеством данных, проведения различных расчетов и оформления информации в виде таблиц пользователи в основном используют программу Excel. Для проведения расчетов и оформления все необходимые данные вводятся вручную в соответствующую ячейку на листе и для некоторого упрощения этого процесса можно сделать выпадающий список в Excel. Но его настройка также связана с первоначальным ручным вводом всех данных и далее мы более подробно рассмотрим, как сделать выпадающий список в Excel, причем, чтобы сам список допустимых значений находился на другом листе, не загромождая основной лист с данными.
Раскрывающийся список Excel создается в первую очередь для предотвращения ввода неверной информации, предоставляя для ввода только значения из созданного списка. Сделать выпадающий список в Экселе довольно просто. Самое сложное это подготовить полный список допустимых значений для ввода, оформив его в виде одного столбца или строки без пустых ячеек.
Рассмотрим для начала простой пример, как сделать выпадающий список в Excel 2010, создав список допустимых значений на том же листе. Для примера создадим список, в котором обозначен определенный диапазон чисел, ограничивающий устанавливаемые числа в необходимой нам ячейке. После этого устанавливаем курсор в том месте, где должен быть раскрывающийся список Excel, и переходим на вкладку «Данные» , где в секторе «Работа с данными» находим пункт «Проверка данных» . Если вы нажмете на стрелочку, появится дополнительное меню, в котором есть такой же пункт «Проверка данных» .
После выбора этого пункта появляется окошко, в котором необходимо настроить проверку вводимых данных в закладке «Параметры» . Для этого в графе «Тип данных:» выбираем «Список» , и нажав на соответствующий значок в графе «Источник:» , выделяем диапазон ячеек с нашим подготовленным списком допустимых значений. После этого при активации выбранной нами ячейки будет появляться стрелка, при нажатии на которую появляется список допустимых значений, которые можно выбрать.
При желании можно также настроить различные подсказки, что именно указывается в ячейке с выпадающим списком. При настройке выпадающего списка в Экселе доступно два пункта «Заголовок:» и «Сообщение:» , которые можно ввести в закладке «Сообщение для ввода» после выбора в меню пункта «Проверка данных» .
Теперь рассмотрим, как сделать выпадающий список в Excel 2010, если список допустимых значений для ввода расположен на другом листе этого же документа Эксель. На самом деле все очень просто. Проделываем все то же самое, как описано выше, и когда доходим до выбора источника данных, просто переходим на необходимый лист и выделяем диапазон ячеек.
Есть и более замороченный способ. Диапазону ячеек на другом листе можно присвоить имя. Для этого их выделяем, переходим на вкладку «Формулы» и выбираем «Присвоить имя» . Теперь для выбора диапазона допустимых значений достаточно указать имя диапазона ячеек после знака равенства.
Microsoft Excel – отличный инструмент для работы с табличными данными. С его помощью можно быстро создать подходящую таблицу и заполнить ее данными. При этом Excel упрощает не только работу с данными в таблице, но и сам процесс заполнения таблицы.
В этом материале речь пойдет именно о заполнении таблицы. Здесь вы сможете узнать, как в Эксель сделать выпадающий список, который позволит значительно быстрее заполнять таблицу данными. Инструкция будет актуальна для Excel 2007, 2010, 2013 и 2016.
Самый простой способ сделать выпадающий список в Экселе, это воспользоваться функцией для проверки данных. Для создания данного выпадающего списка вам сначала нужно сделать обычный список с данными и разместить его в документе Эксель. Такой список можно разместить на том же листе документа, где будет расположен выпадающий список, либо на любом другом листе.
Итак, сначала создаем список данных, которые должны находится в выпадающем списке, и размещаем его в любом удобном месте документа Эксель. Например, вы можете разместить такой список за областью печати либо на другом листе документа Эксель.
После этого выбираем ячейку, в которой нужно сделать выпадающий список. Выделяем эту ячейку мышкой и нажимаем на кнопку «Проверка данных», на вкладке «Данные».
После этого откроется окно «Проверка вводимых значений». В этом окне сначала нужно открыть выпадающий список «Тип данных» и выбрать там вариант «Список».
После чего нужно заполнить строку «Источник».
Для этого устанавливаем курсор в строку «Источник» после чего выделяем мышкой список данных, который должен находится в созданном выпадающем списке.
После указания источника закрываем окно «Проверка вводимых значений» нажатием на кнопку «Ok». Выпадающий список в Экселе сделан и его можно проверять.
Но, теперь в данную ячейку можно ввести только те данные, которые присутствуют в выпадающем списке. А при попытке ввести неверное значение вы будете получать сообщение об ошибке.
Если вы хотите оставить возможность вводить в ячейку данные не содержащиеся в выпадающем списке, то вам нужно выделить ячейку с впадающим списком и нажать на кнопку «Проверка данных». Дальше в открывшемся окне нужно перейти на вкладку «Сообщение об ошибке» и снять отметку напротив функции «Выводить сообщение об ошибке».
После сохранения этих настроек вы можете вводить в ячейку не только те данные, которые доступны в выпадающем списке, но и любые другие, которые вам понадобятся.
Как сделать выпадающий список с добавлением данных
Описанный выше вариант выпадающего списка достаточно удобен. Но, если вы хотите регулярно добавлять в него новые данные, то этот вариант не подойдет, поскольку после каждого добавления данных вам придется изменять диапазон, который указывается в поле «Источник». Решить эту проблему можно с помощью функции «Умные таблицы», которая появилась в Microsoft Excel 2007.
Для этого вам нужно сделать список с данными, точно также как описано выше. Единственно отличие, теперь список должен иметь заголовок.
После создания списка, его нужно выделить и с помощью кнопки «Форматировать как таблицу» на вкладке «Главная» применить к списку любой стиль.
После выбора стиля, появится окно «Форматирование таблицы». Здесь нужно установить отметку напротив функции «Таблица с заголовком» и нажать «Ok».
В результате у вас должна получится таблица с данными, примерно такая, как на скриншоте внизу.
Теперь нужно выделить ячейку, в которой вы хотите сделать выпадающий список, и нажать на кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные». В открывшемся окне нужно выбрать «Тип данных – Список», а потом установить курсор в строку «Источник» и выделить мышкой список с данными, которые должны использоваться для выпадающего списка (выделять заголовок списка не нужно).
Данный способ создания выпадающих списков с возможностью добавления новых строк был проверен на Excel 2010, но он также должен работать и в Excel 2007. Как и в более современных версиях Excel, например, Excel 2013 и Excel 2016.
Всем привет, дорогие друзья и гости моего блога. И снова с вами я, Дмитрий Костин, и сегодня мне хочется еще рассказать вам об экселе, а точнее об одной замечательной фишке, которую я теперь всегда применяю. Сталкивались ли вы с ситуацией. когда заполняете таблицу и в каком-нибудь столбце нужно постоянно вводить одно из нескольких значений. Эээээ. Давайте лучше расскажу вам на примере.
Допустим, когда я создавал таблицу учета компьютерного оборудования (еще давно) у себя на работе, то чтобы сделать весь процесс работы более удобным и быстрым, я делал выпадающий список в определенных столбцах и вставлял туда определенные знaчения. И когда я заполнял столбец «Операционная система» (А ведь не на всех компах она одна и та же), то я забивал не сколько значeний (7, 8, 8.1, 10), а потом просто выбирал это всё одним нажатием кнопки мыши.
И таким образом уже не нужно вбивать в кажую ячейку версию винды, или копировать из одной ячейки и вставлять в другую. В общем не буду вас томить, давайте лучше приступим. Давайте я покажу вам, как создать выпадающий список в excel, используя данные c другого листа. Для этого создадим некоторую табличку, к которой мы сможем это применить. Я буду делать это в 2013 версии, но для других версий процесс идентичный, так что не переживайте.
Подготовка
Основные действия
Теперь точно таким же образом поработайте с графами «Фамилия специалиста»
и «Итог устранения»
, после чего снова вернитесь на главный лист и начинайте полноценно работать с таблицей. Вы сами увидите как это здорово и удобно, когда можно выбрать данные из доступных заранее подготовленных значений. Благодаря этому рутинное заполнение таблиц облегчается.
Кстати в таких документах для более удобного отображения лучше . Тогда будет вообще всё круто.
Ну а на сегодня я свою статью заканчиваю. Я надеюсь, что то, что вы сегодня узнали пригодится вам при работе в экселе. Если статья вам понравилась, то конечно же не забудьте подписаться на обновления моего блога. Ну а вас я с нетерпением буду снова ждать на страницах моего блога. Удачи вам и пока-пока!
С уважением, Дмитрий Костин
Как создать в Экселе выпадающий список? Все давно знают о том, как хорошо Excel работает с таблицами и разного рода формулами, но мало кто знает, что здесь можно делать выпадающие списки. И сегодня речь пойдет о них.
И так есть несколько вариантов, как сделать выпадающие списки для работы в Microsoft Office Excel.
Вариант первый очень прост. Если вы вводите схожие данные в одном столбце сверху в низ, то вам достаточно всего лишь встать на ячейку под данными и нажать комбинацию клавиш «Alt + стрелка вниз». Перед вами появится выпадающий список, с которого одним кликом можно выбрать нужные Вам данные.
Недостатком данного метода является то, что он рассчитан на последовательный способ ввода данных и если вы станете на любую другую ячейку в столбце то выпадающий список будет пустым.
Вариант второй дает больше возможностей, его еще считают стандартным. Сделать можно это через проверку данных. В первую очередь нам нужно выделить диапазон данных, которые попадут в наш список, и присвоить ему имя.
Отредактировать данный диапазон можно через вкладку меню «Формулы» выбрав пиктограмму «Диспетчер имен». В нем вы можете создать новый выпадающий список, редактировать действующий или просто удалить не нужный.
Следующим шагом выбираем ячейку, где будет размещен наш выпадающий список и переходим на вкладку меню «Данные», нажимаем на иконку «Проверка данных». В открывшемся окне нам нужно выбрать тип данных, которые будут вводиться в нашей ячейке. В нашем случае мы выбираем «Списки» и ниже через знак равенства прописываем имя нашего диапазона, и нажать ОК. Для того чтобы применить список ко всем ячейкам достаточно перед включением проверки данных просто выделить весь столбец или нужную вам область.
Есть и другие варианты более сложные для создания выпадающего списка, такие как: вставка через вкладку меню «Разработчик», где можно вставить выпадающие списки как часть элемента формы или часть элемента ActiveX. Или написать соответствующие макросы для создания и работы выпадающих списков.
Введите данные в ячейки A1:A10, которые будут выступать в качестве источника для списка. В нашем примере мы ввели цифры, они появятся в выпадающем списке. Выделите ячейку (Например, E5), которая будет содержать в раскрывающийся список. Выберите меню «Данные» -> «Проверка данных», чтобы открыть диалоговое окно «Проверка вводимых значений».
3. На вкладке «Параметры» выберите параметр «Список» в раскрывающемся меню. Убедитесь, что установлены нужные флажки.
4. Затем, нажмите на кнопку. Появится следующее диалоговое окно.
5. Выберите элементы, которые появятся в выпадающем списке на листе с помощью мыши, кликните на кнопку и вернитесь обратно к окну «Проверка вводимых значений», затем нажмите кнопку «ОК».
6. Выпадающий список в Excel будет создан.
Если ваш список короткий, вы можете ввести элементы непосредственно в «Источник» на вкладке «Настройка» в диалоговом окне «Проверка вводимых значений». Отделите каждый пункт списка разделителями, указанными в региональных настройках.
Если список должен располагаться на другом листе, вы можете воспользоваться параметром «= List» перед указанием диапазона данных.
Как создать выпадающий список в Экселе на основе данных из перечня
Представим, что у нас есть перечень фруктов:
Как сделать выпадающий список в Excel
Для создания выпадающего списка нам потребуется сделать следующие шаги:
Перейти на вкладку “Данные” => раздел “Работа с данными” на панели инструментов => выбираем пункт “Проверка данных”.
В поле “Источник” ввести диапазон названий фруктов =$A$2:$A$6 или просто поставить курсор мыши в поле ввода значений “Источник” и затем мышкой выбрать диапазон данных:
Если вы хотите создать выпадающие списки в нескольких ячейках за раз, то выберите все ячейки, в которых вы хотите их создать, а затем выполните указанные выше действия. Важно убедиться, что ссылки на ячейки являются абсолютными (например, $A$2), а не относительными (например, A2 или A$2 или $A2).
Как сделать выпадающий список в Excel используя ручной ввод данных
На примере выше, мы вводили список данных для выпадающего списка путем выделения диапазона ячеек. Помимо этого способа, вы можете вводить данные для создания выпадающего списка вручную (необязательно их хранить в каких-либо ячейках).
Например, представим что в выпадающем меню мы хотим отразить два слова “Да” и “Нет”.
Для этого нам потребуется:
Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
Перейти на вкладку “Данные” => раздел “Работа с данными” на панели инструментов =>
Проверка данных в Excel
Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений” на вкладке “Параметры” в типе данных выбрать “Список”:
Проверка вводимых значений в Excel
В поле “Источник” ввести значение “Да; Нет”.
Нажимаем “ОК”
Да - Нет
После этого система создаст раскрывающийся список в выбранной ячейке. Все элементы, перечисленные в поле “Источник”, разделенные точкой с запятой будут отражены в разных строчках выпадающего меню.
Если вы хотите одновременно создать выпадающий список в нескольких ячейках – выделите нужные ячейки и следуйте инструкциям выше.
Как создать раскрывающийся список в Эксель с помощью функции СМЕЩ
Наряду со способами описанными выше, вы также можете использовать формулу СМЕЩ для создания выпадающих списков.
Например, у нас есть список с перечнем фруктов:
Для того чтобы сделать выпадающий список с помощью формулы СМЕЩ необходимо сделать следующее:
Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
Перейти на вкладку “Данные” => раздел “Работа с данными” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных”:
Проверка данных в Excel
Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений” на вкладке “Параметры” в типе данных выбрать “Список”:
Проверка вводимых значений в Excel
В поле “Источник” ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;5)
Нажать “ОК”
Система создаст выпадающий список с перечнем фруктов.
Как эта формула работает?
На примере выше мы использовали формулу =СМЕЩ(ссылка;смещ_по_строкам;смещ_по_столбцам;[высота];[ширина]).
Эта функция содержит в себе пять аргументов. В аргументе “ссылка” (в примере $A$2) указывается с какой ячейки начинать смещение. В аргументах “смещ_по_строкам” и “смещ_по_столбцам” (в примере указано значение “0”) – на какое количество строк/столбцов нужно смещаться для отображения данных.
В аргументе “[высота]” указано значение “5”, которое обозначает высоту диапазона ячеек. Аргумент “[ширина]” мы не указываем, так как в нашем примере диапазон состоит из одной колонки.
Используя эту формулу, система возвращает вам в качестве данных для выпадающего списка диапазон ячеек, начинающийся с ячейки $A$2, состоящий из 5 ячеек.
Как сделать выпадающий список в Excel с подстановкой данных (с использованием функции СМЕЩ)
Если вы используете для создания списка формулу СМЕЩ на примере выше, то вы создаете список данных, зафиксированный в определенном диапазоне ячеек. Если вы захотите добавить какое-либо значение в качестве элемента списка, вам придется корректировать формулу вручную.
Ниже вы узнаете, как делать динамический выпадающий список, в который будут автоматически загружаться новые данные для отображения.
Для создания списка потребуется:
Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
Перейти на вкладку “Данные” => раздел “Работа с данными” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных”;
Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений” на вкладке “Параметры” в типе данных выбрать “Список”;
В поле “Источник” ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;СЧЕТЕСЛИ($A$2:$A$100;”<>”))
Нажать “ОК”
В этой формуле, в аргументе “[высота]” мы указываем в качестве аргумента, обозначающего высоту списка с данными – формулу СЧЕТЕСЛИ, которая рассчитывает в заданном диапазоне A2:A100 количество не пустых ячеек.
Примечание: для корректной работы формулы, важно, чтобы в списке данных для отображения в выпадающем меню не было пустых строк.
Как создать выпадающий список в Excel с автоматической подстановкой данных
Для того чтобы в созданный вами выпадающий список автоматически подгружались новые данные, нужно проделать следующие действия:
Создаем список данных для отображения в выпадающем списке. В нашем случае это список цветов. Выделяем перечень левой кнопкой мыши:
выпадающий список с автоматиеской подстановкой в эксель
На панели инструментов нажимаем пункт “Форматировать как таблицу”:
Из раскрывающегося меню выбираем стиль оформления таблицы
Нажав клавишу “ОК” во всплывающем окне, подтверждаем выбранный диапазон ячеек:
Присваиваем имя таблице в правой верхней ячейке над колонкой “А”:
Таблица с данными готова, теперь можем создавать выпадающий список. Для этого необходимо:
Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать список;
Перейти на вкладку “Данные” => раздел “Работа с данными” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных”:
Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений” на вкладке “Параметры” в типе данных выбрать “Список”:
В поле источник указываем =”название вашей таблицы”. В нашем случае мы ее назвали “Список”:
Поле источник автоматическая подстановка данных в выпадающий список Эксель
Готово! Выпадающий список создан, в нем отображаются все данные из указанной таблицы:
Для того чтобы добавить новое значение в выпадающий список – просто добавьте в следующую после таблицы с данными ячейку информацию:
Таблица автоматически расширит свой диапазон данных. Выпадающий список соответственно пополнится новым значением из таблицы:
Автоматическая подстановка данных в выпадающий список эксель
Как скопировать выпадающий список в Excel
В Excel есть возможность копировать созданные выпадающие списки. Например, в ячейке А1 у нас есть выпадающий список, который мы хотим скопировать в диапазон ячеек А2:А6.
Для того чтобы скопировать выпадающий список с текущим форматированием:
нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, которую вы хотите скопировать;
выделите ячейки в диапазоне А2:А6, в которые вы хотите вставить выпадающий список;
нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+V.
Так, вы скопируете выпадающий список, сохранив исходный формат списка (цвет, шрифт и.т.д). Если вы хотите скопировать/вставить выпадающий список без сохранения формата, то:
нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, который вы хотите скопировать;
нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+C;
выберите ячейку, в которую вы хотите вставить выпадающий список;
нажмите правую кнопку мыши => вызовите выпадающее меню и нажмите “Специальная вставка”;
выпадающий список в excel
В появившемся окне в разделе “Вставить” выберите пункт “условия на значения”:
Нажмите “ОК”
После этого, Эксель скопирует только данные выпадающего списка, не сохраняя форматирование исходной ячейки.
Как выделить все ячейки, содержащие выпадающий список в Экселе
Иногда, сложно понять, какое количество ячеек в файле Excel содержат выпадающие списки. Есть простой способ отобразить их. Для этого:
Нажмите на вкладку “Главная” на Панели инструментов;
Нажмите “Найти и выделить” и выберите пункт “Выделить группу ячеек”:
В диалоговом окне выберите пункт “Проверка данных”. В этом поле есть возможность выбрать пункты “Всех” и “Этих же”. “Всех” позволит выделить все выпадающие списки на листе. Пункт “этих же” покажет выпадающие списки схожие по содержанию данных в выпадающем меню. В нашем случае мы выбираем “всех”:
Выпадающий список в Excel. Как найти все списки
Нажмите “ОК”
Нажав “ОК”, Excel выделит на листе все ячейки с выпадающим списком. Так вы сможете привести за раз все списки к общему формату, выделить границы и.т.д.
Как сделать зависимые выпадающие списки в Excel
Иногда нам требуется создать несколько выпадающих списков, причем, таким образом, чтобы, выбирая значения из первого списка, Excel определял какие данные отобразить во втором выпадающем списке.
Предположим, что у нас есть списки городов двух стран Россия и США:
Для создания зависимого выпадающего списка нам потребуется:
Создать два именованных диапазона для ячеек “A2:A5” с именем “Россия” и для ячеек “B2:B5” с названием “США”. Для этого нам нужно выделить весь диапазон данных для выпадающих списков:
зависимый выпадающий список в Excel
Перейти на вкладку “Формулы” => кликнуть в разделе “Определенные имена” на пункт “Создать из выделенного”:
Зависимые выпадающие списки в Excel
Во всплывающем окне “Создание имен из выделенного диапазона” поставьте галочку в пункт “в строке выше”. Сделав это, Excel создаст два именованных диапазона “Россия” и “США” со списками городов:
зависимый-выпадающий-список-в-excel
Нажмите “ОК”
В ячейке “D2” создайте выпадающий список для выбора стран “Россия” или “США”. Так, мы создадим первый выпадающий список, в котором пользователь сможет выбрать одну из двух стран.
Теперь, для создания зависимого выпадающего списка:
Выделите ячейку E2 (или любую другую ячейку, в которой вы хотите сделать зависимый выпадающий список);
Кликните по вкладке “Данные” => “Проверка данных”;
Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений” на вкладке “Параметры” в типе данных выберите “Список”:
Проверка вводимых значений в Excel
Нажмите “ОК”
Теперь, если вы выберите в первом выпадающем списке страну “Россия”, то во втором выпадающем списке появятся только те города, которые относятся к этой стране. Также и в случае, когда выбираете “США” из первого выпадающего списка.
При заполнении таблиц нередко приходится вводить повторяющиеся значения. Excel позволяет существенно облегчить эту работу и при этом уменьшить количество ошибок при вводе. С этой целью используются выпадающие списки. Мы создаем необходимый список один раз, а потом в любой ячейке вставляем выпадающий список, из которого можем выбирать нужное значение.
Как сделать списки в Excel 2007
Для примера я создал список городов Московской области. Выделяем список и создаем именованный диапазон. Для этого после щелчка правой кнопки мыши выбираем в контекстном меню «Имя диапазона».
Задаем имя «Город_М_О» и жмем «ОК».
Теперь переходим в ту ячейку, где мы хотим иметь выпадающий список и переходим на закладку «Данные» верхней панели. Здесь нам понадобится кнопка «Проверка данных», расположенная в группе «Работа с данными». Выбираем пункт «Проверка данных».
В появившемся окне выбираем тип данных «Список» и в поле «Источник» вводим «=Город_М_О», то есть заданное нами имя диапазона, который содержит список.
Вот собственно и все. В заданной нами ячейке появился выпадающий список, из которого мы можем выбирать любое значение. При необходимости мы можем использовать тот же список и в других ячейках.
А исходный список мы можем и спрятать, к примеру, на другом листе, чтобы не портил вида таблицы. Система все равно будет работать, потому что список у нас находится в именованном диапазоне, видимом в пределах всей книги Excel.
Как это сделать в Excel 2003
Здесь, чтобы присвоить имя диапазону нам потребуется зайти в меню «Вставка»
И окно присвоения имени выглядит немного по-другому.
Так же переходим в нужную нам ячейку и в меню «Данные» выбираем «Проверка». А открывшееся окно будет таким же, как и в Excel 2007.
Покоряйте Excel и до новых встреч!