В мае 2012 года завершилось формирование нормативной правовой базы, необходимой для запуска электронного документооборота. Многие предприятия и организации начинают активно переходить на безбумажный документооборот с клиентами и поставщиками. Среди преимуществ этой формы общения - значительное сокращение затрат и времени на подготовку и отправку документов, экономия на материалах, почтовых и курьерских расходах, быстрый доступ к электронному архиву, удобный поиск документов и многое другое. Методисты фирмы «1С» рассказывают, как запустить электронный документооборот в «1С:Предприятии 8».
Возможность обмена электронными документами между юридическими лицами существует с 2002 года - с момента, когда Федеральный Закон №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» определил равнозначность ЭЦП и собственноручной подписи в бумажном документе и установил основные «правила игры» в области обмена электронными документами. Но до настоящего времени потенциально очень удобный электронный документооборот в полной мере так и не вошел в практику российского бизнеса - до последнего времени в правовой базе имелись несколько «дыр». Одна из них - невозможность обеспечить юридически значимый обмен электронными счетами-фактурами.
Реальным стартом электронного документооборота в России можно считать 23 мая 2012 года - в этот день вступил в силу приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138 , который утвердил электронные форматы счета-фактуры, журналов полученных и выставленных счетов-фактур, книг продаж и покупок. 2 мая вступил в силу приказ ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6-172@, который утверждает формы первичных документов ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг). В отличие от счета-фактуры эти формы носят рекомендательный характер, при обмене документами компании могут использовать и отличные от рекомендованных формы. Но в этом случае такие электронные документы не могут быть приняты налоговыми органами к рассмотрению в качестве юридически значимых (например, для документальной проверки).
Более подробно о правовых основах обмена электронными документами рекомендуем прочитать в статьях на 1С:ИТС и на сайте its.1c.ru:
- Юридическая сила документов, подписанных электронной подписью
- Подтверждение расходов и вычетов электронными документами
Общая схема обмена электронными документами
Именно сейчас многие предприятия и организации начинают активно переходить на безбумажный документооборот с клиентами и поставщиками. Среди преимуществ этой формы общения - значительное сокращение затрат и времени на подготовку и отправку документов, экономия на материалах, почтовых и курьерских расходах, быстрый доступ к электронному архиву, удобный поиск документов и многое другое.
В общем случае обмен электронными документами выглядит следующим образом (см. первую схему).
Сначала продавец в своей учетной системе создает документ. Затем - «подписывает» его своей электронной подписью с помощью специального криптографического программного обеспечения. Следующий шаг - загрузить подписанный электронный документ в программу оператора электронного документооборота и отправить контрагенту, который примет его в установленную у себя программу. Далее покупателю необходимо ввести полученный документ в свою учетную систему - для этого нужно либо определить соответствие между полученным документом и документом, заранее подготовленным в информационной системе, либо создать копию этого документа «с нуля». После чего созданный документ можно принять к реальному учету в своей рабочей программе. Последние этапы - наиболее трудоемкие и некомфортные.
Обмен электронными документами в «1С:Предприятии 8»
Чтобы максимально исключить перезагрузку документов из одной программы в другую и «ручной труд» при приеме документа в учетную систему получателя фирма «1С» и оператор электронного документооборота «Такском» разработали совместное решение «1С-Такском». По сути это решение является частью конфигураций «1С:Предприятия 8» - оно встроено в «1С:Бухгалтерию 8», «1С:Управление торговлей 8» (ред. 11), «1С:Управление производственным предприятием 8» и другие наиболее массовые решения «1С». Внутренняя интеграция учетной системы и программы оператора позволила исключить основные технологические недостатки общей схемы - использовать электронный документооборот стало намного проще и удобнее (см. вторую схему на рисунке выше).
В этой схеме исключен самый трудоемкий этап общего контура обмена электронными документами. Интегрированное решение не только выполняет все необходимые функции, включая отправку и прием документов, но и самое главное - на основе полученных электронных документов автоматически формирует документы информационной базы «1С:Предприятия 8». Таким образом, пользователь получает документ в привычном виде и сразу может принять к учету.
Отметим еще несколько преимуществ такой организации документооборота:
- вся работа с документами ведется в привычном интерфейсе «1С:Предприятии 8»;
- нет необходимости отдельно устанавливать и обновлять программу оператора электронного документооборота или работать на его веб-ресурсе;
- поддерживается обмен не только счетами-фактурами, но и другими документами - накладными, актами, счетами, заказами и т.д.
Четыре шага к электронному документообороту
Для технического подключения обмена электронными документами с применением «1С-Такском» необходимо выполнить несколько несложных шагов. Отметим, что для пользователей «1С:Предприятия 8», у которых оформлен договор 1С:ИТС, подключение к сервису бесплатное, входящие документы не тарифицируются и не оплачиваются.
1. Проверьте, обновлена ли программа до той версии и релиза, в которые включена возможность обмена (информация есть на сайте http://v8.1c.ru/edi/1c-taxcom/eldoc/). Для работы с электронными документами требуется платформа "1С:Предприятие 8" версии не ниже 8.2.15. Если номер версии/релиза вашей программы ниже требуемого - обновите программу. Это можно сделать самостоятельно, либо обратившись к партнеру «1С» или администратору системы.
2. Подключение сервиса происходит на основании заявки. Функциональность обмена уже есть в программе в «спящем» режиме. Чтобы ее активизировать нужно заполнить заявку в личном кабинете пользователя на сайте http://users.v8.1c.ru .
3. После обработки заявки (обычно процедура занимает не более одного рабочего дня) в личном кабинете пользователю будет предоставлен Идентификатор участника обмена электронными документами .
4. Последний шаг к безбумажному общению с вашими контрагентами - настройка «1С:Предприятия 8».
Как выполнить такую настройку - подробно разберем на примере популярной программы «1С:Управление торговлей 8» (ред. 11).
Настройка «1С:Предприятия 8»
Сначала в разделе Администрирование отметим, что данная программа будет использовать обмен электронными документами - установим соответствующие «флажки».
После этого во всех формах документов, участвующих в электронном документообороте, будет доступна новая группа команд - , Отправить повторно и другие команды для быстрой работы с документами.
Напомним, что для обеспечения юридически значимого электронного документооборота необходимо использовать электронную подпись. В данном случае подойдут любые сертификаты, которые выданы удостоверяющим центром, входящим в сеть доверенных центров ФНС России. Например, если ваша компания сдает отчетность в ФНС в электронном виде, то такой сертификат, безусловно, уже получен, и его можно смело использовать для организации обмена электронными документами. Если сертификата нет, получить его можно, к примеру, у регионального представителя компании "Такском" (http://www.taxcom.ru/about/regions).
Далее необходимо выполнить общую настройку криптографии и настройку сертификатов электронных подписей. Для заполнения формы Настройка криптографии (раздел Администрирование ) потребуются указать наименование и общие технические характеристики программного обеспечения, которое используется для работы с электронной подписью (криптопровайдер электронной подписи) - см. рис. 1. Для некоторых программ (например, для КриптоПро) эти технические характеристики могут быть заполнены автоматически.
Рис. 1
Чтобы иметь возможность подписывать документы нажатием одной кнопки, не выходя из «1С:Управление торговлей 8» и не переключаясь в другие режимы, сертификат электронной подписи (вернее, только та его часть, которая может передаваться и храниться в незащищенном режиме) должна быть перенесена непосредственно в программу. Для этого следует указать, откуда программе следует взять этот сертификат. В общем случае разработчики «1С» рекомендуют загружать сертификат из хранилища личных сертификатов пользователя операционной системы (см. рис. 2).
Рис. 2
Для каждого сертификата (а по сути - для конкретного должностного лица, имеющего право подписи) следует указать список документов, которые он имеет право подписать - поэтому перечислим все виды документов на одноименной закладке (см. рис. 3).
Рис. 3
Следующий этап тоже выполняется в программе, он несложен технически, но потребует больше времени на реализацию. Речь идет о том, чтобы договориться со своими контрагентами об обмене счетами-фактурами и другими документами в электронном виде. Напомним, что обмен электронными счетами-фактурами предусматривает обязательное участие в процессе третьей стороны - оператора электронного документооборота (в данном случае - компании «Такском»).
Список контрагентов, с которыми ваша компания планирует перейти на безбумажный документооборот, ведется в форме Соглашение с контрагентами об использовании электронных документов (через операторов ЭДО) . Добавив нового контрагента в этот список, можно сразу же отправить приглашение к электронному взаимодействию.
Подробно о том, как заполнить соглашения, можно прочитать в разделе методической поддержки «1С:Предприятия 8» на сайте its.1c.ruhttp://its.1c.ru/db/metod81#content:4791:1 и на 1С:ИТС.
Обратите внимание на Идентификатор организации. Это значение присваивает каждой организации оператор электронного документооборота. Если ваш контрагент примет приглашение к электронному документообороту, то от него поступит сообщение с указанием идентификатора, и поле формы будет заполнено автоматически. Изменится и статус контрагента - с Ожидаем согласия на Присоединен .
Не забывайте отреагировать и на поступающие приглашения от ваших партнеров - подтвердить свою готовность к электронному обмену можно с помощью команды Обновить статусы с сервиса .
На этом техническая подготовка закончена, и можно приступать непосредственно к обмену электронными документами. Как это выполняется в программе - рассмотрим на примере счетов-фактур.
Счет-фактура: отправляем и принимаем
Обратите внимание - в списке счетов-фактур теперь появятся две колонки, отображающие сводное состояние электронного документооборота по документам информационной базы. В первой колонке - состояние документооборота с нашей стороны (например, все выполнено или требуются действия ), во второй - состояние со стороны других участников (контрагента и оператора электронного документооборота). Пользователь видит, надо ему что-то делать или просто ожидать - см. рис. 4.
Рис. 4
В привычном режиме подготовим новый счет-фактуру. Программа подскажет, что требуются действия с нашей стороны - то есть нам следует подписать и отправить документ партнеру. Для этого выберем команду Сформировать, подписать и отправить из вновь созданного меню ЭД - см. рис. 5.
Рис. 5
При выборе этой команды программа автоматически подготовит электронный документ, подпишет электронной подписью (если есть право подписи) и поместит в очередь на отправку. Если у менеджера нет права подписи, то программа сначала перенаправит счет-фактуру на подпись ответственному лицу. С нашей стороны все действия выполнены, теперь ожидаем подтверждения о получении со стороны оператора и со стороны покупателя.
Теперь посмотрим на процесс с другой стороны - со стороны покупателя, которых получает новый счет-фактуру от своего партнера. Получив этот документ, программа автоматически создаст аналогичный документ в информационной базе «1С:Управления торговлей 8» (ред. 11). Далее работать с ним можно будет так же, как и с остальными счетами-фактурами.
В первое время, при привыкании к новому сервису, возможно пользователям будет удобно просмотреть полученный счет-фактуру в привычном виде - как на бумаге. Для этого в программе реализован режим просмотра электронного документа, который представляет информацию в привычной печатной форме и содержит список установленных электронных подписей на документе. Содержимое формы можно распечатать, причем к распечатке будет приложен дополнительный лист с перечислением электронных подписей, можно сохранить на диск - в этом случае сохраняется не только сам электронный документ, но и установленные подписи в виде дополнительных файлов (см. рис. 6).
Рис. 6
Работа с произвольными документами
«1С:Управление торговлей 8» (ред. 11) поддерживает защищенный обмен документами произвольной формы, например, договорами или актами сверки. Для этой цели предназначен отдельный вид данных, который называется Произвольный электронный документ . По сути, он является аналогом обычного электронного письма и позволяет заполнить сопроводительную записку, вложить необходимые файлы, установить электронную подпись, направить документ в адрес контрагента и пр.
В программах системы «1С:Предприятия 8» имеется целый набор полезных сервисных функций, которые делают процесс движения электронных документов удобным, понятным и прозрачным даже для неопытных пользователей.
Обеспечение юридической значимости обмена
Для того чтобы начать обмен юридически значимыми первичными документами с контрагентами, необходимо внести изменения в учетную политику. Стоит предусмотреть возможность составлять и получать первичные документы в электронном виде, а также принимать данные документы к бухгалтерскому и налоговому учету.
Кроме того, на данный момент обязательным условием является заключение сторонами Соглашения об обмене электронными документами. Оно может быть заключено как в виде отдельного документа, так и в виде дополнительного соглашения к конкретному договору.
В первом случае электронными документами можно обмениваться в рамках любого договора с контрагентом, во втором - только в рамках того договора, к которому заключено дополнительное соглашение. Соглашение может быть заключено на любой срок.
Соглашение об обмене электронными документами должно быть заключено в письменной форме. При этом законодательство позволяет и его заключить в электронном виде с использованием электронной подписи. Однако, во избежание недоразумений с контрагентом и придирок со стороны проверяющих органов, в данном случае лучше использовать бумажный вид.
В Соглашении об обмене электронными документами необходимо прописать:
- вид используемой электронной подписи;
- порядок и последовательность подписания электронных документов;
- действия сторон в случае непринятия другой стороной документа по техническим причинам;
- условия взаимодействия участников с удостоверяющим центром (аккредитованным удостоверяющим центром);
- условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными аналогичным документам, подписанным собственноручно (до 1 июля 2012 года это условие обязательно для всех Соглашений, в дальнейшем оно обязательно при использовании простой или неквалифицированной электронной подписи. При использовании квалифицированной электронной подписи стороны могут установить дополнительные условия признания этой подписи равнозначной собственноручной подписи).
Образец Соглашения об организации электронного взаимодействия размещен на сайте 1С:ИТС - http://its.1c.ru/db/eldocs#content:9:1
Рекомендуем пользователям не забыть обратиться к партнеру «1С», который обслуживает компанию по договору 1С:ИТС, и заключить с ним лицензионный договор на право использования программного обеспечения компании «1С-Такском».
Специальное предложение для пользователей 1С:ИТС
Напомним, что до 31 октября 2012 года действует специальное предложение для пользователей «1С:Предприятия 8», которые имеют действующий договор 1С:ИТС - возможность бесплатно отправлять до 1 000 комплектов документов в месяц (комплект может включать до трех документов, например, счет-фактура, акт/накладная, счет). Свыше - стоимость отправки комплекта документов будет составлять 10 рублей.
О форматах электронных документов, поступающих от контрагентов в роуминге.- Настройка ЭДО в типовых решениях Использование одного идентификатора различными обособленными подразделениями
Настройка ЭДО в 1С:Бухгалтерии ред. 3.0
Настройка ЭДО в 1С:Бухгалтерии ред. 3.0 (на примере релиза 3.0.43.123)
Перед началом настройки ЭДО убедитесь, что:
- программа 1С обновлена до актуального релиза;
- есть логин и пароль интернет-поддержки 1С (http://login.1c.ru)
- установлен крипто-провайдер (КриптоПро или ВипНет) и есть ключ усиленной квалифицированной электронной подписи, например от системы электронной отчетности в ФНС (открытый и закрытый ключ, пин-код от контейнера закрытого ключа)
- в карточках организации и контрагентов, с которыми предполагается вести обмен электронными документами, корректно заполнены следующие поля:
- Название
- ИНН/КПП
- Адрес (обязательно по классификатору, а не "одной строкой)
- Телефон (не более 20 символов)
- Код налогового органа (для организации)
Настройка ЭДО и криптографии в программе 1С
Убедитесь, что в разделе "Администрирование" - "Обмен электронными документами" включены опции "Электронные подписи" и "Обмен электронными документами".
Убедитесь, что разделе "Администрирование" - "Обмен электронными документами" - "Настройки электронной подписи и шифрования" на закладке "Программы" добавлен используемый Вами крипто-провайдер (например, КриптоПро) и результат проверки для него - "Установлен на компьютере". При необходимости, добавьте нужный крипто-провайдер, нажав кнопку "Добавить".
Перед регистрацией в сервисе ЭДО убедитесь, что программный продукт 1С запущен под пользователем, который указан в настройках сертификата:
Регистрация в сервисе 1С-ЭДО (1С-Такском)
Для создания профиля настроек ЭДО (регистрации в качестве участника ЭДО) в разделе "Администрирование" - "Обмен электронными документами" выберите гипер-ссылку "Подключиться к сервису 1С-ЭДО", если нужно зарегистрироваться у оператора ЭДО Калуга Астрал; либо гипер-ссылку "Подключиться к сервису 1С-Такском" для регистрации у оператора ЭДО Такском.
Просмотреть уже созданные профили можно в разделе «Профили ЭДО».
Перед началом регистрации возможно потребуется ввести логин и пароль интернет-поддержки пользователей 1С.
В зависимости от выбранного способа подключения (оператора) вид экранной формы может несколько отличаться.
Калуга Астрал проверьте правильность заполнения указанных на форме полей, при необходимости выберите организацию и сертификат и нажмите на гипер-ссылку "Получить уникальный идентификатор участника ЭДО".
При необходимости введите пин-код (пароль) контейнера ключа электронной подписи. В течении нескольких минут заявка на регистрацию будет обработана оператором ЭДО и организации будет присвоен уникальный Идентификатор участника ЭДО.
При подключении к оператору ЭДО Такском на первом шаге помощника подключения нужно выбрать регистрируемую организацию и сертификат электронной подписи, после чего нажмите на гипер-ссылку "Получить уникальный идентификатор участника ЭДО".
Далее нужно согласиться с подключением к интернет-поддержке (возможно, потребуется ввести логин/пароль интернет поддержки и/или регномер программного продукта).и, при запросе, пин-код контейнера ключа подписи, после чего нажать кнопку "Создать заявку".
В новом окне внимательно проверьте реквизиты регистрируемой организации.
При необходимости реквизиты можно отредактировать прямо на форме, для редактирования адреса организации нажмите на выделенную на рисунке выше красной рамкой кнопку. Убедитесь, что в адресе компании верно заполнено поле "Код региона". После нажатия на кнопку "Отправить" начнется процесс регистрации (получения уникального Идентификатора участника ЭДО).
После завершения работы таймера обратного отсчета (на рисунке выше выделен красным) на форме отобразится присвоенный организации уникальный Идентификатор (на рисунке ниже выделен красным).
Затем нажмите кнопку "Ок".
После получения уникального Идентификатора нажмите на кнопку "Готово", в результате откроется созданный профиль настроек ЭДО по зарегистрированной организации, где можно проверить и при необходимости скорректировать доступных для ЭДО типов электронных документов, их форматы, а так же протестировать доступность сервиса (по кнопке "Тест профиля настроек").
После нажатия на кнопку "Записать и закрыть" будет предложено отправить приглашение на ЭДО вашему контрагенту.
О том, как пользоваться ЭДО (отправлять, получать и обрабатывать электронные документы) можно прочитать в разделе ИТС https://its.1c.ru/db/eldocs#content:102:hdoc
Ваша проблема решена?
Ваше сообщение отправлено.
Применение электронного документооборота (ЭДО) в организации
Для того чтобы понять, что такое электронный документооборот (ЭДО) и для чего он нужен, следует знать общий принцип документооборота. А именно:
- Какие первичные документы составляются на предприятии;
- Как происходит обмен этими документами внутри предприятия и со сторонними организациями;
- Кто составляет и проверяет оформление первичных документов;
- У кого есть право подписи документов.
На каждом предприятии разработан индивидуальный график документооборота, который помогает сотрудникам разобраться и определить движение документов.
Впервые ЭДО появился в банковской сфере, затем системы ЭДО стали применяться на многих западных предприятиях. В настоящее время ЭДО широко используется и в России, для оперативного обмена информацией.
ЭДО – это быстрый и качественный обмен различной информацией как внутри предприятия, так и с внешними контрагентами либо контролирующими органами. Своевременное выявление ошибок и расхождений в расчетах между контрагентами, а также сверка данных покупателя и поставщика с данными ИФНС, позволяет оперативно выявлять расхождения в счетах-фактурах.
Например, при обмене документами с контрагентами с помощью ЭДО, а не с помощью почтовых услуг, предприятием будет сэкономлено не только время оформления документа: печать документа, сбор подписей, оформление конвертов и т.д., но и сократятся затраты на услуги почты.
Документы, обработанные с помощью ЭДО, по законодательству имеют такую же юридическую силу, как на бумажном носителе. Все договора, соглашения и прочая подобная документация имеет юридическую силу согласно ГК РФ. В Налоговом кодексе также предусмотрена электронная документация, которая имеет такую же силу, как и документы на бумажных носителях.
Как организовать обмен электронными документами (ЭДО) в 1С 8.3 – пошаговая инструкция
В программе 1С 8.3 Бухгалтерия ред. 3.0 предусмотрена функция, предназначенная для использования ЭДО. Рассмотрим на примере правила настройки и работы с ЭДО в 1С 8.3.
Шаг 1. Настройка электронного документооборота в 1С 8.3
Для работы с ЭДО в 1С 8.3 необходимо сначала настроить программу, а именно:
- Произвести обновления до актуального релиза;
- Заключить договор с оператором связи для передачи электронных данных. Можно с оператором через которого отправляете отчетность в ИФНС и внебюджетные фонды;
- Получить пароль и логин интернет-поддержки обслуживающей предприятие компании 1С;
- Установить крипто-про на компьютер или получить электронно-цифровую подпись на флеш-носителе.
Внимание! В справочнике «Контрагенты» наименование контрагентов необходимо заполнять по данным ИФНС, для того, чтобы в 1С 8.3 корректно заполнились данные: наименование организации, ИНН/КПП, адрес и код ИФНС.
Для этого заходим в меню «Справочники», где выбираем справочник «Контрагенты»:
В открывшемся списке контрагентов проверяем корректное заполнение данных по всем контрагентам. Для этого наводим курсор на нужного контрагента и кнопкой «Еще» выбираем функцию редактирования «Изменить»:
Открывается карточка контрагента:
Если ИНН контрагента уже внесен в карточку, то нажимаем кнопку «Заполнить по ИНН», после чего происходит автоматическое заполнение сведений о КПП, наименовании и адресе по данным ИФНС.
Адрес обязательно должен быть заполнен не в произвольном формате, а по данным адресного классификатора. Но для этого следует настроить подключение базы 1С к интернету и серверу ИФНС.
Шаг 2. Настройка ЭДО и криптографии
Заходим в раздел “Администрирование” и выбираем функцию “Обмен электронными документами”:
Открывается окно «Настройка обмена электронными документами»:
Для работы с ЭДО в 1С 8.3 следует отметить «галочкой» функции “Электронные подписи” и “Обмен электронными документами с контрагентами”:
Затем следует убедиться, что электронная подпись настроена. Для этого заходим в меню «Настройки электронной подписи и шифрования» на вкладку «Программы», где должен отобразиться установленный ключ. Если ключ не установлен, то следует обратиться к специалистам для его установки:
Шаг 3. Подключить электронный документооборот
Следующим шагом будет подключение к сервису 1С ЭДО. Для этого выбираем функции «Подключиться к сервису 1С ЭДО» и «Подключиться к сервису 1С Такском»:
При подключении к сервисам ЭДО и ТАКСКОМ, открывается помощник подключения. Следуя подсказкам программы 1С 8.3, проходим этап заполнения:
Далее заходим в настройки ЭДО в 1С 8.3, где открывается автоматически настроенный шаблон для обмена электронными документами с контрагентами. В поле «Организация» необходимо выбрать юридическое лицо, которому хотите отправить приглашение на электронный обмен документами. После этого, нажав на кнопку «Записать и закрыть», выбранному контрагенту автоматически отправится приглашение на подключение к ЭДО:
Для обновления форм ЭДО в 1С 8.3, следует поставить отметку в окошке «Переходить на новые формы автоматически»:
В 1С 8.3 можно настроить расписание обмена электронными документами:
Или смотрите наш видео-урок:
Шаг 4. Работа с ЭДО
При формировании первичных документов в программе 1С Бухгалтерия 8.3, следует учесть, что в меню документа, для которого утверждена форма электронного документооборота, есть кнопка «ЭДО». Все действия с такими первичными документами можно произвести, согласно выбранной команде:
Для просмотра всей информации движения документов по ЭДО, в 1С 8.3 существует функция «Архив ЭДО» в меню «Администрирование»:
В архиве можно просмотреть все совершаемые операции с документами в ЭДО. Используя закладки и меню настроек, в 1С 8.3 можно получить различные отчеты по видам документов и степени их исполнения:
Для работы в текущем режиме с ЭДО в 1С 8.3, следует использовать функцию «Текущие дела ЭДО», которая находится в разделе «Продажи»:
Или в разделе «Покупки»:
Где также можно сформировать необходимые отчеты:
Для обмена произвольными электронными документами с поставщиками или покупателями в 1С 8.3 предназначена функция «Произвольные электронные документы»:
В данном сервисе можно выбрать файл произвольного формата либо установленного формата из открывающегося списка.
Зачем нужен электронный документооборот в программе 1С?
Электронный документооборот – обмен юридически значимыми документами (и не только) в электронном виде.
Приведем простейший пример электронного документооборота – обмен компаниями «вордовскими» документами по электронной почте.
Конечно, такой документооборот не структурирован, письмо с файлом можно просто не заметить вовремя и самое главное он не имеет действующей подписи и печати.
Кроме того, в данной статье речь идет об обмене документами между программами 1С. Поэтому документ должен иметь определенную структуру, что бы принимающая программа смогла его правильно распознать и «разложить по полочкам».
Для этого существуют определенные правила обмена, причем некоторые утверждены законодательством (например, форма электронного счета-фактуры).
В данной статье описывается процедура настройки передачи – приемки Счет-фактуры в электронном виде на базе конфигурации 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0.
Настройка электронного документа конфигурации 1С: «Бухгалтерия предприятия 3.0».
Для более эффективной работы с электронным обменом документами фирма «1С» решила вступить в сотрудничество с давно проверенной и надежной компанией «Такском». В результате такого сотрудничества появился модуль, интегрированный в большинство популярных конфигураций «1С».
Это позволило добиться организацию не только обмена данными, то есть просто передача их от одного контрагента другому, но и формировать на основе этих данных объекты системы «1С». Это как раз счета-фактуры, Акты, документы поступления и реализации, складские документы и прочее.
Кроме того, нельзя, не отметить еще ряд преимуществ такого подхода:
- Пользователю не приходится переключаться на другую программ, и даже не придется менять привычный интерфейс
- Не нужно дополнительно устанавливать и следить за обновлениями программы оператора электронного документооборота
Перейдем к технической стороне настройки процедуры. Она состоит из четырех этапов:
- Для начала убедимся, что система «1С: Предприятие» соответствует необходимым требованиям, а именно платформа программы должна быть не ниже версии 2.15 и релиз используемой конфигурации должен содержать модуль документооборота. Эту информацию можно найти на сайте 1C, либо у партнеров. У партнеров же можно сделать необходимые обновления.
- Чтобы подключить сервис, необходимо подать заявку. Как уже писалось раньше, модуль документа уже находится в программе. Но он пока не активен. Его функционал будет задействован после рассмотрения заявки (обычно это не занимает много времени). Заявку следует заполнить в своем «личном кабинете».
- Как только заявку рассмотрят и утвердят, функционал модуля документооборота будет доступен в полной мере.
- Теперь можно переходить к настройки «1С: Предприятия».
После этих операций у документов появится кнопка со списком операций с электронным документооборотом (как и собирались ранее, посмотрим документ «Счет-фактура выданный»):
Можно попробовать отправить «Счет-фактуру» контрагенту, только не забудьте предупредить его об этом и убедитесь, что у него тоже настроен модуль.
Для взаимодействия с контролирующими органами так же понадобятся сертификаты, выданные ими.
По материалам: programmist1s.ru
Бухгалтеру
Приходные накладные и счета-фактуры автоматически создаются в программе 1С на основе входящих электронных документов - быстро и без расхождений в реквизитах.
Все электронные документы хранятся в программе 1С - можно быстро найти и отправить необходимые документы в ФНС в ответ на запрос. Опись при этом формируется автоматически.
Программа 1С подсказывает, кто из контрагентов уже подключен к ЭДО. Пригласить контрагента к работе через ЭДО можно напрямую из программы.
Финансовому директору
Обмен электронными документами между своими организациями в группе компаний и с внешними контрагентами происходит за минуты. Сокращаются сроки - закупок, возмещения НДС, оплаты от клиентов.
Снижение прямых издержек (бумага, картриджи, ручной ввод документов) и косвенных (хранение документов, риски не возврата налогов, начисления штрафов и пени и др.)
IT-Директор
Сервис "1С-ЭДО" встроен в типовые программы "1С:Предприятие" и не требует интеграции. Благодаря этому для компаний, использующих решения 1С, снижаются затраты на внедрение и уменьшается риск возникновения проблемных ситуаций.
Пользователи работают в привычных программах 1С - их не придется учить работе в сторонних интерфейсах.
Возможности
Организация электронного документооборота с контрагентами
- помощник регистрации в качестве участника ЭД;
- приглашение контрагентов к обмену по ЭДО из программы 1С;
- автоматический роуминг с операторами , поддерживающими технологию 1С-ЭДО;
- возможность создания несколько учетных записей участника ЭДО у разных операторов;
- разграничение прав доступа и подписания документов.
Операции с электронными документами
- создание электронного документа из документа реализации информационной базы 1С;
- подписание электронного документа несколькими сотрудниками;
- отправка и получение электронных документов, проверка ответной подписи;
- создание корректировочных документов или аннулирование;
- автоматическое формирование документов учета по входящим электронным документам;
- автоматическое сопоставление номенклатур продавца и покупателя;
- работа со всеми электронными документами в одном окне («Текущие дела ЭДО»);
- хранение электронных документов в программе 1С ("Архив ЭДО");
- быстрый поиск с помощью фильтров и отборов при подготовке ответа на требование ФНС.
Условия использования
Сервис работает в программах:
- 1С:Бухгалтерия 8, ред. 2.0 и 3.0 (в т.ч. базовые)
- 1C:Управление нашей фирмой
- 1C:Управление холдингом
- 1С:Управление торговлей 8, ред. 10.3 и 11
- 1С:Комплексная автоматизация 8 ред. 1.1 и 2.0
- 1С:Бухгалтерия государственного учреждения ред. 1.0 и 2.0
- 1С:Управление производственным предприятием 8
- 1C:ERP Управление предприятием 2.0
- 1С:Розница 8, ред. 2.2 (в т.ч. базовая)
Сервис "1С-ЭДО" можно встроить в любые другие приложения на платформе "1С:Предприятие 8".
Для работы сервиса необходим доступ в Интернет.
Цена
Сервис включен в 1С:ИТС уровня ПРОФ в следующем объеме:
- отправка до 100 комплектов документов в месяц;
- стоимость отправки комплекта документов, начиная со 101 комплекта - 10 руб. за комплект, подробнее см. тарифы "1С-ЭДО" в информационном выпуске фирмы "1С" № 19598 .
Для пользователей 1С:ИТС уровня ТЕХНО "1С-ЭДО" доступен на следующих условиях:
- регистрация любого количества организаций в качестве участника ЭДО у одного или нескольких операторов ЭДО;
- получение любого количества документов;
- отправка до 50 комплектов документов в месяц;
- стоимость отправки комплекта документов, начиная со 51 комплекта - 10 руб. за комплект.
Для пользователей, которые приобрели пакет сервисов "СтартЭДО ", сервис доступен на следующих условиях:
- получение любого количества документов;
- отправка до 20 комплектов документов в месяц;
- стоимость отправки комплекта документов, начиная со 21 комплекта - 10 руб. за комплект.
Для пользователей, работающих с программами 1С на условиях "1С:Аренды", сервис доступен на следующих условиях:
- регистрация любого количества организаций в качестве участника ЭДО у одного или нескольких операторов ЭДО;
- получение любого количества документов;
- стоимость отправки комплекта документов, начиная со 1-го комплекта - 10 руб. за комплект
С 01.03.2019 применяется правило: если абонент отправил в течение расчетного месяца не более 5-ти комплектов электронных документов, счет на оплату трафика за этот месяц выставляться не будет. Таким образом, для предприятий, которые преимущественно получают документы по ЭДО от своих контрагентов и совершают единичные отгрузки через ЭДО, сервис 1С-ЭДО доступен без оплаты.