Известно, что в БД Microsoft Access вычисляемые поля могут быть созданы в запросе, форме или отчете. Рассмотрим создание вычисляемых полей в отчете базы данных Access 2003. Для ввода Выражения в форму ее необходимо открыть в режиме Конструктора и создать свободное текстовое поле, используя кнопку "ab " (Поле) на панели инструментов. Слева от созданного свободного поля располагается метка, связанная с текстовым полем, в которой отображается порядковый номер введенного поля.

Свободное поле означает, что оно не связано ни с одним полем. В свободное поле можно вводить поле таблицы БД или Выражение. Метка используется для ввода имени поля. При вводе в свободное поле "Выражения", которое вычисляет требуемое значение, оно становится вычисляемым. В вычисляемых полях можно использовать функции, например функцию дата или время, а можно ввести выражение, использующее в качестве входных данных значения полей таблицы БД Access. На форму можно также вставить автономную текстовую метку, т.е. метку не связанную с текстовым полем, для этого надо использовать кнопку "Aa " (Надпись) на панели инструментов.

Рассмотрим создание вычисляемого поля в форме Студенты на примере базы данныхTraining_students_VP . Постановка задачи: в форме БД Access Студенты_конструктор создать одно поле, в котором должна выводиться текущая дата, и другое поле, которое объединяет фамилию, имя и отчество студента. Для решения этой задачи откроем форму Студенты_конструктор в режиме конструктора (рис. 1).

Рис. 1.

Для создания вычисляемого поля в форме БД Access, отображающего текущие дату, необходимо выполнить следующие операции:

• нажать кнопку "ab " (Поле) на панели инструментов, а затем щелкнуть на форме в том месте, где планируется вставить свободное текстовое поле;
• затем установить курсор в поле "Свободный" (рис. 2) и ввести функцию: =Date();
• следующий шаг - изменить название метки текстового поля (рис. 2), для этого надо удалить порядковый номер (в нашем примере Поле30) и ввести слово "Дата: ";

Рис. 2.

• изменить длину метки и текстового поля так, чтобы в них поместилось содержимое;
• отформатировать вычисляемое поле (при необходимости), для этого необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на вычисляемое поле и в контекстном меню выбрать команду Свойства, откроется диалоговое окно "Поле". Форматирование осуществляется в окне "Поле" на вкладке "Все" в строке "Формат поля" (рис. 3);

Рис. 3.

• закрыть окно Поле;
• просмотреть форму БД Access в режиме формы, выполнив щелчок по кнопке Открыть (рис. 4);

Рис. 4.

Для создания еще одного вычисляемого поля в форме БД Access, отображающего выражение, использующее в качестве входных данных значения полей таблицы (Фамилия, Имя, Отчество), надо выполнить следующие действия:

• добавить свободное поле на форму (рисунок 5);

Рис. 5.

• изменить название метки текстового поля на ФИО;
• вызвать построитель выражений, для этого щелкнуть на панели инструментов на пиктограмме "Построитель", откроется окно Построитель, в котором надо выделить "выражение" (рисунок 6) и щелкнуть ОК;

В этой статье речь поговорим про вычисляемые поля в запросах Access. В запросе, как и в таблице, для каждой записи могут производиться вычисления с числовыми, строковыми значениями или значениями дат с использованием данных из одного или нескольких полей. Результат вычисления образует в таблице запроса новое вычисляемое поле. В отличие от вычисляемых полей таблицы, вычисляемые поля в исходных таблицах базы данных новых полей не создают. При каждом выполнении запроса производятся вычисления на основе текущих значений полей.

В выражениях вычисляемых полей помимо имен полей могут использоваться константы и функции. В результате обработки выражения может получаться только одно значение.

Задача 1. В таблице ТОВАР имеются поля ЦЕНА и СТАВКА_НДС, вычислите цену с учетом НДС и сравните ее с полученной в вычисляемом поле таблицы Цена с НДС.

1. Создайте в режиме конструктора запрос на выборку для таблицы ТОВАР. Перетащите в бланк запроса поля НАИМ_ТОВ, ЦЕНА, СТАВКА_НДС и Цена с НДС (рис. 4.6).
2. Для подсчета цены с учетом НДС создайте вычисляемое поле, записав в пустой ячейке строки Поле (Field) выражение [ЦЕНА]+[ЦЕНА]*[СТАВКА_НДС].
3. Для отбора записей со значением выше 5000 в вычисляемом поле в строку Условие отбора (Criteria) введите > 5000
4. После ввода выражения система по умолчанию формирует имя вычисляемого поля Выражение 1, которое становится заголовком столбца в таблице с результатами выполнения запроса. Это имя вставится перед выражением [ЦЕНА]+[ЦЕНА]*[СТАВКА_НДС]. Для каждого нового вычисляемого поля в запросе номер выражения увеличивается на единицу. Имя вычисляемого поля отделяется от выражения двоеточием. Для изменения имени установите курсор мыши в вычисляемом поле бланка запроса и нажмите правую кнопку мыши. В контекстно-зависимом меню выберите Свойства (Properties) поля и в строку Подпись (Caption) введите новое имя поля ― Цена с НДС1 . Теперь в таблице с результатами выполнения запроса в заголовке вычисляемого столбца отобразится это имя. Имя поля может быть исправлено также непосредственно в бланке запроса.
5. Для отображения результата выполнения запроса щелкните на кнопке Выполнить (Run) в группе Результаты (Results). Вычисляемое поле таблицы и за-проса имеют одинаковые значения.
6. Измените в одной из записей запроса цену товара. Значения в обоих вычисляемых полях будут моментально пересчитаны.
7. Для формирования сложного выражения в вычисляемом поле или условии отбора целесообразно использовать построитель выражений. Построитель позволяет выбрать необходимые в выражении имена полей из таблиц, запросов, знаки операций, функции. Удалите выражение в вычисляемом поле и используйте построитель для его формирования.
8. Вызовите построитель выражений (Expression Builder), нажав кнопку Построитель (Builder) в группе Настройка запроса (Query Setup) ленты Конструктор (Design), или выбрав Построить (Build) в контекстно-зависимом меню. Курсор мыши должен быть установлен предварительно в ячейке ввода выражения.
9. В левой части окна Построитель выражений (Expression Builder) (рис. 4.7) выберите таблицу ТОВАР, на которой построен запрос. Справа отобразится список ее полей. Последовательно выбирайте нужные поля и операторы, двойным щелчком вставляя в выражение. Выражение сформируется в верхней части окна. Обратите внимание, построитель перед именем поля указал имя таблицы, которой оно принадлежит, и отделил его от имени поля восклицательным знаком.
10. Завершите процесс построения выражения в вычисляемом поле, щелкнув на кнопке ОК.
11. Сохраните запрос под именем ― Цена с НДС и закройте его.
12. Выполните сохраненный , выделив его в области навигации и выбрав в контекстном меню команду Открыть (Open).

Задача 2. В вычисляемых полях и условиях отбора можно использовать встроенные функции. В Access определено более 150 функций.
Пусть необходимо выбрать все накладные, по которым производилась отгрузка в заданном месяце. В НАКЛАДНАЯ дата отгрузки хранится в поле ДАТА_ОТГ с типом данных Дата/время (Date/Time).

1. Создайте в режиме конструктора запрос на выборку для таблицы НАКЛАДНАЯ. Перетащите в бланк поля НОМ_НАКЛ и КОД_СК (рис. 4.8).
2. Создайте вычисляемое поле в пустой ячейке строки Поле (Field), записав туда одно из выражений: Format([НАКЛАДНАЯ]![ДАТА_ОТГР];»mmmm») ― эта функция возвратит пол-ное название месяца
   или Format([НАКЛАДНАЯ]![ДАТА_ОТГР];»mm») ― эта функция возвратит номер месяца.
3. Для отбора накладных, выписанных в заданном месяце, в вычисляемом поле в строку Условие отбора (Criteria) введите название месяца, например март (рис. 4.8), или номер месяца, например 3 в соответствии с параметром в функции Format.
4. Выполните запрос, нажав кнопку Выполнить (Run) в группе Результаты (Results) на вкладке ленты Работа с запросами | Конструктор (Query Tools | Design).
5. Запишите в вычисляемом поле функцию Month(НАКЛАДНАЯ!ДАТА_ОТГ), и убедитесь, что эта функция возвращает выделенный из даты номер месяца.
6. Для выборки всех строк, относящихся ко второму кварталу, в строку Условие отбора (Criteria) введите оператор Between 4 And 6, определяющий, попадает ли значение выражения в указанный интервал.
7. Запишите в вычисляемом поле выражение MonthName(Month(НАКЛАДНАЯ!ДАТА_ОТГ)) и убедитесь, что функция MonthName преобразует номер месяца в его полное на-звание.

Для закрепления смотрим видеоурок.

Простейшим вычисляемым полем является поле, в котором должна выводиться текущая дата. Чтобы создать такое поле:

1. Создайте свободный элемент управления типа Поле (Text Box) в нужном месте формы.
2. Прямо в поле введите выражение =Date (). Знак равенства обязателен.
3. Откройте окно Свойства (Properties) для этого элемента и задайте для свойства Формат поля (Format) желаемый формат даты, например Длинный формат даты (Long Date).
4. Установите длину поля таким образом, чтобы в нем помещалось необходимое количество символов.
5. Измените название метки этого текстового поля. Созданное поле будет выглядеть, как показано на рис. 9.47.

Рис. 9.47.

Обычно для создания вычисляемых полей выбирают именно элемент управления Текстовое поле, хотя это и необязательно. Допускается использовать для этого любые элементы управления, имеющие свойство Данные (Control Source).

Именно в свойстве Данные (Control Source) должно быть задано выражение, которое вычисляет значение этого элемента. Ввод выражения допускается прямо в элемент управления, как мы и сделали это в примере. Однако, если выражение достаточно длинное, его неудобно вводить прямо в поле. Можно ввести выражение в ячейку свойства Данные (Control Source) в окне Свойства (Properties), а если выражение не помещается в ячейке свойства, просто нажать комбинацию клавиш + и открыть окно Область ввода (Zoom). Еще можно воспользоваться Построителем выражений.

Вычисляемые поля создаются чаще всего в табличных или ленточных формах для отображения столбца с какими-нибудь вычисленными значениями. Например, стоимость товара рассчитывается как значение выражения Цена * Количество. Для отображения таких расчетных данных используют два способа:

• Первый способ основан на том, что форма строится на базе запроса, в который включают вычисляемые столбцы. В форме создается текстовое поле, у которого в качестве источника данных указывается вычисляемый столбец запроса. Поле блокируется, чтобы пользователь не мог изменить данные в нем, ведь эти данные вычисляются в процессе выполнения запроса.
• Во втором случае форма может строиться прямо на базе таблицы. В ней создается текстовое поле, в котором в качестве источника данных указывается выражение, например = [Цена за единицу] * Количество. При этом в выражении необязательно указываются те поля, которые включены в форму, а любые поля базовой таблицы.

Первый способ в большинстве случаев предпочтительнее, т. к. такой запрос может быть использован не только в одной форме, но и в отчетах и в других формах. Примером такой организации расчетов может служить форма "Подчиненная форма заказов" (Orders Subform) базы данных "Борей". Она основана на запросе "Сведения о заказах" (Order Details Extended), в котором создано вычисляемое поле "ОтпускнаяЦена" (ExtendedPrice), содержащее формулу.

Перед созданием вычисляемого поля необходимо открыть или сгенерировать сводную таблицу. В нашем примере используется сводная таблица, показанная на рис. 5.6.

Теперь, когда в нашем распоряжении имеется сводная таблица, наступило время для создания, вычисляемого поля. Чтобы создать вычисляемое поле, активизируйте диалоговое окно Вставка вычисляемого поля (Insert Calculated Field).

Чтобы открыть его, на контекстной вкладке ленты Параметры (Options), выбранной в группе контекстных вкладок Работа со сводными таблицами (PivotTable Tools), перейдите в группу Вычисления (Calculations), щелкните на кнопке Поля, элементы и наборы (Fields, Items & Sets) и выберите в раскрывающемся меню команду Вычисляемое поле (Calculated Field), как показано на рис. 5.7.

На экране появится диалоговое окно Вставка вычисляемого поля (Insert Calculation Field), как показано на рис. 5.8.

В верхней части диалогового окна имеются два текстовых поля: Имя (Name) и Формула (Formula). В этих полях следует задать имя вычисляемого поля и создать формулу, указав необходимые поля данных и математические операторы. На рис. 5.9 показано, что вычисляемому полю присвоено описательное имя Средняя выручка за час. Это имя должно точно характеризовать тип выполняемой математической операции.

Далее перейдите к списку Поля (Fields) и дважды щелкните на поле Объем продаж. Введите символ косой черты /, чтобы указать программе Excel, что вы будете делить значение поля Объем продаж на другой элемент.

По умолчанию текстовое поле Формула диалогового окна Вставка вычисляемого поля содержит выражение = 0. Перед вводом собственной формулы следует удалить нуль.

С этого момента диалоговое окно должно выглядеть так, как показано на рис. 5.10.

Рис. 5.10. Начните ввод формулы со значения = ‘Объем продаж’/

Закончите ввод формулы, дважды щелкнув на поле Период продаж (в часах). Готовая формула показана на рис. 5.11.

Рис 5.11. Полная формула = ‘Объем продаж’/’Период продаж (в часах)’ отображает требуемое вычисляемое поле

Щелкните на кнопке Добавить (Add), а затем - на кнопке ОК для активизации нового вычисляемого поля. Как видно на рис. 5.12, в результате вы получите вычисляемое поле внутри сводной таблицы.

Обратите внимание на то, что после создания нового поля Средняя выручка за час оно добавляется в список полей.

Результат, полученный с помощью вычисляемого поля, не форматируется. При желании его можно отформатировать с помощью методики, описанной в разделе Создание базовой сводной таблицы.

Означает ли это, что вы добавили столбец в источник данных? Нет. Вычисляемые поля похожи на элементы Промежуточная сумма (Subtotal) и Общая сумма (Grand Total) сводной таблицы, задаваемые по умолчанию, так как все они являются математическими функциями, которые выполняют перерасчет данных при изменении или обновлении сводной таблицы. Вычисляемые поля просто имитируют строго заданные поля в источнике данных. Можете перетаскивать их, изменять настройки полей, а также использовать вместе с другими вычисляемыми полями.

Взгляните внимательно на рис. 5.11. Обратите внимание на то, что формат введенной вами формулы похож на используемый в стандартной строке формул Excel. Очевидное различие состоит в том, что вместо использования строгих ссылок на ячейки или числовых значений вы ссылаетесь на поля данных сводной таблицы для определения аргументов, применяемых в расчетах. Если вы уже работали с формулами в Excel, то быстро усвоите концепции создания вычисляемых полей.

В Microsoft SQL Server в таблицах можно использовать столбцы с вычисляемым значением, они так и называются «Вычисляемые столбцы» . Сейчас я расскажу Вам о том, для чего такие столбцы нужны, какие у них особенности и, кончено же, как их создавать.

Вычисляемые столбцы в таблицах

Вычисляемый столбец – это виртуальный столбец таблицы, который вычисляется на основе выражения, в этих выражениях могут участвовать другие столбцы этой же таблицы. Такие столбцы физически не хранятся, их значения рассчитываются каждый раз при обращении к ним. Это поведение по умолчанию, но можно сделать так, чтобы вычисляемые столбцы физически хранились, для этого нужно указать ключевое слово PERSISTED при создании подобного столбца. В данном случае значения данного столбца будут обновляться, когда будут вноситься любые изменения в столбцы, входящие в вычисляемое выражение.

Вычисляемые столбцы нужны для того, чтобы было проще и надежней получить результат каких-то постоянных вычислений. Например, при обращении к таблице, Вы всегда в SQL запросе применяете какую-нибудь формулу (один столбец перемножаете с другим или что-то в этом роде, хотя формула может быть и сложней ), так вот, если в таблице определить вычисляемый столбец, указав в его определении нужную формулу, Вам больше не нужно будет каждый раз писать эту формулу в SQL запросе в инструкции SELECT. Вам достаточно обратиться к определенному столбцу (вычисляемому столбцу ), который автоматически при выводе значений применяет эту формулу. При этом этот столбец можно использовать в запросах также как обычный столбец, например, в секциях WHEHE (в условии ) или в ORDER BY (в сортировке ).

Также важно понимать, что вычисляемый столбец не может быть указан в инструкциях INSERT или UPDATE в качестве целевого столбца.

Создание вычисляемого столбца при создании новой таблицы в Microsoft SQL Server

Давайте представим, что нам нужно создать таблицу, в которой будут храниться товары с указанием их количества и цены, при этом мы хотим постоянно знать, на какую сумму у нас того или иного товара, т.е. нам нужно умножить количество на цену. Чтобы этого не делать каждый раз в запросе, мы и создаем вычисляемый столбец, в определении которого указываем соответствующую формулу. Также в данном примере мы укажем ключевое слово PERSISTED, для того чтобы наш столбец хранился физически, а обновлялся, т.е. заново вычислялся, только если изменятся значения в столбцах с количеством или ценой.

--Создание таблицы с вычисляемым столбцом CREATE TABLE TestTable ( IDENTITY(1,1) NOT NULL, (100) NOT NULL, NULL, NULL, AS ( * ) PERSISTED --Вычисляемый столбец) --Добавление данных в таблицу INSERT INTO TestTable VALUES ("Портфель", 1, 500), ("Карандаш", 5, 20), ("Тетрадь", 10, 50) --Выборка данных SELECT * FROM TestTable

Добавление вычисляемого столбца в существующую таблицу в Microsoft SQL Server

А сейчас давайте допустим, что возникла необходимость знать еще и сумму с учетом некого статического коэффициента (например, 1,7). Но нам об этом сказали уже после того, как мы создали таблицу, иными словами, нам нужно добавить вычисляемый столбец в существующую таблицу.

Добавление вычисляемого столбца в таблицу ALTER TABLE TestTable ADD SummaALL AS ( * * 1.7); --Выборка данных SELECT * FROM TestTable

Добавление вычисляемых столбцов доступно также и в графической среде . Для этого Вам нужно просто в обозревателе объектов найти нужную таблицу и щелкнуть правой кнопкой мыши по контейнеру «Столбцы » и выбрать «Создать столбец », т.е. все как обычно.

Затем указать название столбца и тип данных (тип данных временно ), а для того чтобы определить вычисляемый столбец, в «Свойствах столбца » нужно найти раздел «Спецификация вычисляемого столбца » и в поле «Формула » указать соответствующую формулу.

Точно также определяется вычисляемый столбец и при создании таблицы с помощью Management Studio, т.е. просто в соответствующем разделе указывается формула.

Удаление вычисляемого столбца из таблицы

В случае, если Вам больше не нужен вычисляемый столбец, то его можно удалить, делается это также, как и удаление обычного столбца.

ALTER TABLE TestTable DROP COLUMN SummaALL;

На этом мой рассказ про вычисляемые столбцы закончен, в своей книге «Путь программиста T-SQL. Самоучитель по языку Transact-SQL » я подробно рассказываю про все возможности языка T-SQL, удачи!