Самое простое, что можно сделать в Microsoft Excel - создать таблицу. Рассмотрим этот процесс на примере Microsoft Office 2007.

Первое, с чего нужно начать - рассчитать необходимое количество столбцов и строк. Допустим, нам необходимо 5 столбцов и 6 строк. Соответственно, мы выделяем столбцы А-Е и строки 1-6.

Этот вариант подойдет, если нужно создать пустую таблицу, в которой данные можно будет ввести после создания или после распечатки таблицы. Либо можно сразу заполнить необходимое количество столбцов и строк данными, после чего останется только обрамить таблицу. Мы же остановимся на создании пустой таблицы.

Выделяем, кликаем по выделенному участку правой клавишей мыши и в контекстном меню выбираем Формат ячеек .

В открывшемся окне переходим во вкладку Граница . Эта настройка отвечает за то, как будут выглядеть разделители в таблице. Соответственно, можно настроить внешний вид таблицы так, как пожелается. Но мы не будем придумывать что-то изощренное для примера, а создадим классическую таблицу.

Для этого выбираем Тип линии жирный (самую жирную полосу), в разделе Все выбираем Внешние . Так мы создали внешние рамки таблицы, внутренние разделители можно сделать сразу же, для этого в Тип линии выбираем обычную полосу, в разделе Все выбираем Внутренние . Цвет можно оставить Авто - по умолчанию это черный. Теперь можно нажать Ок . Результат будет таким:

Если внутренние разделители хочется сделать такими же жирными, как и внешняя рамка, то заново открываем вкладку Граница , в разделе Все выбираем Внутренние , Тип линии выбираем жирный.

Стоит отметить, что сперва необходимо выбирать тип линии, а затем тип границы, а не наоборот.

Часто первая строчка в таблице имеет жирную рамку, которая отделяет ее от остальных строк. Чтобы это сделать, выделяем всю первую строчку, открываем вкладку Граница , Тип линии выбираем жирный, в разделе Все выбираем Внешние . То же самое можно проделать и с первым столбцом. Результат будет таким:

Границы настраивать по своему усмотрению можно и через верхнюю панель инструментов:

Подкорректировать ширину столбцов или строк можно, наведя курсор на разделители букв или цифр.

Если нужно залить столбец или строку цветом, то выделяем участок, нажимаем правой клавишей мыши и выбираем Формат ячеек . В открывшемся окне выбираем вкладку Заливка и выбираем нужный цвет. Результат будет примерно таким:

Готово! Получившуюся таблицу теперь можно заполнить, сохранить или распечатать.

Microsoft Access 2007

2.4. Microsoft Access 2007

2.4.4. Заполнение таблиц БД Access 2007

Tables БД Access 2007 необходимо заполнять данными в определенной последовательности. Сначала надо заполнять главные tables, а затем подчиненные. Заполнение таблиц для БД Деканат целесообразно выполнять в такой последовательности: Группы студентов, Студенты, Дисциплины и Успеваемость. В этом случае для заполнения полей вторичных ключей (КодГруппы, КодСтудентов, КодДисциплины) можно использовать раскрывающийся список данных.

Раскрывающийся список данных для вторичных ключей появится только в том случае, если при создании структуры подчиненных таблиц в режиме конструктор для полей вторичных ключей выбран тип данных "Мастер подстановок".

Рассмотрим заполнение таблицы Группы студентов. В окне базы данных Деканат_2007 в области объектов выбираем таблицу Группы студентов, и выполняем на ней двойной щелчок. В окне редактирования появится структура табл. "Группы студентов" в режиме таблицы. Новая table состоит из одной пустой строки.

Заполнение производится по записям (по строкам). Поле счетчика (поле КодСтудента) заполняется автоматически. Переход к следующему полю осуществляется нажатием клавиши ТаЬ. После ввода первой записи курсор смещается на следующую запись. После заполнения table Группы студентов имеет следующий вид (рисунок 1).

Рис. 2.

Аналогичным образом заполняется table Студенты (рис.2). Необходимо отметить, что в табл. Студенты поле КодГруппы заполняется из раскрывающегося списка.

Рис. 2.

Если раскрывающийся список не появляется, то необходимо закрыть таблицу Студенты и открыть окно Схема данных. В этом окне для таблицы Студенты разорвать связи, т.е. удалить отношения. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши на одну из связей и из контекстного меню выбираем команду Удалить. Затем удаляем другую связь. Закрываем окно Схема данных. Открываем табл. "Студенты" в режиме Конструктор.

Из списка выбираем тип данных для поля КодГруппы "Мастер подстановок". В процессе назначения типа данных "Мастер подстановок" для поля КодГруппы табл. "Студенты" выбираем следующие данные: на первом шаге Группы студентов, а затем Название и далее щелкаем Готово. Закрываем таблицу Студенты. После этого восстанавливаем связи (отношения) в окне Схема данных. Продолжаем заполнение таблицы Студенты с использованием раскрывающегося списка для поля КодГруппы.

Рис. 3.

Затем заполняется table Успеваемость (рис. 4).

Рис. 4.

В таблице Успеваемость поля КодДисциплины и КодСтудента заполняются из раскрывающихся списков.

Необходимо отметить, что в базах данных Access 2007 применяются различные методы перемещения по таблице. Переходить от записи к записи можно с помощью: клавиш управления курсором; кнопок из области Запись, расположенных внизу таблицы в режиме таблицы; команды Перейти в группе Найти, расположенной на ленте. Для перемещения от поля к полю (слева направо) применяются клавиши Tab и Enter, а в обратном направлении Shift+Tab.

Поиск данных в таблице большого объема, можно осуществлять командой поиск расположенный внизу таблицы в режиме таблицы или командой Найти в группе Найти, расположенной на ленте. Для замены данных в полях необходимо использовать команду Заменить в группе Найти, расположенной на ленте.

После создания структуры таблиц, их заполнения и установления отношений (логических связей) между таблицами можно приступать к построению запросов.

В рамках первого материала Excel 2010 для начинающих мы познакомимся с основами этого приложения и его интерфейсом, научимся создавать электронные таблицы, а так же вводить, редактировать и форматировать данные в них.

Введение

Думаю, не ошибусь, если скажу, что самым популярным приложением, входящим в пакет Microsoft Office, является тестовый редактор (процессор) Word. Однако есть и еще одна программа, без которой редко обходятся любой офисный работник. Microsoft Excel (Эксель) относится к программным продуктам, которые называются электронными таблицами. С помощью Excel, в наглядной форме, можно посчитать и автоматизировать расчеты практически всего что угодно, начиная с личного месячного бюджета и заканчивая сложными математическими и экономико-статистическими выкладками, содержащими большие объемы массивов данных.

Одной из ключевых особенностей электронных таблиц является возможность автоматического пересчета значения любых нужных ячеек при изменении содержимого одной из них. Для визуализации полученных данных, на основе групп ячеек можно создавать различные виды диаграмм, сводные таблицы и карты. При этом электронные таблицы, созданные в Excel можно вставлять в другие документы, а так же сохранять в отдельном файле для последующего их использования или редактирования.

Называть Excel просто «электронной таблицей» будет несколько некорректно, так как в эту программу заложены огромные возможности, а по своему функционалу и кругу решаемых задач это приложение, пожалуй, может превзойти даже Word. Именно поэтому в рамках цикла материалов «Excel для начинающих» мы будем знакомиться лишь с ключевыми возможностями этой программы.

Теперь, после окончания вводной части, пора переходить к делу. В первой части цикла, для лучшего усвоение материала, в качестве примера мы создадим обычную таблицу, отражающую личные бюджетные расходы за полгода вот такого вида:

Но перед тем как начинать ее создание, давайте сначала рассмотрим основные элементы интерфейса и управления Excel, а так же поговорим о некоторых базовых понятиях этой программы.

Интерфейс и управление

Если вы уже знакомы с редактором Word, то разобраться в интерфейсе Excel не составит труда. Ведь в его основе лежит та же Лента , но только с другим набором вкладок, групп и команд. При этом чтобы расширить рабочую область, некоторые группы вкладок выводятся на дисплей только в случае необходимости. Так же ленту можно свернуть вовсе, щелкнув по активной вкладке два раза левой кнопкой мыши или нажав сочетание клавиш Ctrl+F1. Возвращение ее на экран осуществляется таким же способом.

Стоит отметить, что в Excel для одной и той же команды может быть предусмотрено сразу несколько способов ее вызова: через ленту, из контекстного меню или с помощью сочетания горячих клавиш. Знание и использование последних может сильно ускорить работу в программе.

Контекстное меню является контекстно-зависимым, то есть его содержание зависит от того, что пользователь делает в данный момент. Контекстное меню вызывается нажатием правой кнопки мыши почти на любом объекте в MS Excel. Это позволяет экономить время, потому что в нем отображаются наиболее часто используемые команды к выбранному объекту.

Не смотря на такое разнообразие управления, разработчики пошли дальше и предоставили пользователям в Excel 2010 возможность вносить изменения во встроенные вкладки и даже создавать собственные с теми группами и командами, которые используются наиболее часто. Для этого необходимо кликнуть правой кнопкой мыши на любой вкладке и выбрать пункт Настройка ленты .

В открывшемся окне, в меню справа, выберите нужную вкладку и щелкните по кнопке Создать вкладку или Создать группу , а в левом меню нужную команду, после чего кликните кнопку Добавить . В этом же окне можно переименовать существующие вкладки и удалять их. Для отмены ошибочных действий существует кнопка Сброс , возвращающая настройки вкладок к начальным.

Так же наиболее часто используемые команды можно добавить на Панель быстрого доступа , расположенную в верхнем левом углу окна программы.

Сделать это можно нажав на кнопку Настройка панели быстрого доступа , где достаточно выбрать нужную команду из списка, а в случае отсутствия в нем необходимой, щелкнуть на пункт Другие команды .

Ввод и редактирование данных

Создаваемые в Excel файлы называются рабочими книгами и имеют расширение «xls» или «xlsx». В свою очередь рабочая книга состоит из нескольких рабочих листов. Каждый рабочий лист - это отдельная электронная таблица, которые в случае необходимости могут быть взаимосвязаны. Активной рабочей книгой является та, с которой в данный момент вы работаете, например, в которую вводите данные.

После запуска приложения автоматически создается новая книга с именем «Книга1». По умолчанию рабочая книга состоит из трех рабочих листов с именами от «Лист1» до «Лист3».

Рабочее поле листа Excel поделено на множество прямоугольных ячеек. Объединённые по горизонтали ячейки составляют строки, а по вертикали - столбцы. Для возможности исследования большого объема данных каждый рабочий лист программы имеет 1 048 576 строк пронумерованных числами и 16 384 столбцов обозначенных буквами латинского алфавита.

Таким образом, каждая ячейка - это место пересечения различных столбцов и строк на листе, формирующих ее собственный уникальный адрес, состоящий из буквы столбца и номера строки, которым она принадлежит. Например, имя первой ячейки - A1, так как она находится на пересечении столбца «A» и строки «1».

Если в приложении включена Строка формул , которая расположена сразу же под Лентой , то слева от нее находится Поле имени , где отображается имя текущей ячейки. Сюда же вы всегда сможете ввести имя искомой ячейки, для быстрого перехода к ней. Особенно эта возможность полезна в больших документах, содержащих тысячи строк и столбцов.

Так же для просмотра разных областей листа, внизу и справа располагаются полосы прокрутки. Помимо этого перемещаться по рабочей области Excel можно с помощью клавиш со стрелками.

Чтобы начать вводить данные в нужную ячейку, ее необходимо выделить. Для перехода в нужную ячейку щелкните на ней левой кнопкой мыши, после чего она будет окружена черной рамкой, так называемым индикатором активной ячейки. Теперь просто начинайте печатать на клавиатуре, и вся вводимая информация будет оказываться в выбранной ячейке.

При вводе данных в ячейку можно так же использовать и строку формул. Для этого выделите нужную клетку, а затем щелкните мышью на поле строки формул и начните печатать. При этом вводимая информация будет автоматически отображаться в выбранной ячейке.

После окончания ввода данных нажмите:

• Клавишу «Enter» - следующей активной ячейкой станет клетка снизу.
• Клавишу «Tab» - следующей активной ячейкой станет клетка справа.
• Щелкните мышью по любой другой ячейке, и она станет активной.

Чтобы изменить или удалить содержимое любой ячейки, щелкните на ней два раза левой кнопкой мыши. Перемещайте мигающий курсор в нужное место для внесения необходимых правок. Как и во многих других приложениях, для удаления и внесения исправлений используются клавиши стрелок, «Del» и «Backspace». При желании, все необходимые правки можно производить и в строке формул.

Объем данных, который вы будете вводить в ячейку, не ограничивается ее видимой частью. То есть клетки рабочего поля программы могут содержать как одну цифру, так и несколько абзацев текста. Каждая ячейка Excel способна вместить до 32 767 числовых или текстовых символов.

Форматирование данных ячеек

После ввода названий строк и столбцов получаем таблицу такого вида:

Как видно из нашего примера, несколько названий статей расходов «вышли» за рамки границ ячейки и если соседняя клетка (клетки) тоже будет содержать какую-то информацию, то введенный текст частично перекрывается ей и становится невидим. Да и сама таблица выглядит довольно некрасивой и непрезентабельной. При этом если напечатать такой документ, то сложившаяся ситуация сохранится - разобрать в такой таблице что к чему будет довольно сложно, в чем вы можете сами убедиться из рисунка ниже.

Чтобы сделать табличный документ более аккуратным и красивым, часто приходится изменять размеры строк и столбцов, шрифт содержимого ячейки, ее фон, осуществлять выравнивание текста, добавлять границы и прочее.

Для начала давайте приведем в порядок левый столбец. Переведите курсор мыши на границу столбцов «A» и «B» в строку, где отображаются их названия. При изменении курсора мыши на характерный символ с двумя разнонаправленными стрелками, нажмите и удерживая левую клавишу, тащите появившеюся пунктирную линию в нужном направлении для расширения столбца до тех пор пока все названия не уместятся в рамках одной ячейки.

Те же самые действия можно проделать и со строкой. Это является одним из самых легких способов изменения размера высоты и ширины ячеек.

Если необходимо задать точные размеры строк и столбцов, то для этого на вкладке Главная в группе Ячейки выберите пункт Формат . В открывшемся меню с помощью команд Высота строки и Ширина столбца можно задать эти параметры вручную.

Очень часто необходимо изменить параметры стразу нескольких ячеек и даже целого столбца или строки. Для того что бы выделить целый столбец или строку, щелкните на его названии сверху или на ее номере слева соответственно.

Для выделения группы соседних ячеек, обводите их курсором, удерживайте левую кнопку мыши. Если же необходимо выделить разрозненные поля таблицы, то нажмите и удерживайте клавишу «Ctrl», после чего щелкайте мышью по необходимым ячейкам.

Теперь, когда вы знаете, как выделять и форматировать сразу несколько ячеек, давайте выровняем название месяцев в нашей таблице по центру. Различные команды выравнивания содержимого внутри клеток находятся на вкладке Главная в группе с говорящим названием Выравнивание . При этом для табличной ячейки это действие можно производить как относительно горизонтального направления, так и вертикального.

Обведите ячейки с названием месяцев в шапке таблицы и щёлкните на кнопке Выровнять по центру .

В группе Шрифт на вкладке Главная можно изменить тип шрифта, его размер, цвет и начертание: жирный, курсивный, подчеркнутый и так далее. Так же здесь размещены кнопки изменения границ ячейки и цвета ее заливки. Все эти функции пригодятся нам для дальнейшего изменения внешнего вида таблицы.

Итак, для начала давайте увеличим шрифт названия колонок и столбцов нашей таблицы до 12 пунктов, а так же сделаем его жирным.

Теперь выделяем сначала верхнюю строчку таблицы и устанавливаем ей черный фон, а затем в левом столбце ячейкам с А2 по А6 - темно-синий. Сделать это можно с помощью кнопки Цвет заливки .

Наверняка вы заметили, что цвет текста в верхней строке слился с цветом фона, да и в левом столбце названия читаются плохо. Исправим это, изменив цвет шрифта с помощью кнопки Цвет текста на белый.

Так же с помощью уже знакомой команды Цвет заливки мы придали фону четных и нечетных строк с числами различный синий оттенок.

Чтобы ячейки не сливались, давайте определим им границы. Определение границ происходит только для выделенной области документа, и может быть сделано как для одной ячейки, так и для всей таблицы. В нашем случае выделите всю таблицу, после чего щелкните на стрелочку рядом с кнопкой Другие границы все в той же группе Шрифт .

В открывшемся меню выводится список быстрых команд, с помощью которых можно выбрать отображение нужных границ выделенной области: нижней, верхней, левой, правой, внешних, всех и прочее. Так же здесь содержатся команды для рисования границ вручную. В самом низу списка находится пункт Другие границы позволяющий более детально задать необходимые параметры границ ячеек, которым мы и воспользуемся.

В открывшемся окне сначала выберите тип линии границы (в нашем случае тонкая сплошная), затем ее цвет (выберем белый, так как фон таблицы темный) и наконец, те границы, которые должны будут отображаться (мы выбрали внутренние).

В итоге с помощью набора команд всего одной группы Шрифт мы преобразовали неказистый внешний вид таблицы во вполне презентабельный, и теперь зная как они работают, вы самостоятельно сможете придумывать свои уникальные стили для оформления электронных таблиц.

Формат данных ячейки

Теперь, что бы завершить нашу таблицу, необходимо надлежащим образом оформить те данные, которые мы туда вводим. Напомним, что в нашем случае это денежные расходы.

В каждую из ячеек электронной таблицы можно вводить разные типы данных: текст, числа и даже графические изображения. Именно поэтому в Excel существует такое понятие, как «формат данных ячейки», служащий для корректной обработки вводимой вами информации.

Изначально, все ячейки имеют Общий формат , позволяющий содержать им как текстовые, так и цифровые данные. Но вы вправе изменить это и выбрать: числовой, денежный, финансовый, процентный, дробный, экспоненциальный и форматы. Помимо этого существуют форматы даты, времени почтовых индексов, номеров телефонов и табельных номеров.

Для ячеек нашей таблицы, содержащих названия ее строк и столбцов вполне подойдет общий формат (который задается по умолчанию), так как они содержат текстовые данные. А вот для ячеек, в которые вводятся бюджетные расходы больше подойдет денежный формат.

Выделите в таблице ячейки содержащие информацию по ежемесячным расходам. На ленте во вкладке Главная в группе Число щелкните по стрелке рядом с полем Числовой Формат , после чего откроется меню со списком основных доступных форматов. Можно выбрать пункт Денежный прямо здесь, но мы для более полного ознакомления выберем самую нижнюю строку Другие числовые форматы .

В открывшемся окне в левой колонке будут отображены название всех числовых форматов, включая дополнительные, а в центре, различные настройки их отображения.

Выбрав денежный формат, сверху окна можно увидеть, то, как будет выглядеть значение в ячейках таблицы. Чуть ниже моно установить число отображения десятичных знаков. Чтобы копейки не загромождали нам поля таблицы, выставим здесь значение равным нулю. Далее можно выбрать валюту и отображение отрицательных чисел.

Теперь наша учебная таблица, наконец, приняла завершенный вид:

Кстати, все манипуляции, которые мы проделывали с таблицей выше, то есть форматирование ячеек и их данных можно выполнить с помощью контекстного меню, щелкнув правой кнопкой мыши на выделенной области и выбрав пункт Формат ячеек . В одноименном открывшемся окне для всех рассмотренных нами операций существуют вкладки: Число , Выравнивание , Шрифт , Граница и Заливка .

Теперь по окончании работы в программе вы можете сохранить или распечатать полученный результат. Все эти команды находятся во вкладке Файл .

Заключение

Наверное, многие из вас зададутся вопросом: «А зачем создавать подобного рода таблицы в Excel, когда все то же самое можно сделать в Word, используя готовые шаблоны?». Так-то оно так, только вот производить всевозможные математические операции над ячейками в текстовом редакторе невозможно. Саму же информацию в ячейки вы практически всегда заносите самостоятельно, а таблица является лишь наглядным представлением данных. Да и объемные таблицы в Word делать не совсем удобно.

В Excel же все наоборот, таблицы могут быть сколь угодно большими, а значение ячеек можно вводить как вручную, так и автоматически рассчитывать с помощью формул. То есть здесь таблица выступает не только как наглядное пособие, но и как мощный вычислительно-аналитический инструмент. Более того ячейки между собой могут быть взаимосвязаны не только внутри одной таблицы, но и содержать значения, полученные из других таблиц, расположенных на разных листах и даже в разных книгах.

О том, как сделать таблицу «умной» вы узнаете в следующей части, в которой мы познакомимся с основными вычислительными возможностями Excel, правилами построения математических формул, функциями и многим другим.

Для любого офисного работника или студента, да и каждого человека, связанного с компьютерами в повседневной жизни, совершенно необходимо уметь обращаться с офисными программами. Одной из таких и является Microsoft Office Excel. Для начала рассмотрим, как сделать таблицу в Excel.

Основы

В первую очередь пользователь должен осознавать, что создание таблицы в Excel - простейшее дело, ведь программная среда этого офисного приложения создана изначально именно для работы с таблицами.

После запуска приложения перед пользователем появляется рабочая область, состоящая из множества ячеек. То есть вам не надо задумываться, как сделать таблицу в Excel собственными руками, потому что она уже готова. Всё, что нужно сделать пользователю, это очертить границы и ячейки, в которые он будет вносить данные.

У начинающих пользователей возникает естественный вопрос о том, что делать с ячейками при печати. В этом случае необходимо понимать, что на печать выводятся только те, которые вы очертили, именно они в итоге будут вашей таблицей.

Создаём первую таблицу

Для этого выделяем необходимую нам область, зажав левую кнопку мышки. Допустим, нам необходимо посчитать доход семьи за месяц, в котором 30 дней. Нам необходимо 3 столбца и 32 строки. Выделяем ячейки A1-С1 и растягиваем их вниз до А32-С32. Затем на панели находим кнопку границы и заливаем всю область так, чтобы получилась таблица в сетку. После этого приступаем к заполнению ячеек. В первой строке заполняем заголовок таблицы. Первый столбец озаглавим "Дата", второй - "Приход", третий - "Расход". После этого приступим к заполнению значений таблицы.

Надо заметить, что окрашивать границы таблицы и ячеек можно по-разному. Программа предоставляет пользователю различные варианты оформления границ. Это можно совершить следующим способом. Выделив необходимую область, нажимаете на неё правой кнопкой мышки и выбираете "Формат ячеек". Затем переходите на вкладку "Границы". Здесь имеется достаточно понятный интерфейс с образцом. Вы можете поэкспериментировать с выбором способа окрашивания границ вашей таблицы, а также типом линий.

Существует также немного другой способ попасть в это меню. Для этого нажимаем в верхней части экрана на панели управления на кнопку "Формат". В раскрывшемся списке выбираете "Ячейки". Перед вами появится точно такое же окно, как и в предыдущем варианте.

Заполнение таблицы

Разобравшись, как сделать таблицу в Excel, приступим к её наполнению. Для облегчения этой процедуры существует функция автозаполнения ячеек. Понятное дело, что в реальной ситуации таблица, которую мы создавали выше, будет заполняться построчно в течение месяца. Однако в нашем случае вам лучше заполнить ячейки столбцов "Приход" и "Расход" собственноручно.

Для заполнения столбца "Дата" воспользуемся функцией автозаполнения. В ячейке А2 укажем значение "1", а ячейке А3 присвоим значение "2". После этого выделим две эти ячейки мышкой и наведём указатель на правый нижний угол выделенной области. Появится перекрестие. Зажав левую кнопку мышки, растянем эту область до ячейки А31. Таким образом у нас получилась таблица данных в Excel.

Если вы всё сделали правильно, то у вас должен был выйти столбец с цифрами от 1 до 30. Как понимаете, Excel автоматически определил арифметический принцип, по которому вы собирались заполнять столбец. Если бы вы указали последовательно цифры 1 и 3, тогда программа выдала бы вам исключительно нечётные числа.

Подсчёты

Таблицы в Excel служат не только для хранения данных, но и для подсчета значений, исходя из введённых данных. Теперь разберёмся, как сделать таблицу в Excel с формулами.

После заполнения таблицы у нас осталась незаполненная нижняя строка. Сюда, в ячейку А32, вносим слово "Итого". Как вы поняли, здесь мы рассчитаем суммарный доход и расход семьи за месяц. Для того чтобы нам не пришлось вручную с помощью калькулятора рассчитывать итог, в Excel встроено множество различных функций и формул.

В нашей ситуации для подсчета итогового значения нам пригодится одна из простейших функций суммирования. Есть два способа сложить значения в столбцах.

1. Сложить каждую ячейку по отдельности. Для этого в ячейке В32 ставим знак "=", после этого щелкаем на нужной нам ячейке. Она окрасится в другой цвет, а в строке формулы добавятся её координаты. У нас это будет "A2". Затем опять же в строке формул ставим "+" и снова выбираем следующую ячейку, её координаты также добавятся в строку формулы. Эту процедуру можно повторять множество раз. Её можно использовать в тех случаях, если значения, необходимые для формулы, находятся в разных частях таблицы. По завершении выделения всех ячеек нажимаем "Enter".
2. Другой, более простой способ, может пригодиться, если вам необходимо сложить несколько смежных ячеек. В таком случае можно воспользоваться функцией "СУММ()". Для этого в ячейке В32 также ставим знак равенства, затем русскими заглавными буквами пишем "СУММ(" - с открытой скобкой. Выделяем нужную нам область и закрываем скобку. После чего нажимаем "Enter". Готово, Excel посчитал вам сумму всех ячеек.

Для вычисления суммы следующего столбца просто выделяем ячейку B32 и, как при автозаполнении, перетаскиваем в ячейку С32. Программа автоматически сместит все значения на одну ячейку вправо и посчитает следующий столбец.

Сводка

В некоторых случаях вам могут пригодиться сводные таблицы Excel. Они предназначены для совмещения данных из нескольких таблиц. Для создания такой выделите вашу таблицу, а затем на панели управления выберите "Данные" - "Сводная таблица". После серии диалоговых окон, которые могу помочь вам настроить таблицу, появится поле, состоящее из трёх элементов.

В поля строк перетащите один столбец, который вы считаете основным и по которому хотите сделать выборку. В поле данных перетащите столбец с данными, которые должны быть посчитаны.

Поле, предназначенное для перетаскивания столбцов, служит для сортировки данных по какому-либо признаку. Сюда вы также можете перенести необходимое условие/фильтр для выборки данных.

Заключение

Прочитав эту статью, вы должны были научиться создавать и работать с простейшими видами таблиц, а также осуществлять операции с данными. Мы кратко рассмотрели создание сводной таблицы. Это должно вам помочь освоиться в среде Microsoft Office и чувствовать себя увереннее в программе Excel.

Во второй части цикла Excel 2010 для начинающих вы научитесь связывать ячейки таблиц математическими формулами, добавлять строки и столбцы к уже готовой таблице, узнаете о функции автозаполнения и многое другое.

Введение

В первой части цикла «Excel 2010 для начинающих» мы познакомились с самыми азами программы Excel, научившись в ней создавать обычные таблицы. Строго говоря, дело это нехитрое и конечно возможности этой программы намного шире.

Основное преимущество электронных таблиц состоит в том, что отдельные клетки с данными можно связать между собой математическими формулами. То есть при изменении значения одной из связанных между собой ячеек, данные других будут пересчитаны автоматически.

В этой части мы разберемся, какую же пользу могут принести такие возможности на примере уже созданной нами таблицы бюджетных расходов, для чего нам придется научиться составлять простые формулы. Так же мы познакомимся с функцией автозаполнения ячеек и узнаем, каким образом можно вставлять в таблицу дополнительные строки и столбцы, а так же объединять в ней ячейки.

Выполнение базовых арифметических операций

Помимо создания обычных таблиц, Excel можно использовать для выполнения в них арифметических операций, таких как: сложение, вычитание, умножение и деление.

Для выполнения расчетов в любой ячейке таблицы необходимо создать внутри нее простейшую формулу , которая всегда должна начинаться со знака равенства (=). Для указания математических операций внутри формулы используются обычные арифметические операторы:

Например, давайте представим, что нам необходимо сложить два числа - «12» и «7». Установите курсор мыши в любую ячейку и напечатайте следующее выражение: «=12+7». По окончании ввода нажмите клавишу «Enter» и в ячейке отобразится результат вычисления - «19».

Чтобы узнать, что же на самом деле содержит ячейка - формулу или число, - необходимо ее выделить и посмотреть на строку формул - область находящуюся сразу же над наименованиями столбцов. В нашем случае в ней как раз отображается формула, которую мы только что вводили.

После проведения всех операций, обратите внимание на результат деления чисел 12 на 7, который получился не целым (1,714286) и содержит довольно много цифр после запятой. В большинстве случаев такая точность не требуется, да и столь длинные числа будут только загромождать таблицу.

Чтобы это исправить, выделите ячейку с числом, у которого необходимо изменить количество десятичных знаков после запятой и на вкладке Главная в группе Число выберите команду Уменьшить разрядность . Каждое нажатие на эту кнопку убирает один знак.

Слева от команды Уменьшить разрядность находится кнопка, выполняющая обратную операцию - увеличивает число знаков после запятой для отображения более точных значений.

Составление формул

Теперь давайте вернемся к таблице бюджетных расходов, которую мы создавали в первой части этого цикла.

На данный момент в ней зафиксированы ежемесячные личные расходы по конкретным статьям. Например, можно узнать, сколько было истрачено в феврале на продукты питания или в марте на обслуживание автомобиля. А вот общие ежемесячные расходы здесь не указаны, хотя именно эти показатели для многих являются самыми важными. Давайте исправим эту ситуацию, добавив внизу таблицы строчку «Ежемесячные расходы» и рассчитаем ее значения.

Чтобы посчитать суммарный расход за январь в ячейке B7 можно написать следующее выражение: «=18250+5100+6250+2500+3300» и нажать Enter, после чего вы увидите результат вычисления. Это является примером применения простейшей формулы, составление которой ничем не отличается от вычислений на калькуляторе. Разве что знак равно ставится вначале выражения, а не в конце.

А теперь представьте, что при указании значений одной или нескольких статей расходов вы допустили ошибку. В этом случае, вам придется скорректировать не только данные в ячейках с указанием расходов, но и формулу вычисления суммарных трат. Конечно, это очень неудобно и поэтому в Excel при составлении формул часто используются не конкретные числовые значения, а адреса и диапазоны ячеек .

С учетом этого давайте изменим нашу формулу вычисления суммарных ежемесячных расходов.

В ячейку B7, введите знак равно (=) и… вместо того, чтобы вручную вбивать значение клетки B2, щелкните по ней левой кнопкой мыши. После этого вокруг ячейки появится пунктирная выделительная рамка, которая показывает, что ее значение попало в формулу. Теперь введите знак «+» и щелкните по ячейке B3. Далее проделайте тоже самое с ячейками B4, B5 и B6, а затем нажмите клавишу ВВОД (Enter), после чего появится то же значение суммы, что и в первом случае.

Выделите вновь ячейку B7 и посмотрите на строку формул. Видно, что вместо цифр - значений ячеек, в формуле содержатся их адреса. Это очень важный момент, так как мы только что построили формулу не из конкретных чисел, а из значений ячеек, которые могут со временем изменяться. Например, если теперь поменять сумму расходов на покупку вещей в январе, то весь ежемесячный суммарный расход будет пересчитан автоматически. Попробуйте.

Теперь давайте предположим, что просуммировать нужно не пять значений, как в нашем примере, а сто или двести. Как вы понимаете, использовать вышеописанный метод построения формул в таком случае очень неудобно. В этом случае лучше воспользоваться специальной кнопкой «Автосумма», которая позволяет вычислить сумму нескольких ячеек в пределах одного столбца или строки. В Excel можно считать не только суммы столбцов, но и строк, так что используем ее для вычисления, например, общих расходов на продукты питания за полгода.

Установите курсор на пустой клетке сбоку нужной строки (в нашем случае это H2). Затем нажмите кнопку Сумма на закладке Главная в группе Редактирование . Теперь, вернемся к таблице и посмотрим, что же произошло.

В выбранной нами ячейке появилась формула с интервалом ячеек, значения которых требуется просуммировать. При этом опять появилась пунктирная выделительная рамка. Только в этот раз она обрамляет не одну клетку, а весь диапазон ячеек, сумму которых требуется посчитать.

Теперь посмотрим на саму формулу. Как и раньше, вначале идет знак равенства, но на этот раз за ним следует функция «СУММ» - заранее определенная формула, которая выполнит сложение значений указанных ячеек. Сразу за функцией идут скобки расположенные вокруг адресов клеток, значения которых нужно просуммировать, называемые аргументом формулы . Обратите внимание, что в формуле не указаны все адреса суммируемых ячеек, а лишь первой и последней. Двоеточие между ними обозначает, что указан диапазон клеток от B2 до G2.

После нажатия Enter, в выбранной ячейке появится результат, но на этом возможности кнопки Сумма не заканчиваются. Щелкните на стрелочку рядом с ней и откроется список, содержащий функции для вычисления средних значений (Среднее), количества введенных данных (Число), максимальных (Максимум) и минимальных (Минимум) значений.

Итак, в нашей таблице мы посчитали общие траты за январь и суммарный расход на продукты питания за полгода. При этом сделали это двумя разными способами - сначала с использованием в формуле адресов ячеек, а затем, функции и диапазона. Теперь, самое время закончить расчеты для оставшихся ячеек, посчитав общие затраты по остальным месяцам и статьям расходов.

Автозаполнение

Для расчета оставшихся сумм воспользуемся одной замечательной особенностью программы Excel, которая заключается в возможности автоматизировать процесс заполнения ячеек систематизированными данными.

Иногда в Excel приходится вводить похожие однотипные данные в определенной последовательности, например дни недели, даты или порядковые номера строк. Помните, в первой части этого цикла в шапке таблицы мы вводили название месяца в каждый столбец по отдельности? На самом деле, совершенно необязательно было вводить весь этот список вручную, так как приложение во многих случаях может сделать это за вас.

Давайте сотрем все названия месяцев в шапке нашей таблицы, кроме первого. Теперь выделите ячейку с надписью «Январь» и переместите указатель мыши в правый ее нижний угол, что бы он принял форму крестика, который называется маркером заполнения . Зажмите левую кнопку мыши и перетащите его вправо.

На экране появится всплывающая подсказка, которая сообщит вам то значение, которое программа собирается вставить в следующую клетку. В нашем случае это «Февраль». По мере перемещения маркера вниз она будет меняться на названия других месяцев, что поможет вам понять, где нужно остановиться. После того как кнопка будет отпущена, список заполнится автоматически.

Конечно, Excel не всегда верно «понимает», как нужно заполнить последующие клетки, так как последовательности могут быть довольно разнообразными. Представим себе, что нам необходимо заполнить строку четными числовыми значениями: 2, 4, 6, 8 и так далее. Если мы введем число «2» и попробуем переместить маркер автозаполнения вправо, то окажется, что программа предлагает, как в следующую, так и в другие ячейки вставить опять значение «2».

В этом случае, приложению необходимо предоставить несколько больше данных. Для этого в следующей ячейке справа введем цифру «4». Теперь выделим обе заполненные клетки и вновь переместим курсор в правый нижний угол области выделения, что бы он принял форму маркера выделения. Перемещая маркер вниз, мы видим, что теперь программа поняла нашу последовательность и показывает в подсказках нужные значения.

Таким образом, для сложных последовательностей, перед применением автозаполнения, необходимо самостоятельно заполнить сразу несколько ячеек, что бы Excel правильно смог определить общий алгоритм вычисления их значений.

Теперь давайте применим эту полезную возможность программы к нашей таблице, что бы ни вводить формулы вручную для оставшихся клеток. Сначала выделите ячейку с уже посчитанной суммой (B7).

Теперь «зацепите» курсором правый нижний угол квадратика и перетащите маркер вправо до ячейки G7. После того как вы отпустите клавишу, приложение само скопирует формулу в отмеченные ячейки, при этом автоматически изменив адреса клеток, содержащихся в выражении, подставив правильные значения.

При этом если маркер перемещать вправо, как в нашем случае, или вниз, то ячейки будут заполняться в порядке возрастания, а влево или вверх - в порядке убывания.

Существует так же способ заполнения ряда с помощью ленты. Воспользуемся им для вычисления сумм затрат по всем расходным статьям (столбец H).

Выделяем диапазон, который следует заполнить, начиная с ячейки с уже введенными данными. Затем на вкладке Главная в группе Редактирование нажимаем кнопку Заполнить и выбираем направление заполнения.

Добавление строк, столбцов и объединение ячеек

Чтобы получить больше практики в составлении формул, давайте расширим нашу таблицу и заодно освоим несколько основных операций ее форматирования. Например, добавим к расходной части, статьи доходов, а затем проведем расчет возможных бюджетных накоплений.

Предположим, что доходная часть таблицы будет располагаться сверху над расходной. Для этого нам придется вставить несколько дополнительных строк. Как всегда, сделать это можно двумя путями: используя команды на ленте или в контекстном меню, что быстрее и проще.

Щелкните в любой ячейке второй строки правой кнопкой мыши и в открывшемся меню выберите команду Вставить… , а затем в окне - Добавить строку .

После вставки строки обратите внимание на тот факт, что по умолчанию она вставляется над выбранной строкой и имеет формат (цвет фона ячеек, настройки размера, цвета текста и т. д.) ряда располагающегося над ней.

Если нужно изменить форматирование, выбранное по умолчанию, сразу после вставки щелкните по кнопке Параметры добавления , которая автоматически отобразится рядом с правым нижним углом выбранной ячейки и выберите нужный вариант.

Аналогичным методом в таблицу можно вставлять столбцы, которые будут размещаться слева от выбранного и отдельные ячейки.

Кстати, если в итоге строка или столбец после вставки оказались на ненужном месте, их легко можно удалить. Щелкните правой кнопкой мыши на любой ячейке, принадлежащей удаляемому объекту и в открывшемся меню выберите команду Удалить . В завершении укажите, что именно необходимо удалить: строку, столбец или отдельную ячейку.

На ленте для операций добавления можно использовать кнопку Вставить , расположенную в группе Ячейки на закладке Главная , а для удаления, одноименную команду в той же группе.

В нашем случае нам необходимо вставить пять новых строк в верхнюю часть таблицы сразу после шапки. Для этого можно повторить операцию добавления несколько раз, а можно выполнив ее единожды использовать клавишу «F4», которая повторяет самую последнюю операцию.

В итоге после вставки пяти горизонтальных рядов в верхнюю часть таблицы, приводим ее к следующему виду:

Белые неформатированные ряды в таблице мы оставили специально, что бы отделить доходную, расходную и итоговую часть друг от друга, написав в них соответствующие заголовки. Но перед тем как это сделать, мы изучим еще одну операцию в Excel - объединение ячеек .

При объединении нескольких смежных ячеек образуется одна, которая может занимать сразу несколько столбцов или строк. При этом именем объединенной ячейки становится адрес верхней девой ячейки объединяемого диапазона. В любой момент вы можете снова разбить объединенную ячейку, а вот клетку, которая никогда не была объединена, разбить не удастся.

При объединении ячеек, сохраняются данные только верхней левой, данные же всех остальных объединяемых ячеек будут удалены. Помните это и сначала лучше производите объединение, а лишь потом вводите информацию.

Вернемся к нашей таблице. Для того, что бы написать заголовки в белых строчках нам понадобится лишь одна ячейка, в то время как сейчас они состоят из восьми. Давайте исправим это. Выделите все восемь ячеек второго ряда таблицы и на вкладке Главная в группе Выравнивание щелкните на кнопку Объединить и поместить в центре .

После выполнения команды, все выделенные ячейки в строке объединятся в одну большую ячейку.

Рядом с кнопкой объединения расположена стрелочка, нажатие на которую вызовет меню с дополнительными командами, позволяющими: объединять ячейки без центрального выравнивания, объединять целые группы ячеек по горизонтали и вертикали, а так же отменить объединение.

После добавления заголовков, а так же заполнения строк: зарплата, бонусы и ежемесячные доходы, наша таблица стала выглядеть вот так:

Заключение

В заключении давайте рассчитаем последнюю строчку нашей таблицы, воспользовавшись полученными знаниями в этой статье, вычисления значений ячеек которой будут происходить по следующей формуле. В первом месяце баланс будет складываться из обычной разницы между доходом, полученным за месяц и общими расходами в нем. А вот во втором месяце мы к этой разнице приплюсуем баланс первого, так как мы ведем расчет именно накоплений. Расчёты для последующих месяцев будут выполняться по такой же схеме - к текущему ежемесячному балансу будут прибавляться накопления за предыдущий период.

Теперь переведем эти расчеты в формулы понятные Excel. Для января (ячейки B14) формула очень проста и будет выглядеть так: «=B5-B12». А вот для ячейки С14 (февраль) выражение можно записать двумя разными способами: «=(B5-B12)+(C5-C12)» или «=B14+C5-C12». В первом случае мы опять проводим расчет баланса предыдущего месяца и затем прибавляем к нему баланс текущего, а во втором в формулу включается уже рассчитанный результат по предыдущему месяцу. Конечно, использование второго варианта для построения формулы в нашем случае гораздо предпочтительнее. Ведь если следовать логике первого варианта, то в выражении для мартовского расчета будет фигурировать уже 6 адресов ячеек, в апреле - 8, в мае - 10 и так далее, а при использовании второго варианта их всегда будет три.

Для заполнения оставшихся ячеек с D14 по G14 применим возможность их автоматического заполнения, так же как мы это делали в случае с суммами.

Кстати, для проверки значения итоговых накоплений на июнь, находящегося в клетке G14, в ячейке H14 можно вывести разницу между общей суммой ежемесячных доходов (H5) и ежемесячных расходов (H12). Как вы понимаете, они должны быть равны.

Как видно из последних расчетов, в формулах можно использовать не только адреса смежных ячеек, но и любых других, вне зависимости от их расположения в документе или принадлежности к той или иной таблице. Более того вы вправе связывать ячейки находящиеся на разных листах документа и даже в разных книгах, но об этом мы уже поговорим в следующей публикации.

А вот и наша итоговая таблица с выполненными расчётами:

Теперь, при желании, вы уже самостоятельно сможете продолжать ее наполнение, вставляя как дополнительные статьи расходов или доходов (строки), так и добавляя новые месяцы (столбцы).

В следующем материале мы более подробно поговорим о функциях, разберемся с понятием относительных и абсолютных ссылок, обязательно освоим еще несколько полезных элементов редактирования таблиц и многое другое.